|
|
| (34 dazwischenliegende Versionen von 5 Benutzern werden nicht angezeigt) |
| Zeile 1: |
Zeile 1: |
| [[kategorie:Anleitung|Aufgaben]] | | {{Anleitung}}[[Kategorie:Basisanleitungen]][[category:Aufgaben und Abläufe]]<!--[[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]--> |
| | In Ihrem Arbeitsalltag arbeiten Sie mit anderen Menschen zusammen, beispielsweise durch "bitte Rücksprache" oder "bitte Antwortschreiben erstellen". In DMS/eAkte erfolgt diese Zusammenarbeit digital mit Hilfe von Aufgaben. |
|
| |
|
| <pre style="color: red">
| | Aufgaben können anhand von [[Dokumente]]n und [[Akte|Akten]] erteilt werden. Diese Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Im Folgenden wird aus Gründen der Lesbarkeit jedoch nur von Einzelpersonen ausgegangen. |
| Diese Funktion wurde vorerst deaktiviert!
| |
| </pre>
| |
| <br>
| |
| == Aufgaben ohne Dokumentenbezug erstellen ==
| |
| {{AnleitungAbsatz|Um zur Aufgabenübersicht zu gelangen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aufgaben'''.}}
| |
| {{AnleitungScreenshot|Aufgabe erstellen.png|Eine Übersicht mit drei Eingabemasken sowie einem Plus-Symbol rechts davon ist zu sehen.|Klicken Sie in der Aufgabenübersicht am rechten Rand im Menü auf das Plus-Zeichen, um eine neue Aufgabe erstellen zu können.}}
| |
| <div id="Aufgabe erstellen Maske"/div>
| |
| {{AnleitungAbsatz|Sie sehen nun die Maske, wo Sie Ihre spezielle Aufgabe erstellen können. Standardmäßig werden Ihnen die beiden Pflichtfelder '''Betreff''' und '''Empfänger''' angeboten. Füllen Sie den '''Betreff''' mit dem Titel der Aufgabe aus (z.B. Frank anrufen). Füllen Sie anschließend das Feld '''Empfänger''' aus. Sobald Sie anfangen zu tippen, werden Ihnen Personen zur Auswahl angeboten. Sie können eine oder mehrere Personen für die Aufgabe auswählen (natürlich auch sich selbst).}}
| |
| {{AnleitungScreenshot|Eingabemaske Aufgabe erstellen.png|Die Eingabemaske für Aufgaben ist zu sehen. Unter dem Feld "Empfänger" ist ein Button mit vier Strichen und einem Plus zu sehen.|Sie können nun die Aufgabe durch einen Klick auf '''Aufgabe erstellen''' abschicken oder weitere Informationen eingeben. Wenn Sie weitere Informationen zu der Aufgabe eingeben wollen, klicken Sie auf den Button unter dem Empfänger-Feld.}}
| |
| {{AnleitungAbsatz|Nach dem Klick auf den Button klappen sich erweiterte Eigenschaften aus. Hier können Sie im Feld '''Beschreibung''' die Aufgabe genauer erklären. Sie können ein oder mehrere Schlagworte zu der Aufgabe in das Feld '''Kontext''' schreiben (z.B. Anruf) und Sie können der Aufgabe eine '''Priorität''' (Niedrig, Standard, Hoch) mitgeben. Weiterhin können Sie der Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zuweisen und eine Zeitangabe, wann die Empfänger*innen der Aufgabe per Mail an die Erledigung erinnert werden sollen.<br>
| |
| Um die Aufgabe abzuschicken, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Aufgabe erstellen'''.}}
| |
| {{AnleitungScreenshot|Mail zugewiesene Aufgabe.png|Eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Sie eine neue Aufgabe erhalten haben mit einem Link zur Aufabe, ist zu sehen.|Der oder die Empfänger*innen bekommen automatisiert eine Mail zugesendet, dass Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde.}}
| |
| {{AnleitungAbsatz|Sie können die erstellte Aufgabe jederzeit durch einen Klick auf die Kachel '''Aufgaben''' ansehen.}}
| |
