ELaufmappe in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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{{Seite im Aufbau}}[[category:Anleitung]][[category:Basisanleitung]][[category:Ad-hoc-Workflow]]
{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Aufgaben und Abläufe]]<!--[[category:eLaufmappe]]-->
{{AnleitungAbsatz
Die {{Tooltip|eLaufmappe}} dient zur Abstimmung oder Mitzeichnung von {{Tooltip|Dokumente|Dokumenten}} mit weiteren Personen, wie zum Beispiel die Genehmigung eines Hausrundschreibens. Es handelt sich dabei um die frei konfigurierbare Variante des Verfügungsworkflows.
|Der Ad-hoc-Workflow dient zur Abstimmung oder zum Austausch von einzelnen Angaben oder ganzen Dokumenten mit weiteren Personen, wie zum Beispiel die Abstimmung des Projektsteckbriefes.
 
== eLaufmappe erstellen ==
 
Klicken Sie in der [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte|Listen- bzw. Tabellenansicht]] rechts neben dem Dokument, welches Sie abstimmen oder Mitzeichnen möchten, auf die drei Punkte. Im Kontextmenü klicken Sie anschließend auf '''Verfügungsworkflow starten'''. Alternativ können Sie auf das '''Workflow-Symbol''' (Kreis mit drei Punkten) rechts von der Dokumentenansicht klicken. In der daraufhin erscheinenden Ansicht können Sie die eLaufmappe erstellen.
 
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Verfügungsworkflow finden Sie in der Anleitung [[Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte]].
}}
}}


== Ad-hoc-Workflow erstellen ==
Klicken Sie auf die Schaltfläche '''Schritt hinzufügen''' und füllen Sie die Felder '''Empfänger:in''' und '''Verfügung''' aus. Wenn Sie für weitere Personen Verfügungen anlegen wollen, so klicken Sie rechts neben der bereits ausgefüllten Zeile auf die drei Punkte. Wählen Sie im Kontextmenü '''Schritt hinzufügen''' aus. Zum Entfernen eines Schritts klicken Sie im Kontextmenü auf '''Schritt entfernen'''.<br>
Um die eLaufmappe zu starten, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Workflow starten'''.


{{AnleitungAbsatz
|Klicken Sie in der ([[Teilvorgang|Teil-]])[[Vorgang]]sansicht rechts neben dem Dokument (oder Vorgang), welches Sie abstimmen möchten, auf die drei Punkte. Im Kontextmenü klicken Sie anschließend auf '''Workflow starten'''. Alternativ können Sie auf das '''Workflow-Symbol''' (Kreis mit drei Punkten) rechts von der Dokumentenansicht klicken. Wählen Sie anschließend '''ADHOC''' (nicht Ad-hoc-Zusammenarbeit!) aus. In der daraufhin erscheinenden Ansicht können Sie den Ad-hoc-Workflow erstellen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|ADHOC Laufwegübersicht.png|Es ist die Laufwegübersicht mit Tabellenspalten Nr., Empfänger:in, Verfügung, Status zu sehen sowie den Schaltflächen Schritt hinzufügen, Abbrechen, Vorlage laden, Vorlage speichern und Workflow starten.
{{AnleitungScreenshotGroß|ADHOC Laufwegübersicht.png|Es ist die Laufwegübersicht mit Tabellenspalten Nr., Empfänger:in, Verfügung, Status zu sehen sowie den Schaltflächen Schritt hinzufügen, Abbrechen, Vorlage laden, Vorlage speichern und Workflow starten.
|Klicken Sie auf die Schaltfläche '''Schritt hinzufügen''' und füllen Sie die Felder '''Empfänger:in''' und '''Verfügung''' aus. Wenn Sie für weitere Personen Verfügungen anlegen wollen, so klicken Sie rechts neben der bereits ausgefüllten Zeile auf die drei Punkte. Wählen Sie im Kontextmenü '''Schritt hinzufügen''' aus. Zum Entfernen eines Schritts klicken Sie im Kontextmenü auf '''Schritt entfernen'''. Um den Workflow zu starten, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Workflow starten'''.
}}
}}
{{Hinweis
{{Hinweis
|Personen, die keine Lese-/Schreibrechte auf ein Dokument haben, werden für die Dauer des Workflows ab dem Start des Workflows darauf berechtigt.
|Personen, die keine Lese-/Schreibrechte auf ein Dokument haben, werden für die Dauer der eLaufmappe ab dem Start des Workflows auf das Dokument automatisch berechtigt.
}}
}}
{{Hinweis
{{Hinweis
|Je Vorgang und je Dokument kann zeitgleich nur ein (1) Ad-hoc-Workflow ausgeführt werden! Dies bedeutet, dass ein laufender Ad-hoc-Workflow zu einem Vorgang oder Dokument erst abgeschlossen werden muss, bevor ein weiterer Ad-hoc-Workflow auf denselben Vorgang oder dasselbe Dokument erstellt werden kann.
|Je Dokument kann zeitgleich nur eine (1) eLaufmappe ausgeführt werden! Das bedeutet, dass eine laufende eLaufmappe zu einem Dokument erst abgeschlossen werden muss, bevor eine weitere eLaufmappe auf demselben Dokument gestartet werden kann.
}}
}}


