PDF zusammenführen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 28. Juni 2024, 18:02 Uhr

Diese Anleitung behandelt den d.velop documents collector. Über die Schaltfläche PDF zusammenführen kann eine Sammelmappe aus den Dokumenten einer Suche oder einer bzw. mehrerer Akten erstellt werden.

Aufbau des pdf-Exports

Der pdf-Export beginnt mit einem Deckblatt mit Seitenzahl. Das Inhaltsverzeichnis listet alle Akten, Vorgänge und Dokumente. Die Zugehörigkeit der einzelnen Dokumente und Vorgänge zu einer Akte wird durch den Einzug im Inhaltsverzeichnis hervorgehoben. Durch einen Klick auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis kann zu der betreffenden Stelle im pdf-Export gesprungen werden. Akten und Vorgänge werden jeweils durch ein Trennblatt gekennzeichnet.

Schematischer Aufbau des PDF-Exports

Deckblatt
Inhaltsverzeichnis
Akte (Trennblatt)
- Vorgang (Trennblatt)
  - Dokumente im Vorgang
- Dokumente in Akte
weitere Dokumente

PDF zusammenführen starten

Der pdf-Export kann innerhalb eines Vorgangs oder aus einer Dokumentensuche heraus durch einen Klick auf die Schaltfläche PDF zusammenführen gestartet werden.

Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche PDF zusammenführen durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Vorauswahl von Akten und Dokumenten

Nachdem der pdf-Export gestartet wurde kann auf Ebene der angezeigten Akten, Vorgänge und Dokumente eine Vorauswahl getroffen werden. Dokumente innerhalb von Akten und Vorgängen der angezeigten Vorauswahl können hier noch nicht ausgewählt werden. Diese Auswahl kann im nächsten Schritt noch verfeinert werden.

Im DMS zeigt eine Suche acht Akten. Zwei sind ausgewählt. Die anderen nicht. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor.

Die Funktion Gruppieren kann genutzt werden, um die Vorauswahl zu strukturieren. Sie hat keinen Einfluss auf die spätere Reihenfolge im pdf-Export. Diese wird erst im nächsten Schritt festgelegt. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte.

Die Vorauswahl wird über einen Klick auf die Schaltfläche PDF zusammenführen bestätigt. An dieser Stelle wird noch kein pdf-Export erzeugt.

Auswahl von Akten und Dokumenten

In dieser Ansicht werden alle Akten, Vorgänge und Dokumente aus der Vorauswahl angezeigt. Zu Beginn sind alle Einträge vorausgewählt. Einzelne Dokumente oder ganze Akten und Vorgänge können wieder aus dem pdf-Export entfernt werden und der pdf-Export so feiner gestaltet werden. Um die Vorgänge bzw. Dokumente innerhalb einer Akte anzeigen zu lassen, klicken Sie zuerst auf den kleinen Pfeil vor der Akte bzw. dem Vorgang. Der Inhalt wird jetzt ausgeklappt dargestellt. Durch einen Klick auf den Haken vor einem Dokument kann dieses jetzt aus dem pdf-Export ausgeschlossen werden. Auf die gleiche Weise können auch ganze Akten oder Vorgänge aus dem pdf-Export ausgeschlossen werden.

Gezeigt wird eine Liste von Vorgängen. Der unterste Vorgang ist ausgeklappt. Die Liste der Dokumente in diesem Vorgang ist durch eine vergrößerten Einzug gekennzeichnet. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor und die Schaltfläche zum Ausklappen des Vorgangs hervor.

Um bestimmte Dokumente innerhalb der Vorauswahl zu suchen kann ein Stichwort in die Suchzeile eingegeben und mit Enter bestätigt werden. Die Liste wird auf die zutreffenden Dokumente reduziert, um eine An- bzw. Abwahl dieser Dokumente zu vereinfachen. Die Einstellungen von jetzt nicht mehr gezeigten Dokumenten bleibt erhalten. Die Auswahl wird durch die Suche selbst nicht verändert.

Im Suchfenster wurde das Stichwort Bericht eingegeben. Das Suchergebnis zeigt verschiedene Statusberichte. Das Suchwort wird durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Nachdem die Dokumente ausgewählt und ggf. sortiert wurden, kann über die Schaltfläche Exportieren der tatsächliche pdf-Export angestoßen werden. Im Hintergrund wird der pdf-Export zusammengestellt. Anschließend erhalten Sie aus dem System eine E-Mail mit einem Link zum pdf-Export.