| {{Verweis|Genauere Informationen zur Aufgabenübersicht finden Sie unter [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Aufgabenübersicht|Aufgabenübersicht]].}}
| |
| <br>
| |
| == Aufgaben mit Dokumentenbezug erstellen ==
| |
| {{AnleitungAbsatz|Um eine Aufgabe zu einem konkreten Dokument oder sogar einem ganzen Vorgang zu erstellen, müssen Sie erst einmal zu dem konkreten Element navigieren (über die Suche, den persönlichen Bereich oder den Aktenplan).}}
| |
| {{Verweis|Hinweise zur Nutzung der Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].<br>
| |
| Hinweise zum Umgang mit dem persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte]]}}
| |
| {{AnleitungAbsatz|Klicken Sie auf das Dokument, damit Sie sich in der Ansicht des gewünschten Dokumentes befinden. Anschließend klicken Sie im Menü auf der rechten Seite auf die Schaltfläche '''Aufgabe zum Dokument erstellen''', der wie ein Klemmbrett aussieht. Die Bezeichnung der Menü-Symbole wird Ihnen angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Schaltflächen fahren.<br>
| |
| Sie sehen nun die Maske, in der Sie Ihre spezielle Aufgabe erstellen können. Standardmäßig werden Ihnen die beiden Pflichtfelder '''Betreff''' und '''Empfänger''' angeboten. Durch den Bezug zu einem Dokument oder Vorgang ist das Feld '''Betreff''' schon mit dem Titel des Elements vorbelegt. Sie können diesen bei Bedarf anpassen.}}
| |
| {{Verweis|Die weiteren Schritte zur Erstellung einer Aufgabe finden Sie unter [[#Aufgabe erstellen Maske|Aufgaben ohne Dokumentenbezug erstellen]].}}
| |
| <br>
| |
|
| |
|
| == Aufgabe erledigen oder weiterleiten == | | ==Aufgaben erstellen== |
| {{AnleitungAbsatz|Um eine Ihnen zugewiesene Aufgabe als erledigt zu markieren oder weiterzuleiten, müssen Sie zuerst die Aufgabe aufrufen. Um zur Aufgabenübersicht zu gelangen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aufgaben'''. Die Zahl neben dem Icon auf der Kachel zeigt Ihnen die Zahl Ihrer offenen Aufgaben an.<br> | | |
| In der Auflistung klicken Sie auf die jeweilige Aufgabe, die Sie selbst bearbeiten oder weiterleiten möchten.}}
| | {{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe_zum_Dokument_erstellen.png|Die Schaltfläche Aufgabe zum Dokument erstellen. Ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte |
| {{AnleitungScreenshot|Aufgabe bearbeiten weiterleiten.png|Die Detailansicht der Aufgabe ist zu sehen. Rechts von den Informationsfeldern befinden sich die Symbole der Schaltflächen "Weiterleiten", "Erledigen", "Anhang hinzufügen" und "Als ungelesen markieren".|Sie gelangen in die Detailansicht der Aufgabe. Im Menü rechts können Sie die Aufgabe als erledigt markieren. Dafür klicken Sie auf die Schaltfläche '''Erledigen''', die wie ein Haken aussieht. Es erscheint ein Text, der Ihnen bestätigt, dass die Aufgabe erledigt wurde.<br> | | |Wenn Sie ein Dokument oder eine Akte geöffnet haben und dazu eine Aufgabe erstellen möchten, aktivieren Sie im Menüband am rechten Bildschirmrand die Funktion '''Aufgabe zum Dokument erstellen'''. Das Symbol ist ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte. |
| Alternativ können Sie die Aufgabe im Menü rechts auch an eine andere Person weiterleiten. Dafür klicken Sie auf die Schaltfläche '''Weiterleiten''', die in Form eines geschwungenen Pfeils dargestellt ist.}}
| | }} |
| {{AnleitungAbsatz|}}
| | {{AnleitungAbsatz| |