== Eigene Ad-hoc-Workflow Vorlage ==
== Eigene Vorlage für eLaufmappe ==
 
Wenn Sie eine eLaufmappe nach gleichem oder ähnlichem Muster häufiger benötigen, dann können Sie diese als eigenen Prozess speichern. Außerdem können Sie eine gespeicherte eLaufmappe einer Gruppe, wie beispielsweise dem Projektbüro, oder allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen.


{{AnleitungAbsatz
=== Eigene Vorlage für eLaufmappe speichern ===
|Wenn Sie einen Ad-hoc-Workflow nach gleichem oder ähnlichem Muster häufiger benötigen, dann können Sie diesen als Prozess speichern. Außerdem können Sie einen gespeicherten Ad-hoc-Workflow einer Gruppe, wie beispielsweise dem Projektbüro, oder allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen.
}}


=== Eigene Ad-hoc-Workflow Vorlage speichern ===
Erstellen Sie wie in [[eLaufmappe in DMS/eAkte#eLaufmappe erstellen|eLAufmappe erstellen]] beschrieben die gewünschte eLaufmappe. Klicken Sie anschließend auf '''Vorlage speichern'''. Es öffnet sich ein kleines Fenster, um die Einstellungen für die Speicherung der eLaufmappe vornehmen zu können.


{{AnleitungAbsatz
Füllen Sie folgende Felder aus:
|Erstellen Sie wie in [[Ad-hoc-Workflow in DMS/eAkte#Ad-hoc-Workflow erstellen|Ad-hoc-Workflow erstellen]] beschrieben den gewünschten Ad-hoc-Workflow. Klicken Sie anschließend auf '''Vorlage speichern'''.
{{Definitionsliste|
Es öffnet sich ein kleines Fenster, um die Einstellungen für die Speicherung des Ad-hoc-Workflows vorzunehmen zu können.
{{DefPunkt|Rechte:
|Wer darf die gespeicherte eLAufmappe Vorlage sehen?
:'''Jeder''' - alle Mitarbeitenden, die eine eLaufmappen Vorlage aufrufen
:'''Privat''' - Nur die Person, die die Vorlage angelegt hat
:'''Gruppe''' - Nur die ausgewählte Personengruppe, z.B. Projektbüro
}}
{{DefPunkt|Gruppe:
|Kann nur ausgefüllt werden, wenn im Feld '''Rechte''' der Menüpunkt '''Gruppe''' ausgewählt wurde.
}}
{{DefPunkt|Federführung:
|zuständige Person
}}
{{DefPunkt|Name der Vorlage:
|Hinterlegen Sie hier den Titel der Vorlage.
}}
{{DefPunkt|Beschreibung:
|Fügen Sie hier eine genauere Beschreibung der eLaufmappe ein.
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|ADHOC Vorlage speichern.png|Ansichtsfenster "Vorlage speichern" mit den Drop-down-Feldern Rechte, Gruppe und Federführung sowie den Eingabefeldern "Name der Vorlage" und "Beschreibung". Unten sind die Schaltflächen Abbrechen und Vorlage speichern.
|Füllen Sie folgende Felder aus:
:'''Rechte''': Wer darf die gespeicherte Ad-hoc-Workflow Vorlage sehen?
::Jeder - alle Mitarbeitenden, die eine Ad-hoc-Workflow Vorlage aufrufen
::Privat - Nur die Person, die die Vorlage angelegt hat
::Gruppe - Nur die ausgewählte Personengruppe, z.B. Projektbüro
:'''Gruppe''': Kann nur ausgefüllt werden, wenn im Feld Rechte der Menüpunkt Gruppe ausgewählt wurde.
:'''Federführung''': zuständige Person
:'''Name der Vorlage''': Hinterlegen Sie hier den Titel der Vorlage.
:'''Beschreibung''': Fügen Sie hier eine genauere Beschreibung des ADHOC Workflows ein.
}}
}}