Das Bild zeigt den gestarteten pdf-Export. Am unteren Rand ist in der Mitte die Schaltfläche Exportieren mit einer roten Umrandung hervorgehoben.

Optional: Sortierung innerhalb des Exports

Die Reihenfolge der Akten, Vorgänge und einzelner Dokumente kann durch Anklicken und Halten an die gewünschte Position verschoben werden. Die Reihenfolge der Akten kann beliebig geändert werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann nur innerhalb ihrer Akte angepasst werden. Dokumente können ebenfalls beliebig innerhalb der Akte verschoben werden. Sie können dabei auch in einen anderen Vorgang derselben Akte oder in die Akte selbst verschoben werden. Ein Verschieben in eine andere Akte ist nicht möglich.

Das Bild zeigt, wie mit einer Drag and Drop-Funktion eine Akte verschoben wird. Der Vorgang ist grau markiert und schwebt über der Position, der er abgelegt werden soll.

Optional: Notizen und Dokumenteigenschaften

Wenn ein Dokument ausgewählt wird, werden dessen Eigenschaften im rechten Fenster angezeigt.

Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten oberen Bildschirmhälfte werden die Eigenschaften des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Die Funktion einem Dokument beigefügte Notizen in den pdf-Export zu übernehmen ist nicht aktiviert. Die Notizen werden hier aufgeführt, aber nicht mit in den pdf-Export übernommen, wenn das Häkchen an einer Notiz gesetzt ist.

Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten unteren Bildschirmhälfte werden die Notizen des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen öffnet sich eine Übersicht der Notizen in einem separaten Fenster.

An der rechten Bildschirmhälfte befindet sich die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen. Sie wird eine rote Umrandung hervorgehoben.

Optional: An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments

Über den Pfeil nach rechts kann eine Vorschau des jeweiligen Dokuments aufgerufen werden.

Neben jedem Dokument im PDF-Export befindet sich eine Schaltfläche in Form eines Pfeils nach rechts. Die Pfeile sind im Bild durch einen roten Kasten hervorgehoben.

Einzelne Seiten werden über das Häkchen an- bzw. abgewählt.

Die Vorschau zeigt ein zweiseitiges Dokument. Die Häkchen zur Auswahl an jeder einzelnen Seite sind durch einen roten Kasten hervorgehoben.

pdf-Export herunterladen

Nachdem der pdf-Export in Auftrag gegeben wurde, erhalten Sie nach kurzer Zeit eine Mail mit einem Link zur Downloadseite Ihres pdf-Exports. Dort kann mit einem Klick auf Herunterladen der pdf-Export lokal gespeichert werden.

Das Bild zeigt eine Systemmail mit dem Text: Das von Ihnen zusammengeführte PDF ist zum Download bereit. Sie können dieses über den folgenden Link herunterladen. Freundliche Grüße. Ihre d.velop AG. Das Wort Link ist mit einer roten Umrandung versehen.

Mit einem Klick auf Herunterladen wird der pdf-Export gespeichert. Der Link steht für 24 Stunden zur Verfügung. Danach kann der pdf-Export nicht erneut heruntergeladen werden.

Das Bild zeigt eine Person, die einen Papierflieger wirft. Darunter befindet sich der Texthinweis: Ihre Dateien stehen zum Herunterladen bereit. Am unteren Rand befindet sich die Schaltfläche Herunterladen. Sie ist durch einen roten Rahmen hervorgehoben.