| {{AnleitungScreenshot|Aufgabe weiterleiten.png|Ein Pop-Up-Fenster mit dem Eingabefeld für Empfänger*innen ist zu sehen. Unten|Nach dem Klick auf die Schaltfläche '''Weiterleiten''' erscheint ein Pop-Up-Fenster. Dort können Sie eine*n oder mehrere Empfänger*innen auswählen. Beginnen Sie in dem Feld den gewünschten Namen einzutippen. Dann erscheinen passende Vorschläge für Sie. Haben Sie den oder die gewünschte*n Empfänger*innen ausgewählt, klicken Sie auf die Schaltfläche '''Weiterleiten''', um die Weiterleitung der Aufgabe abzuschließen.}} | | Befinden Sie sich in der Tabellenansicht, finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü '''Weitere Aktionen''' der jeweiligen Akte oder des jeweiligen Dokuments. |
| <br>
| | |
| == Aufgabenübersicht == | | Mit Betätigung verschiebt sich das Fenster nach links und öffnet eine neue Anzeige mit den Feldern '''Verfügung''' und '''Empfänger'''. |
| {{AnleitungScreenshot|Aufgabenübersicht.png|Eine Übersicht der offenen Aufgaben ist zu sehen. Oberhalb der Auflistung finden sich verschiedene Eingabe- und Aktionsfelder.|Sie sehen nun die Übersicht Ihrer offenen Aufgaben. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Suche und Sortierung.}} | | Außerdem werden die Funktionen '''Erweiterte Eigenschaften anzeigen''', '''Abbrechen''' und '''Aufgabe erstellen''' angeboten. |
| <br>
| | }} |
| === (1) Wechseln der Ansicht ===
| | {{Definitionsliste| |
| {{AnleitungAbsatz|Über die Schaltfläche rechts oben können Sie zwischen Tabellen- und Listenansicht der Aufgaben wechseln. Je nachdem, welche Ansicht Sie aktiviert haben sieht die Schaltfläche unterschiedlich aus. | | {{DefPunkt|Betreff |
| Damit werden Ihnen die Aufgaben entweder als Liste (größer) oder als Tabelle (mehr Details) angezeigt.}}
| | |Der Betreff der Aufgabe ist mit dem Namen der Akte oder des Dokumentes vorbelegt. Sie können diesen Betreff aber auch ergänzen oder ändern. |
| <br>
| | }} |
| === (2) Suchen in den Aufgaben ===
| | {{DefPunkt|Empfänger |
| {{AnleitungAbsatz|Über das Suchfeld im rechten oberen Bereich können Sie über den Suchschlitz nach speziellen Aufgaben suchen. Dabei werden alle Textfelder der Aufgabe durchsucht (Betreff, Empfänger, Kontext, Beschreibung etc.).}}
| | |Unter Empfänger wählen Sie die Person aus, die die Aufgabe erledigen soll. Nachdem Sie mindestens drei Buchstaben des Namens eingegeben haben, werden Ihnen mögliche Empfänger*innen angezeigt. Mit Anklicken wählen Sie die entsprechende Person aus. |
| <br>
| | |
| === (3) Sortieren der Aufgaben nach Kriterien ===
| | Sie können an dieser Stelle auch mehrere Personen auswählen. Diese erhalten dann die Aufgabe gleichzeitig. |
| {{AnleitungAbsatz|Über das Sortierfeld im rechten oberen Bereich können Sie Ihre Aufgaben nach verschiedenen Kriterien (Erhalten, Betreff, Absender, Priorität, Fälligkeit) sortieren. }} | | }} |
| <br>
| | {{DefPunkt|Erweiterte Eigenschaften |
| === (4) Sortieren der Aufgaben aufsteigend/absteigend === | | |Wählen Sie '''Erweiterte Eigenschaften anzeigen''', können Sie eine '''Beschreibung''' und einen '''Kontext''' angeben, also der ausgewählten Person weitere Informationen zum Sachverhalt mitgeben. |
| {{AnleitungAbsatz|Sie können die Aufgaben über das Icon rechts neben dem Drop-down-Feld entweder auf- oder absteigend sortieren.}} | | }} |
| <br>
| | }} |
| === (5) Unterteilen nach Gruppen oder Aktivitäten ===
| | {{AnleitungScreenshot|Aufgabe erstellen Betreff.png|Obere Hälfte des Menüs Aufgabe erstellen. Gezeigt werden die Felder Betreff, Empfänger (ausgewählt ist ein Testuser), die Schaltfläche Erweiterte Eigenschaften verbergen, die Beschreibung und das Feld Kontext. |