=== Gespeicherten Ad-hoc-Workflow anwenden ===
{{AnleitungScreenshot|ADHOC Vorlage speichern.png|Ansichtsfenster ""Vorlage speichern"" mit den Drop-down-Feldern Rechte, Gruppe und Federführung sowie den Eingabefeldern ""Name der Vorlage"" und ""Beschreibung"". Unten sind die Schaltflächen Abbrechen und Vorlage speichern.}}
 
=== Gespeicherte eLaufmappe anwenden ===
 
Starten Sie die eLaufmappe, wie in [[#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe erstellen]] beschrieben.


{{AnleitungAbsatz
Um eine gespeicherte eLaufmappen Vorlage aufzurufen, klicken Sie anschließend in der Laufwegübersicht unten auf die Schaltfläche '''Vorlage laden'''. Es werden Ihnen alle gespeicherten Vorlagen angezeigt, auch solche, die andere Personen für alle zugänglich abgespeichert haben. Nutzen Sie das Drop-down-Menü '''Sichtbarkeit''', um Vorlagen für alle (Jeder), nur von Ihnen (Privat) oder für Gruppenzugehörige (Gruppe) anzeigen zu lassen. Wählen Sie die benötigte Vorlage aus und klicken Sie unten rechts auf '''Vorlage laden'''. Ergänzen Sie weitere Felder bei Bedarf mit Inhalt. Starten Sie die eLaufmappe durch einen Klick auf '''Workflow starten'''.
|Starten Sie den Ad-hoc-Workflow, wie in [[#Ad-hoc-Workflow erstellen|Ad-hoc-Workflow erstellen]] beschrieben.


Um eine gespeicherte Ad-hoc-Workflow Vorlage aufzurufen, klicken Sie anschließend in der Laufwegübersicht unten auf die Schaltfläche '''Vorlage laden'''. Es werden Ihnen alle gespeicherten Vorlagen angezeigt, auch solche, die andere Personen für alle zugänglich abgespeichert haben. Nutzen Sie das Drop-down-Menü '''Sichtbarkeit''', um Vorlagen für alle (Jeder), nur von Ihnen (Privat) oder für Gruppenzugehörige (Gruppe) anzeigen zu lassen. Wählen Sie die benötigte Vorlage aus und klicken Sie unten rechts auf '''Vorlage laden'''. Ergänzen Sie weitere Felder bei Bedarf mit Inhalt. Starten Sie den Ad-hoc-Workflow durch einen Klick auf '''Workflow starten'''.
=== Gespeicherte eLaufmappe bearbeiten ===
}}
 
Starten Sie eine eLaufmappe, wie in [[#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe erstellen]] beschrieben.
 
Um Ihre gespeicherte eLaufmappen Vorlage zu bearbeiten, wählen Sie diese über die Schaltfläche '''Vorlage laden''' aus. Anschließend können Sie die Vorlage bearbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche '''Vorlage speichern'''. Es öffnet sich das Fenster Vorlage speichern, in dem der Name der Vorlage bereits eingetragen ist. Sofern Sie den Namen nicht ändern, wird die vorhandene Vorlage mit diesem Namen beim Klicken auf die Schaltfläche '''Vorlage speichern''' überschrieben. Die Bearbeitung der Vorlage ist damit abgeschlossen.
 
