ELaufmappe in DMS/eAkte

Menü

Die eLaufmappe dient zur Abstimmung oder Mitzeichnung von Dokumenten mit weiteren Personen, wie zum Beispiel die Genehmigung eines Hausrundschreibens. Es handelt sich dabei um die frei konfigurierbare Variante des Verfügungsworkflows.

eLaufmappe erstellen

Klicken Sie in der Listen- bzw. Tabellenansicht rechts neben dem Dokument, welches Sie abstimmen oder Mitzeichnen möchten, auf die drei Punkte. Im Kontextmenü klicken Sie anschließend auf Verfügungsworkflow starten. Alternativ können Sie auf das Workflow-Symbol (Kreis mit drei Punkten) rechts von der Dokumentenansicht klicken. In der daraufhin erscheinenden Ansicht können Sie die eLaufmappe erstellen.

Weitere Informationen zum Verfügungsworkflow finden Sie in der Anleitung Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Schritt hinzufügen und füllen Sie die Felder Empfänger:in und Verfügung aus. Wenn Sie für weitere Personen Verfügungen anlegen wollen, so klicken Sie rechts neben der bereits ausgefüllten Zeile auf die drei Punkte. Wählen Sie im Kontextmenü Schritt hinzufügen aus. Zum Entfernen eines Schritts klicken Sie im Kontextmenü auf Schritt entfernen.
Um die eLaufmappe zu starten, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Workflow starten.

Personen, die keine Lese-/Schreibrechte auf ein Dokument haben, werden für die Dauer der eLaufmappe ab dem Start des Workflows auf das Dokument automatisch berechtigt.

Je Dokument kann zeitgleich nur eine (1) eLaufmappe ausgeführt werden! Das bedeutet, dass eine laufende eLaufmappe zu einem Dokument erst abgeschlossen werden muss, bevor eine weitere eLaufmappe auf demselben Dokument gestartet werden kann.

Eigene Vorlage für eLaufmappe

Wenn Sie eine eLaufmappe nach gleichem oder ähnlichem Muster häufiger benötigen, dann können Sie diese als eigenen Prozess speichern. Außerdem können Sie eine gespeicherte eLaufmappe einer Gruppe, wie beispielsweise dem Projektbüro, oder allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen.

Eigene Vorlage für eLaufmappe speichern

Erstellen Sie wie in eLAufmappe erstellen beschrieben die gewünschte eLaufmappe. Klicken Sie anschließend auf Vorlage speichern. Es öffnet sich ein kleines Fenster, um die Einstellungen für die Speicherung der eLaufmappe vornehmen zu können.

Füllen Sie folgende Felder aus:

Rechte:

Wer darf die gespeicherte eLAufmappe Vorlage sehen?

Jeder - alle Mitarbeitenden, die eine eLaufmappen Vorlage aufrufen

Privat - Nur die Person, die die Vorlage angelegt hat

Gruppe - Nur die ausgewählte Personengruppe, z.B. Projektbüro

Gruppe:

Kann nur ausgefüllt werden, wenn im Feld Rechte der Menüpunkt Gruppe ausgewählt wurde.

Federführung:

zuständige Person

Name der Vorlage:

Hinterlegen Sie hier den Titel der Vorlage.

Beschreibung:

Fügen Sie hier eine genauere Beschreibung der eLaufmappe ein.

Gespeicherte eLaufmappe anwenden

Starten Sie die eLaufmappe, wie in eLaufmappe erstellen beschrieben.

Um eine gespeicherte eLaufmappen Vorlage aufzurufen, klicken Sie anschließend in der Laufwegübersicht unten auf die Schaltfläche Vorlage laden. Es werden Ihnen alle gespeicherten Vorlagen angezeigt, auch solche, die andere Personen für alle zugänglich abgespeichert haben. Nutzen Sie das Drop-down-Menü Sichtbarkeit, um Vorlagen für alle (Jeder), nur von Ihnen (Privat) oder für Gruppenzugehörige (Gruppe) anzeigen zu lassen. Wählen Sie die benötigte Vorlage aus und klicken Sie unten rechts auf Vorlage laden. Ergänzen Sie weitere Felder bei Bedarf mit Inhalt. Starten Sie die eLaufmappe durch einen Klick auf Workflow starten.