| {{AnleitungScreenshot|Meine Aufgaben Drop-down-Feld.png|Das Drop-down-Feld unter "Meine Aufgaben" ist zu sehen. Es werden die verfügbaren Gruppen (Meine Aufgaben, An mich gesendet, An mich und andere gesendet) sowie "Meine Aktivitäten" (Meine erstellten Aufgaben, Meine weitergeleiteten Aufgaben, Meine erledigten Aufgaben) angezeigt.|Über das Drop-down-Feld links oben können Sie Ihre Aufgaben nach bestimmten Gruppen unterteilt anzeigen lassen. Durch einen Klick auf '''Meine Aufgaben''' sehen Sie alle offen Aufgaben, die Ihnen momentan zugewiesen worden sind (auch Aufgaben mit mehreren Empfänger*innen). Die Option '''An mich gesendet''' schließt alle Aufgaben aus, die Ihnen von jemand anderem weitergeleitet wurden, also Ihnen ursprünglich nicht zugewiesen waren. Über die Option '''An mich und andere gesendet''' sehen Sie alle Aufgaben, die neben Ihnen noch mindestens einer weiteren Person gesendet wurden.<br> | | }} |
| Weiterhin können Sie sich alle von Ihnen erstellten, weitergeleiteten oder erledigten Aufgaben ansehen.}}
| | {{Definitionsliste| |
| <br>
| | {{DefPunkt|Priorität |
| | |Auch die Priorität lässt sich einstellen. Die Grundeinstellung ist '''Standard''', also mittlere Priorität. Sie können diese auf '''Hoch''' oder '''Niedrig''' setzen. |
| | }} |
| | {{DefPunkt|Fällig |
| | |Sie können weiterhin ein Datum und eine Uhrzeit minutengenau einstellen, wann die Aufgabe fällig ist. |
| | }} |
| | {{DefPunkt|Erinnerung |
| | |Wenn Sie eine Fälligkeit festgelegt haben, können Sie außerdem bestimmen, dass die Person, die die Aufgabe erledigen soll, eine Erinnerung erhält. Darunter können Sie noch festlegen, ob Benachrichtigungen erfolgen sollen. |
| | }} |
| | {{DefPunkt|Benachrichtigungen |
| | |Wählen Sie '''Benachrichtigen, wenn die Aufgabe erledigt wurde''', erhalten Sie eine E-Mail in Ihr Outlook-Postfach, wenn die Aufgabe erledigt wurde. Wenn Sie '''Benachrichtigen, wenn die Fälligkeit überschritten wurde''' wählen, erhalten sowohl Sie als auch die Person, die die Aufgabe bearbeiten soll, eine E-Mail ins Outlook-Postfach, sobald die Frist überschritten wurde. |
| | }} |
| | }} |
| | {{AnleitungScreenshot|Aufgabe erstellen Erweiterte Eigenschaften.png|Die untere Hälfte des Menüs Aufgabe Erstellen; es werden die erweiterten Eigenschaften angezeigt. Die Priorität wurde auf Standard gesetzt, es wurde keine Uhrzeit für eine Fälligkeit bzw. eine Erinnerung eingestellt. Die Benachrichtigungen wenn Aufgabe erledigt und wenn Fälligkeit überschritten wurden nicht ausgewählt. |
| | |Mit '''Aufgabe erstellen''' wird die Aufgabe gespeichert und der ausgewählten Person übergeben. |
| | }} |
| | {{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgaben.png|Es wird das Widget Aufgaben gezeigt. |
| | |Sie können Aufgaben auch ohne Bezug auf ein Dokument oder eine Akte erstellen, in dem Sie auf das Widget Aufgaben klicken. |
| | }} |
| | {{AnleitungScreenshotImText|Eine_neue_Aufgabe_erstellen.png|Die Schaltfläche Eine neue Aufgabe erstellen. Ein Plus |
| | |Dort finden Sie im rechten Menüband die Schaltfläche '''Eine neue Aufgabe erstellen'''. Wenn Sie so vorgehen, sollten Sie aber von den '''Erweiterten Eigenschaften''' Gebrauch machen, damit die Personen, die die Aufgabe erledigen sollen, entsprechende Informationen dazu erhalten. |
| | }} |
| | |
| | == Erstellte Aufgaben anzeigen == |
| | |