=== Gespeicherte eLaufmappe löschen ===


=== Gespeicherten Ad-hoc-Workflow bearbeiten ===
Starten Sie eine eLaufmappe wie in [[#eLaufmappe erstellen|eLaufmappe erstellen]] beschrieben.


{{AnleitungAbsatz
Klicken Sie auf die Schaltfläche '''Vorlage laden'''. Wählen Sie durch einen Klick die Vorlage aus, welche Sie löschen wollen. Klicken Sie anschließend auf das '''Papierkorb-Symbol''' über den aufgelisteten Vorlagen und bestätigen Sie die Löschung mit '''Ja'''.
|Starten Sie einen Ad-hoc-Workflow, wie in [[#Ad-hoc-Workflow erstellen|Ad-hoc-Workflow erstellen]] beschrieben.


Um Ihre gespeicherte Ad-hoc-Workflow Vorlage zu bearbeiten, wählen Sie diese über die Schaltfläche '''Vorlage laden''' aus. Anschließend können Sie die Vorlage bearbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche '''Vorlage speichern'''. Es öffnet sich das Fenster Vorlage speichern, in dem der Name der Vorlage bereits eingetragen ist. Sofern Sie den Namen nicht ändern, wird die vorhandene Vorlage mit diesem Namen beim Klicken auf die Schaltfläche '''Vorlage speichern''' überschrieben. Die Bearbeitung der Vorlage ist damit abgeschlossen.
== Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten ==
}}


=== Gespeicherten Ad-hoc-Workflow löschen ===
Wenn Sie eine eLaufmappe zugewiesen bekommen haben, werden Sie im DMS über das Workflow-Dashboard (P) und per E-Mail (Outlook) benachrichtigt. Sie gelangen entweder über den Link in der E-Mail direkt auf die zugewiesene eLaufmappe oder können über das '''Aufgaben''' Widget im Dokumentenmanagementsystem darauf zugreifen.
Im System klicken Sie auf der Startseite das Widget '''Aufgaben''' an. Sie gelangen zu Ihren aktuellen Workflows bzw. eLaufmappen.


{{AnleitungAbsatz
{{Verweis|Alternativ können Sie sich Ihre Workflows bzw. eLaufmappen über das Widget '''Workflow-Dashboard''' anzeigen lassen. Siehe hierzu die Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
|Starten Sie einen Ad-hoc-Workflow wie in [[#Ad-hoc-Workflow erstellen|Ad-hoc-Workflow erstellen]] beschrieben.


Klicken Sie auf die Schaltfläche '''Vorlage laden'''. Wählen Sie durch einen Klick die Vorlage aus, welche Sie löschen wollen. Klicken Sie anschließend auf das '''Mülleimer-Symbol''' über den aufgelisteten Vorlagen und bestätigen Sie die Löschung mit '''Ja'''.
Weitere Informationen zum Widget '''Aufgaben''' finden Sie in der Anleitung [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte]].
}}
}}


== Zugewiesenen Ad-hoc-Workflow bearbeiten ==
Klicken Sie in der Workflowübersicht auf den Reiter '''Aktuelle Workflows''', um den noch nicht bearbeiteten, an Sie zugewiesenen Workflow zu sehen. Klicken Sie in der Zeile des Workflows rechts auf die drei Punkte und anschließend auf '''Dokument öffnen'''. Um den Workflow bzw. der eLaufmappe zu bearbeiten, müssen Sie zurück auf die Startseite und das Widget '''Aufgaben''' öffnen. Anschließend können Sie den Workflow auswählen und bearbeiten.
 