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-[[Kategorie:Anleitungen]]
+{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]]<!--[[category:Export]]-->{{AnleitungAbsatz
+|Diese Anleitung behandelt den '''d.velop documents collector'''. Über die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' kann eine Sammelmappe aus den [[Dokumente|Dokumenten]] einer Suche oder einer bzw. mehrerer [[Akte]]n erstellt werden.
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-Über die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' kann eine Sammelmappe aus den Dokumenten einer Suche oder eines bzw. mehrerer Vorgänge erstellt werden.
+== Aufbau des pdf-Exports ==
-===Aufbau des pdf-Exports===
+{{AnleitungAbsatz
+|Der '''pdf-Export''' beginnt mit einem Deckblatt mit Seitenzahl. Das Inhaltsverzeichnis listet alle [[Akte|Akten]], [[Vorgang|Vorgänge]] und Dokumente. Die Zugehörigkeit der einzelnen Dokumente und Vorgänge zu einer Akte wird durch den Einzug im Inhaltsverzeichnis hervorgehoben. Durch einen Klick auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis kann zu der betreffenden Stelle im '''pdf-Export''' gesprungen werden. Akten und Vorgänge werden jeweils durch ein Trennblatt gekennzeichnet.
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+;Schematischer Aufbau des PDF-Exports
+*Deckblatt
+*Inhaltsverzeichnis
+*Akte (Trennblatt)
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+***Dokumente im Vorgang
+**Dokumente in Akte
+*weitere Dokumente
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-===PDF zusammenführen starten===
+== PDF zusammenführen starten ==
+{{AnleitungScreenshot|PdfCollector PDF-Export starten.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche PDF zusammenführen durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
+|Der '''pdf-Export''' kann innerhalb eines Vorgangs oder aus einer Dokumentensuche heraus durch einen Klick auf die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' gestartet werden.
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-===Vorauswahl von Vorgängen und Dokumenten===
+== Vorauswahl von Akten und Dokumenten ==
+{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Vorauswahl.png|Im DMS zeigt eine Suche acht Akten. Zwei sind ausgewählt. Die anderen nicht. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor.
+|Nachdem der '''pdf-Export''' gestartet wurde kann auf Ebene der angezeigten Akten, Vorgänge und Dokumente eine Vorauswahl getroffen werden. Dokumente innerhalb von Akten und Vorgängen der angezeigten Vorauswahl können hier noch nicht ausgewählt werden. Diese Auswahl kann im nächsten Schritt noch verfeinert werden.
+}}
+{{Verweis
+|Die Funktion '''Gruppieren''' kann genutzt werden, um die Vorauswahl zu strukturieren. Sie hat keinen Einfluss auf die spätere Reihenfolge im '''pdf-Export'''. Diese wird erst im nächsten Schritt festgelegt. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte#Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren|Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
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+{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Vorauswahl bestätigen.png|Die Kopfzeile des PDF-Exports zeigt, dass zwei Elemente ausgewählt wurden. Die Schaltfläche rechts zum Start des Exports ist durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
+|Die Vorauswahl wird über einen Klick auf die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' bestätigt. An dieser Stelle wird noch kein '''pdf-Export''' erzeugt.
+}}
-===Auswahl von Vorgängen und Dokumenten===
+== Auswahl von Akten und Dokumenten ==
+{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Feinauswahl.png|Gezeigt wird eine Liste von Vorgängen. Der unterste Vorgang ist ausgeklappt. Die Liste der Dokumente in diesem Vorgang ist durch eine vergrößerten Einzug gekennzeichnet. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor und die Schaltfläche zum Ausklappen des Vorgangs hervor.
+|In dieser Ansicht werden alle Akten, Vorgänge und Dokumente aus der Vorauswahl angezeigt. Zu Beginn sind alle Einträge vorausgewählt. Einzelne Dokumente oder ganze Akten und Vorgänge können wieder aus dem '''pdf-Export''' entfernt werden und der '''pdf-Export''' so feiner gestaltet werden. Um die Vorgänge bzw. Dokumente innerhalb einer Akte anzeigen zu lassen, klicken Sie zuerst auf den '''kleinen Pfeil''' vor der Akte bzw. dem Vorgang. Der Inhalt wird jetzt ausgeklappt dargestellt. Durch einen Klick auf '''den Haken vor einem Dokument''' kann dieses jetzt aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden. Auf die gleiche Weise können auch ganze Akten oder Vorgänge aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden.
+}}
+{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Suche.png|Im Suchfenster wurde das Stichwort Bericht eingegeben. Das Suchergebnis zeigt verschiedene Statusberichte. Das Suchwort wird durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