| | {{AnleitungScreenshotImText|Aufgaben_zum_Dokument_anzeigen.png|Es wird die Schaltfläche Aufgaben zum Dokument anzeigen gezeigt. |
| | |Haben Sie die Akte oder das Dokument geöffnet, können Sie sich die '''Aufgaben zum Dokument anzeigen''' lassen. Die entsprechende Schaltfläche wird im rechten Menüband angeboten. In der Tabellenansicht finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü '''Weitere Funktionen'''. |
| | }} |
| | {{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgaben.png|Es wird das Widget Aufgaben gezeigt. |
| | |Sie können sich alle Aufgaben, die Sie erteilt haben, anzeigen lassen, wenn Sie auf dem Dashboard das Widget '''Aufgaben''' auswählen. |
| | }} |
| | {{AnleitungScreenshot|Meine_erstellten_Aufgaben.png|Es wird das Aufklappmenü Meine erstellten Aufgaben gezeigt. |
| | |Die Liste Ihrer Aufgaben ist in mehrere Gruppen aufgeteilt, die sich durch das Aufklappmenü rechts oben aufrufen lassen: |
| | # Meine Aufgaben |
| | # An mich gesendet |
| | # An mich und andere gesendet |
| | # Meine erstellten Aufgaben |
| | # Meine weitergeleiteten Aufgaben |
| | # Meine erledigten Aufgaben |
| | Rufen Sie über das Aufklappmenü '''Meine erstellten Aufgaben''' auf. |
| | }} |
| | {{AnleitungAbsatz |
| | |Ihnen wird dann eine Übersicht aller Aufgaben angezeigt, die Sie erteilt haben. Hier erhalten Sie unter anderem Informationen zum Status und zur Fälligkeit. Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie weitere Details finden. |
| | }} |
| | |
| | ==Aufgaben erledigen== |
| | |
| | {{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgabe_erhalten.png.png|Es wird die Schaltfläche Widget Aufgabe erhalten gezeigt. |
| | |Wurde Ihnen eine Aufgabe übertragen, wird am Widget '''Aufgaben''' auf der Startseite zusätzlich eine Zahl in einem blauen Kreis angezeigt. Die Zahl entspricht der Anzahl Ihrer unerledigten Aufgaben und wird angezeigt, solange Sie noch Aufgaben haben. |
| | }} |
| | {{AnleitungAbsatz |
| | |Wenn Sie durch Betätigen des Widgets in den Aufgabenbereich wechseln, erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Aufgaben. Neue Aufgaben werden in fett dargestellt. |
| | |
| | Mit dem Aufklappmenü auf der linken Seite können Sie die Ansicht einschränken: |
| | # Meine Aufgaben |
| | # An mich gesendet |
| | # An mich und andere gesendet |
| | # Meine erstellten Aufgaben |
| | # Meine weitergeleiteten Aufgaben |
| | # Meine erledigten Aufgaben |
| | Klicken Sie auf eine Aufgabe, öffnet sich ein neues Fenster mit Details zu dieser Aufgabe. |
| | |
| | '''Weiterleiten''' |
| | }} |
| | {{AnleitungScreenshotImText|Weiterleiten.png|Es wird die Schaltfläche Weiterleiten gezeigt. |
| | |Sie können die Aufgabe an andere Personen '''Weiterleiten'''. Im folgenden Menü können Sie eine oder mehrere Personen auswählen, die die Aufgabe erledigen sollen. Mit Bestätigung wird das Fenster geschlossen, die Aufgabe aus Ihrer Übersicht entfernt und der zuständigen Person übergeben. |
| | }} |
| | {{AnleitungAbsatz| |
| | '''Erledigen''' |
| | }} |
| | {{AnleitungScreenshotImText|Erledigen.png|Es wird die Schaltfläche Erledigen gezeigt. |
| | |Durch Betätigen von '''Erledigen''' endet die Aufgabe für Sie, die Ansicht wird geschlossen und die Aufgabe aus der Übersicht entfernt. |
| | }} |
| | {{AnleitungAbsatz| |
| | '''Anhang''' |
| | }} |
| | {{AnleitungScreenshotImText|Anhang.png|Es wird die Schaltfläche Anhang gezeigt. |
| | |Mit '''Anhang''' öffnet sich ein weiteres Fenster und Ihnen wird die Akte oder das Dokument angezeigt, worauf sich die Aufgabe bezieht. |