Je nach Verfügung müssen Sie unterschiedlich tätig werden und haben dafür verschiedene Schaltflächen:
{{AnleitungAbsatz
{{Definitionsliste|
|Wenn Sie einen Ad-hoc-Workflow zugewiesen bekommen haben, werden Sie im DMS über das Workflow-Dashboard (P) und per E-Mail (Outlook) benachrichtigt – vorausgesetzt, dass Sie die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert haben. Sie gelangen entweder über den Link in der E-Mail direkt auf den zugewiesenen Ad-hoc-Workflow oder können über die Benachrichtigung im Dokumentenmanagementsystem darauf zugreifen.  
{{DefPunkt|Vermerk hinzufügen:
Im System klicken Sie auf der Startseite das Widget '''Workflow-Dashboard (P)''' an. Sie gelangen zur Workflowübersicht.
|Hier können Sie eine Anmerkung zum Workflow hinterlassen. Wenn Sie das Häkchen bei „Den Vermerk mit in die Notizen übernehmen“ nicht entfernen, wird Ihr Vermerk ebenso an das Dokument in die Notizen hinzugefügt. Diese Notiz ist dann für alle einsehbar, die Leserechte auf das Dokument haben. Ohne das Häkchen sehen den Vermerk nur die an dem Workflow beteiligten Personen.
}}
{{DefPunkt|Maske schließen:
|Hiermit brechen Sie die Teilnahme am Workflow ab und können diese zu einem anderen Zeitpunkt fortführen.
}}
{{DefPunkt|Rücksprache halten:
|Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, mit einem beliebigen Mitarbeitenden in schriftlicher Form Rücksprache zu halten.
}}
{{DefPunkt|Weiterleiten:
|Falls der Workflow und das Dokument weitergeleitet werden müssen, können Sie dies über diese Schaltfläche tun. Geben Sie dafür einen Grund für die Weiterleitung an.
}}
{{DefPunkt|Bestätigen:
|Mit dieser Schaltfläche bestätigen Sie, dass Sie das Dokument zur Kenntnis genommen haben.
}}
{{DefPunkt|Durchsicht abschließen:
|Sie schließen damit die Durchsicht des Dokuments ab, welches Sie evtl. vorher bearbeitet haben.
}}
{{DefPunkt|Genehmigen:
|Hiermit genehmigen Sie das Dokument in dem Workflow.
}}
}}
{{Verweis|Nähere Informationen zu dem Workflow-Dashboard erhalten Sie in der Anleitung [[Workflow-Dashboard in DMS/eAkte]].
{{DefPunkt|Ablehnen:
|Bei einer Ablehnung mithilfe dieser Schaltfläche sind sie dazu verpflichtet, diese schriftlich zu begründen.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
|Klicken Sie in der Workflowübersicht auf den Reiter '''Aktuelle Workflows''', um den noch nicht bearbeiteten, an Sie zugewiesenen Workflow zu sehen. Klicken Sie in der Zeile des Workflows rechts auf die drei Punkte und anschließend auf '''Dokument öffnen'''. Um am Workflow teilzunehmen, müssen Sie rechts neben dem Dokument auf das '''Klemmbrett-Symbol mit Häkchen''' klicken. Je nach Verfügung müssen Sie unterschiedlich tätig werden und haben dafür verschiedene Schaltflächen:
:'''Vermerk hinzufügen''': Hier können Sie eine Anmerkung zum Workflow hinterlassen. Wenn Sie das Häkchen bei „Den Vermerk mit in die Notizen übernehmen“ nicht entfernen, wird Ihr Vermerk ebenso an das Dokument in die Notizen hinzugefügt. Diese Notiz ist dann für alle einsehbar, die Leserechte auf das Dokument haben. Ohne das Häkchen sehen den Vermerk nur die an dem Workflow beteiligten Personen.
:'''Maske schließen''': Hiermit brechen Sie die Teilnahme am Workflow ab und können diese zu einem anderen Zeitpunkt fortführen.
:'''Rücksprache halten''': Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, mit einem beliebigen Mitarbeitenden in schriftlicher Form Rücksprache zu halten.
:'''Weiterleiten''': Falls der Workflow und das Dokument weitergeleitet werden müssen, können Sie dies über diese Schaltfläche tun. Geben Sie dafür einen Grund für die Weiterleitung an.
:'''Bestätigen''': Mit dieser Schaltfläche bestätigen Sie, dass Sie das Dokument zur Kenntnis genommen haben.
:'''Durchsicht abschließen''': Sie schließen damit die Durchsicht des Dokuments ab, welches Sie evtl. vorher bearbeitet haben.
:'''Genehmigen''': Hiermit genehmigen Sie das Dokument in dem Workflow.
:'''Ablehnen''': Bei einer Ablehnung mithilfe dieser Schaltfläche sind sie dazu verpflichtet, diese schriftlich zu begründen.
}}
}}
{{Verweis
{{Verweis
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}}
}}