+|Um bestimmte Dokumente innerhalb der Vorauswahl zu suchen kann ein Stichwort in die Suchzeile eingegeben und mit Enter bestätigt werden. Die Liste wird auf die zutreffenden Dokumente reduziert, um eine An- bzw. Abwahl dieser Dokumente zu vereinfachen. Die Einstellungen von jetzt nicht mehr gezeigten Dokumenten bleibt erhalten. Die Auswahl wird durch die Suche selbst nicht verändert.
+}}
+{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Auswahl bestätigen und Exportieren.png|Das Bild zeigt den gestarteten pdf-Export. Am unteren Rand ist in der Mitte die Schaltfläche Exportieren mit einer roten Umrandung hervorgehoben.
+|Nachdem die Dokumente ausgewählt und ggf. sortiert wurden, kann über die Schaltfläche '''Exportieren''' der tatsächliche '''pdf-Export''' angestoßen werden. Im Hintergrund wird der '''pdf-Export''' zusammengestellt. Anschließend erhalten Sie aus dem System eine E-Mail mit einem Link zum '''pdf-Export'''.
+}}
-===Sortierung innerhalb des Exports===
+=== Optional: Sortierung innerhalb des Exports ===
+{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Reihenfolge ändern.png|Das Bild zeigt, wie mit einer Drag and Drop-Funktion eine Akte verschoben wird. Der Vorgang ist grau markiert und schwebt über der Position, der er abgelegt werden soll.
+|Die Reihenfolge der Akten, Vorgänge und einzelner Dokumente kann durch Anklicken und Halten an die gewünschte Position verschoben werden. Die Reihenfolge der Akten kann beliebig geändert werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann nur innerhalb ihrer Akte angepasst werden. Dokumente können ebenfalls beliebig innerhalb der Akte verschoben werden. Sie können dabei auch in einen anderen Vorgang derselben Akte oder in die Akte selbst verschoben werden. Ein Verschieben in eine andere Akte ist nicht möglich.
+}}
-===An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments===
+=== Optional: Notizen und Dokumenteigenschaften ===
-[[File:PdfCollector Einzelne Seiten auswählen.png|left|frame|Einzelne Seiten werden über das Häkchen an- bzw. abgewählt]]
+{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Eigenschaften.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten oberen Bildschirmhälfte werden die Eigenschaften des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
+|Wenn ein Dokument ausgewählt wird, werden dessen Eigenschaften im rechten Fenster angezeigt.
+}}
+{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Notizen auswählen.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten unteren Bildschirmhälfte werden die Notizen des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
+|Die Funktion einem Dokument beigefügte Notizen in den '''pdf-Export''' zu übernehmen ist nicht aktiviert. Die Notizen werden hier aufgeführt, aber nicht mit in den '''pdf-Export''' übernommen, wenn das Häkchen an einer Notiz gesetzt ist.
+}}
+{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Notizen anzeigen.png|An der rechten Bildschirmhälfte befindet sich die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen. Sie wird eine rote Umrandung hervorgehoben.
+|Durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Alle Notizen anzeigen''' öffnet sich eine Übersicht der Notizen in einem separaten Fenster.
+}}
+=== Optional: An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments ===
+{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Schaltfläche Einzelne Seiten auswählen.png|Neben jedem Dokument im PDF-Export befindet sich eine Schaltfläche in Form eines Pfeils nach rechts. Die Pfeile sind im Bild durch einen roten Kasten hervorgehoben.
+|Über den Pfeil nach rechts kann eine Vorschau des jeweiligen Dokuments aufgerufen werden.
+}}
+{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Einzelne Seiten auswählen.png|Die Vorschau zeigt ein zweiseitiges Dokument. Die Häkchen zur Auswahl an jeder einzelnen Seite sind durch einen roten Kasten hervorgehoben.
+|Einzelne Seiten werden über das Häkchen an- bzw. abgewählt.
+}}
+== pdf-Export herunterladen ==
+{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Mail Link zum PDF-Export.png|Das Bild zeigt eine Systemmail mit dem Text: Das von Ihnen zusammengeführte PDF ist zum Download bereit. Sie können dieses über den folgenden Link herunterladen. Freundliche Grüße. Ihre d.velop AG. Das Wort Link ist mit einer roten Umrandung versehen.
+|Nachdem der '''pdf-Export''' in Auftrag gegeben wurde, erhalten Sie nach kurzer Zeit eine Mail mit einem '''Link''' zur Downloadseite Ihres '''pdf-Exports'''. Dort kann mit einem Klick auf '''Herunterladen''' der '''pdf-Export''' lokal gespeichert werden.
+}}
+{{AnleitungScreenshot|PdfCollector PDF-Export herunterladen.png|Das Bild zeigt eine Person, die einen Papierflieger wirft. Darunter befindet sich der Texthinweis: Ihre Dateien stehen zum Herunterladen bereit. Am unteren Rand befindet sich die Schaltfläche Herunterladen. Sie ist durch einen roten Rahmen hervorgehoben.
+|Mit einem Klick auf '''Herunterladen''' wird der '''pdf-Export''' gespeichert. Der Link steht für 24 Stunden zur Verfügung. Danach kann der '''pdf-Export''' nicht erneut heruntergeladen werden.
+}}