| | }} |
| | {{AnleitungAbsatz| |
| | '''Als ungelesen markieren''' |
| | }} |
| | {{AnleitungScreenshotImText|Als_ungelesen_markieren.png|Es wird die Schaltfläche Als ungelesen markieren gezeigt. |
| | |Mit '''Als ungelesen markieren''' wird die Aufgabe in der Übersicht wieder fett dargestellt. |
| | }} |
| | {{AnleitungAbsatz| |
| | '''Übernehmen''' |
| | }} |
| | {{AnleitungScreenshotImText|Übernehmen.png|Es wird die Schaltfläche Übernehmen gezeigt. |
| | |Ist dieselbe Aufgabe nicht nur Ihnen, sondern auch weiteren Personen zugewiesen, können Sie die Bearbeitung durch '''Übernehmen''' an sich ziehen. Für die anderen Personen ist die Bearbeitung gesperrt, die Aufgabe wird bei Ihnen nicht am Widget angezeigt. Die anderen Personen können Ihnen die Bearbeitung aber auch wieder entziehen. |
| | }} |
| | {{AnleitungAbsatz| |
| | '''Zurückgeben''' |
| | }} |
| | {{AnleitungScreenshotImText|Zurückgeben.png|Es wird die Schaltfläche Zurückgeben gezeigt. |
| | |Durch '''Zurückgeben''' können Sie diese Übernahme wieder rückgängig machen. |
| | }} |
In Ihrem Arbeitsalltag arbeiten Sie mit anderen Menschen zusammen, beispielsweise durch "bitte Rücksprache" oder "bitte Antwortschreiben erstellen". In DMS/eAkte erfolgt diese Zusammenarbeit digital mit Hilfe von Aufgaben.
Aufgaben können anhand von Dokumenten und Akten erteilt werden. Diese Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Im Folgenden wird aus Gründen der Lesbarkeit jedoch nur von Einzelpersonen ausgegangen.
Aufgaben erstellen
Wenn Sie ein Dokument oder eine Akte geöffnet haben und dazu eine Aufgabe erstellen möchten, aktivieren Sie im Menüband am rechten Bildschirmrand die Funktion
Aufgabe zum Dokument erstellen. Das Symbol ist ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte.
Befinden Sie sich in der Tabellenansicht, finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü Weitere Aktionen der jeweiligen Akte oder des jeweiligen Dokuments.
Mit Betätigung verschiebt sich das Fenster nach links und öffnet eine neue Anzeige mit den Feldern Verfügung und Empfänger.
Außerdem werden die Funktionen Erweiterte Eigenschaften anzeigen, Abbrechen und Aufgabe erstellen angeboten.
Betreff
Der Betreff der Aufgabe ist mit dem Namen der Akte oder des Dokumentes vorbelegt. Sie können diesen Betreff aber auch ergänzen oder ändern.
Empfänger
Unter Empfänger wählen Sie die Person aus, die die Aufgabe erledigen soll. Nachdem Sie mindestens drei Buchstaben des Namens eingegeben haben, werden Ihnen mögliche Empfänger*innen angezeigt. Mit Anklicken wählen Sie die entsprechende Person aus.
Sie können an dieser Stelle auch mehrere Personen auswählen. Diese erhalten dann die Aufgabe gleichzeitig.
Erweiterte Eigenschaften
Wählen Sie Erweiterte Eigenschaften anzeigen, können Sie eine Beschreibung und einen Kontext angeben, also der ausgewählten Person weitere Informationen zum Sachverhalt mitgeben.
Priorität
Auch die Priorität lässt sich einstellen. Die Grundeinstellung ist Standard, also mittlere Priorität. Sie können diese auf Hoch oder Niedrig setzen.
Fällig
Sie können weiterhin ein Datum und eine Uhrzeit minutengenau einstellen, wann die Aufgabe fällig ist.
Erinnerung
Wenn Sie eine Fälligkeit festgelegt haben, können Sie außerdem bestimmen, dass die Person, die die Aufgabe erledigen soll, eine Erinnerung erhält. Darunter können Sie noch festlegen, ob Benachrichtigungen erfolgen sollen.