== Ad-hoc-Workflow am Vorgang und Dokument einsehen ==
== eLaufmappe am Dokument einsehen ==
{{AnleitungAbsatz
 
|Rufen Sie den Vorgang oder das Dokument z.B. über die Suche auf. Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten einzusehen, ob ein Ad-hoc-Workflow am Vorgang/Dokument vorliegt. Klicken Sie in der Ergebnisliste rechts in der Zeile des Vorgangs/Dokuments auf die drei Punkte. Dort können Sie entweder die Menüpunkte '''An Workflow teilnehmen''' oder '''Workflowstatus anzeigen''' anklicken. Alternativ finden Sie diese Menüpunkte rechts neben der Vorschau in der Menüleiste als ein '''Klemmbrett-Symbol mit Häkchen''' drin sowie ein '''Uhr-Symbol mit einem Pfeil drumrum'''. Durch einen Klick auf das '''Klemmbrett-Symbol''' nehmen Sie an dem Workflow teil, der Klick auf das '''Uhr-Symbol''' zeigt Ihnen den Status des Workflows an. Diese Menüpunkte bzw. Symbole werden Ihnen nur angezeigt, wenn ein aktiver Workflow am Vorgang oder Dokument vorhanden ist.
Rufen Sie das Dokument z.B. über die Suche auf. Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten die eLaufmappe am Dokument einzusehen.
}}
 
Klicken Sie in der Ergebnisliste rechts in der Zeile des Dokuments auf die drei Punkte. Dort können Sie den Menüpunkte '''Aufgaben zum Dokument anzeigen''' anklicken. Alternativ finden Sie diesen Menüpunkt rechts neben der Vorschau in der Menüleiste als eine '''Checklisten-Symbol mit Häkchen'''. Durch einen Klick auf das '''Checklisten-Symbol mit Häkchen''' wird Ihnen der aktuelle Status des Workflows angezeigt.
 
Wenn keine aktive eLaufmappe oder Aufgabe am Dokument vorhanden ist, erscheint die Meldung '''Es wurden keine Aufgaben gefunden'''.

Aktuelle Version vom 2. Juli 2024, 13:07 Uhr

Menü

Die eLaufmappe dient zur Abstimmung oder Mitzeichnung von Dokumenten mit weiteren Personen, wie zum Beispiel die Genehmigung eines Hausrundschreibens. Es handelt sich dabei um die frei konfigurierbare Variante des Verfügungsworkflows.

eLaufmappe erstellen

Klicken Sie in der Listen- bzw. Tabellenansicht rechts neben dem Dokument, welches Sie abstimmen oder Mitzeichnen möchten, auf die drei Punkte. Im Kontextmenü klicken Sie anschließend auf Verfügungsworkflow starten. Alternativ können Sie auf das Workflow-Symbol (Kreis mit drei Punkten) rechts von der Dokumentenansicht klicken. In der daraufhin erscheinenden Ansicht können Sie die eLaufmappe erstellen.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zum Verfügungsworkflow finden Sie in der Anleitung Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen und füllen Sie die Felder Empfänger:in und Verfügung aus. Wenn Sie für weitere Personen Verfügungen anlegen wollen, so klicken Sie rechts neben der bereits ausgefüllten Zeile auf die drei Punkte. Wählen Sie im Kontextmenü Schritt hinzufügen aus. Zum Entfernen eines Schritts klicken Sie im Kontextmenü auf Schritt entfernen.
Um die eLaufmappe zu starten, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Workflow starten.

Es ist die Laufwegübersicht mit Tabellenspalten Nr., Empfänger:in, Verfügung, Status zu sehen sowie den Schaltflächen Schritt hinzufügen, Abbrechen, Vorlage laden, Vorlage speichern und Workflow starten.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Personen, die keine Lese-/Schreibrechte auf ein Dokument haben, werden für die Dauer der eLaufmappe ab dem Start des Workflows auf das Dokument automatisch berechtigt.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Je Dokument kann zeitgleich nur eine (1) eLaufmappe ausgeführt werden! Das bedeutet, dass eine laufende eLaufmappe zu einem Dokument erst abgeschlossen werden muss, bevor eine weitere eLaufmappe auf demselben Dokument gestartet werden kann.

Eigene Vorlage für eLaufmappe

Wenn Sie eine eLaufmappe nach gleichem oder ähnlichem Muster häufiger benötigen, dann können Sie diese als eigenen Prozess speichern. Außerdem können Sie eine gespeicherte eLaufmappe einer Gruppe, wie beispielsweise dem Projektbüro, oder allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen.

Eigene Vorlage für eLaufmappe speichern

Erstellen Sie wie in eLAufmappe erstellen beschrieben die gewünschte eLaufmappe. Klicken Sie anschließend auf Vorlage speichern. Es öffnet sich ein kleines Fenster, um die Einstellungen für die Speicherung der eLaufmappe vornehmen zu können.

Füllen Sie folgende Felder aus:

Rechte:
Wer darf die gespeicherte eLAufmappe Vorlage sehen?
Jeder - alle Mitarbeitenden, die eine eLaufmappen Vorlage aufrufen
Privat - Nur die Person, die die Vorlage angelegt hat
Gruppe - Nur die ausgewählte Personengruppe, z.B. Projektbüro
Gruppe:
Kann nur ausgefüllt werden, wenn im Feld Rechte der Menüpunkt Gruppe ausgewählt wurde.
Federführung:
zuständige Person
Name der Vorlage:
Hinterlegen Sie hier den Titel der Vorlage.
Beschreibung:
Fügen Sie hier eine genauere Beschreibung der eLaufmappe ein.
Ansichtsfenster ""Vorlage speichern"" mit den Drop-down-Feldern Rechte, Gruppe und Federführung sowie den Eingabefeldern ""Name der Vorlage"" und ""Beschreibung"". Unten sind die Schaltflächen Abbrechen und Vorlage speichern.

Gespeicherte eLaufmappe anwenden

Starten Sie die eLaufmappe, wie in eLaufmappe erstellen beschrieben.

Um eine gespeicherte eLaufmappen Vorlage aufzurufen, klicken Sie anschließend in der Laufwegübersicht unten auf die Schaltfläche Vorlage laden. Es werden Ihnen alle gespeicherten Vorlagen angezeigt, auch solche, die andere Personen für alle zugänglich abgespeichert haben. Nutzen Sie das Drop-down-Menü Sichtbarkeit, um Vorlagen für alle (Jeder), nur von Ihnen (Privat) oder für Gruppenzugehörige (Gruppe) anzeigen zu lassen. Wählen Sie die benötigte Vorlage aus und klicken Sie unten rechts auf Vorlage laden. Ergänzen Sie weitere Felder bei Bedarf mit Inhalt. Starten Sie die eLaufmappe durch einen Klick auf Workflow starten.

Gespeicherte eLaufmappe bearbeiten

Starten Sie eine eLaufmappe, wie in eLaufmappe erstellen beschrieben.

Um Ihre gespeicherte eLaufmappen Vorlage zu bearbeiten, wählen Sie diese über die Schaltfläche Vorlage laden aus. Anschließend können Sie die Vorlage bearbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage speichern. Es öffnet sich das Fenster Vorlage speichern, in dem der Name der Vorlage bereits eingetragen ist. Sofern Sie den Namen nicht ändern, wird die vorhandene Vorlage mit diesem Namen beim Klicken auf die Schaltfläche Vorlage speichern überschrieben. Die Bearbeitung der Vorlage ist damit abgeschlossen.