Benachrichtigungen
Wählen Sie Benachrichtigen, wenn die Aufgabe erledigt wurde, erhalten Sie eine E-Mail in Ihr Outlook-Postfach, wenn die Aufgabe erledigt wurde. Wenn Sie Benachrichtigen, wenn die Fälligkeit überschritten wurde wählen, erhalten sowohl Sie als auch die Person, die die Aufgabe bearbeiten soll, eine E-Mail ins Outlook-Postfach, sobald die Frist überschritten wurde.
Mit Aufgabe erstellen wird die Aufgabe gespeichert und der ausgewählten Person übergeben.
Sie können Aufgaben auch ohne Bezug auf ein Dokument oder eine Akte erstellen, in dem Sie auf das Widget Aufgaben klicken.
Dort finden Sie im rechten Menüband die Schaltfläche
Eine neue Aufgabe erstellen. Wenn Sie so vorgehen, sollten Sie aber von den
Erweiterten Eigenschaften Gebrauch machen, damit die Personen, die die Aufgabe erledigen sollen, entsprechende Informationen dazu erhalten.
Erstellte Aufgaben anzeigen
Haben Sie die Akte oder das Dokument geöffnet, können Sie sich die
Aufgaben zum Dokument anzeigen lassen. Die entsprechende Schaltfläche wird im rechten Menüband angeboten. In der Tabellenansicht finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü
Weitere Funktionen.
Sie können sich alle Aufgaben, die Sie erteilt haben, anzeigen lassen, wenn Sie auf dem Dashboard das Widget Aufgaben auswählen.
Die Liste Ihrer Aufgaben ist in mehrere Gruppen aufgeteilt, die sich durch das Aufklappmenü rechts oben aufrufen lassen:
- Meine Aufgaben
- An mich gesendet
- An mich und andere gesendet
- Meine erstellten Aufgaben
- Meine weitergeleiteten Aufgaben
- Meine erledigten Aufgaben
Rufen Sie über das Aufklappmenü Meine erstellten Aufgaben auf.
Ihnen wird dann eine Übersicht aller Aufgaben angezeigt, die Sie erteilt haben. Hier erhalten Sie unter anderem Informationen zum Status und zur Fälligkeit. Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie weitere Details finden.
Aufgaben erledigen
Wurde Ihnen eine Aufgabe übertragen, wird am Widget Aufgaben auf der Startseite zusätzlich eine Zahl in einem blauen Kreis angezeigt. Die Zahl entspricht der Anzahl Ihrer unerledigten Aufgaben und wird angezeigt, solange Sie noch Aufgaben haben.
Wenn Sie durch Betätigen des Widgets in den Aufgabenbereich wechseln, erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Aufgaben. Neue Aufgaben werden in fett dargestellt.
Mit dem Aufklappmenü auf der linken Seite können Sie die Ansicht einschränken:
- Meine Aufgaben
- An mich gesendet
- An mich und andere gesendet
- Meine erstellten Aufgaben
- Meine weitergeleiteten Aufgaben
- Meine erledigten Aufgaben
Klicken Sie auf eine Aufgabe, öffnet sich ein neues Fenster mit Details zu dieser Aufgabe.
Weiterleiten
Sie können die Aufgabe an andere Personen
Weiterleiten. Im folgenden Menü können Sie eine oder mehrere Personen auswählen, die die Aufgabe erledigen sollen. Mit Bestätigung wird das Fenster geschlossen, die Aufgabe aus Ihrer Übersicht entfernt und der zuständigen Person übergeben.
Durch Betätigen von
Erledigen endet die Aufgabe für Sie, die Ansicht wird geschlossen und die Aufgabe aus der Übersicht entfernt.
Mit
Anhang öffnet sich ein weiteres Fenster und Ihnen wird die Akte oder das Dokument angezeigt, worauf sich die Aufgabe bezieht.
Mit
Als ungelesen markieren wird die Aufgabe in der Übersicht wieder fett dargestellt.
Ist dieselbe Aufgabe nicht nur Ihnen, sondern auch weiteren Personen zugewiesen, können Sie die Bearbeitung durch
Übernehmen an sich ziehen. Für die anderen Personen ist die Bearbeitung gesperrt, die Aufgabe wird bei Ihnen nicht am Widget angezeigt. Die anderen Personen können Ihnen die Bearbeitung aber auch wieder entziehen.
Durch
Zurückgeben können Sie diese Übernahme wieder rückgängig machen.