Gespeicherte eLaufmappe löschen

Starten Sie eine eLaufmappe wie in eLaufmappe erstellen beschrieben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage laden. Wählen Sie durch einen Klick die Vorlage aus, welche Sie löschen wollen. Klicken Sie anschließend auf das Papierkorb-Symbol über den aufgelisteten Vorlagen und bestätigen Sie die Löschung mit Ja.

Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten

Wenn Sie eine eLaufmappe zugewiesen bekommen haben, werden Sie im DMS über das Workflow-Dashboard (P) und per E-Mail (Outlook) benachrichtigt. Sie gelangen entweder über den Link in der E-Mail direkt auf die zugewiesene eLaufmappe oder können über das Aufgaben Widget im Dokumentenmanagementsystem darauf zugreifen. Im System klicken Sie auf der Startseite das Widget Aufgaben an. Sie gelangen zu Ihren aktuellen Workflows bzw. eLaufmappen.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Alternativ können Sie sich Ihre Workflows bzw. eLaufmappen über das Widget Workflow-Dashboard anzeigen lassen. Siehe hierzu die Anleitung Workflow-Dashboard in DMS/eAkte.

Weitere Informationen zum Widget Aufgaben finden Sie in der Anleitung Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte.

Klicken Sie in der Workflowübersicht auf den Reiter Aktuelle Workflows, um den noch nicht bearbeiteten, an Sie zugewiesenen Workflow zu sehen. Klicken Sie in der Zeile des Workflows rechts auf die drei Punkte und anschließend auf Dokument öffnen. Um den Workflow bzw. der eLaufmappe zu bearbeiten, müssen Sie zurück auf die Startseite und das Widget Aufgaben öffnen. Anschließend können Sie den Workflow auswählen und bearbeiten. Je nach Verfügung müssen Sie unterschiedlich tätig werden und haben dafür verschiedene Schaltflächen:

Vermerk hinzufügen:
Hier können Sie eine Anmerkung zum Workflow hinterlassen. Wenn Sie das Häkchen bei „Den Vermerk mit in die Notizen übernehmen“ nicht entfernen, wird Ihr Vermerk ebenso an das Dokument in die Notizen hinzugefügt. Diese Notiz ist dann für alle einsehbar, die Leserechte auf das Dokument haben. Ohne das Häkchen sehen den Vermerk nur die an dem Workflow beteiligten Personen.
Maske schließen:
Hiermit brechen Sie die Teilnahme am Workflow ab und können diese zu einem anderen Zeitpunkt fortführen.
Rücksprache halten:
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, mit einem beliebigen Mitarbeitenden in schriftlicher Form Rücksprache zu halten.
Weiterleiten:
Falls der Workflow und das Dokument weitergeleitet werden müssen, können Sie dies über diese Schaltfläche tun. Geben Sie dafür einen Grund für die Weiterleitung an.
Bestätigen:
Mit dieser Schaltfläche bestätigen Sie, dass Sie das Dokument zur Kenntnis genommen haben.
Durchsicht abschließen:
Sie schließen damit die Durchsicht des Dokuments ab, welches Sie evtl. vorher bearbeitet haben.
Genehmigen:
Hiermit genehmigen Sie das Dokument in dem Workflow.
Ablehnen:
Bei einer Ablehnung mithilfe dieser Schaltfläche sind sie dazu verpflichtet, diese schriftlich zu begründen.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zum Bearbeiten von Dokumenten finden Sie in der Anleitung Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.

eLaufmappe am Dokument einsehen

Rufen Sie das Dokument z.B. über die Suche auf. Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten die eLaufmappe am Dokument einzusehen.

Klicken Sie in der Ergebnisliste rechts in der Zeile des Dokuments auf die drei Punkte. Dort können Sie den Menüpunkte Aufgaben zum Dokument anzeigen anklicken. Alternativ finden Sie diesen Menüpunkt rechts neben der Vorschau in der Menüleiste als eine Checklisten-Symbol mit Häkchen. Durch einen Klick auf das Checklisten-Symbol mit Häkchen wird Ihnen der aktuelle Status des Workflows angezeigt.

Wenn keine aktive eLaufmappe oder Aufgabe am Dokument vorhanden ist, erscheint die Meldung Es wurden keine Aufgaben gefunden.

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