Gespeicherte eLaufmappe bearbeiten

Starten Sie eine eLaufmappe, wie in eLaufmappe erstellen beschrieben.

Um Ihre gespeicherte eLaufmappen Vorlage zu bearbeiten, wählen Sie diese über die Schaltfläche Vorlage laden aus. Anschließend können Sie die Vorlage bearbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage speichern. Es öffnet sich das Fenster Vorlage speichern, in dem der Name der Vorlage bereits eingetragen ist. Sofern Sie den Namen nicht ändern, wird die vorhandene Vorlage mit diesem Namen beim Klicken auf die Schaltfläche Vorlage speichern überschrieben. Die Bearbeitung der Vorlage ist damit abgeschlossen.

Gespeicherte eLaufmappe löschen

Starten Sie eine eLaufmappe wie in eLaufmappe erstellen beschrieben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage laden. Wählen Sie durch einen Klick die Vorlage aus, welche Sie löschen wollen. Klicken Sie anschließend auf das Papierkorb-Symbol über den aufgelisteten Vorlagen und bestätigen Sie die Löschung mit Ja.

Zugewiesenen eLaufmappe bearbeiten

Wenn Sie eine eLaufmappe zugewiesen bekommen haben, werden Sie im DMS über das Workflow-Dashboard (P) und per E-Mail (Outlook) benachrichtigt. Sie gelangen entweder über den Link in der E-Mail direkt auf die zugewiesene eLaufmappe oder können über das Aufgaben Widget im Dokumentenmanagementsystem darauf zugreifen. Im System klicken Sie auf der Startseite das Widget Aufgaben an. Sie gelangen zu Ihren aktuellen Workflows bzw. eLaufmappen.

Alternativ können Sie sich Ihre Workflows bzw. eLaufmappen über das Widget Workflow-Dashboard anzeigen lassen. Siehe hierzu die Anleitung Workflow-Dashboard in DMS/eAkte.

Weitere Informationen zum Widget Aufgaben finden Sie in der Anleitung Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte.

Klicken Sie in der Workflowübersicht auf den Reiter Aktuelle Workflows, um den noch nicht bearbeiteten, an Sie zugewiesenen Workflow zu sehen. Klicken Sie in der Zeile des Workflows rechts auf die drei Punkte und anschließend auf Dokument öffnen. Um den Workflow bzw. der eLaufmappe zu bearbeiten, müssen Sie zurück auf die Startseite und das Widget Aufgaben öffnen. Anschließend können Sie den Workflow auswählen und bearbeiten. Je nach Verfügung müssen Sie unterschiedlich tätig werden und haben dafür verschiedene Schaltflächen:

Vermerk hinzufügen:

Hier können Sie eine Anmerkung zum Workflow hinterlassen. Wenn Sie das Häkchen bei „Den Vermerk mit in die Notizen übernehmen“ nicht entfernen, wird Ihr Vermerk ebenso an das Dokument in die Notizen hinzugefügt. Diese Notiz ist dann für alle einsehbar, die Leserechte auf das Dokument haben. Ohne das Häkchen sehen den Vermerk nur die an dem Workflow beteiligten Personen.

Maske schließen:

Hiermit brechen Sie die Teilnahme am Workflow ab und können diese zu einem anderen Zeitpunkt fortführen.

Rücksprache halten:

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, mit einem beliebigen Mitarbeitenden in schriftlicher Form Rücksprache zu halten.

Weiterleiten:

Falls der Workflow und das Dokument weitergeleitet werden müssen, können Sie dies über diese Schaltfläche tun. Geben Sie dafür einen Grund für die Weiterleitung an.

Bestätigen:

Mit dieser Schaltfläche bestätigen Sie, dass Sie das Dokument zur Kenntnis genommen haben.

Durchsicht abschließen:

Sie schließen damit die Durchsicht des Dokuments ab, welches Sie evtl. vorher bearbeitet haben.

Genehmigen:

Hiermit genehmigen Sie das Dokument in dem Workflow.

Ablehnen:

Bei einer Ablehnung mithilfe dieser Schaltfläche sind sie dazu verpflichtet, diese schriftlich zu begründen.

Weitere Informationen zum Bearbeiten von Dokumenten finden Sie in der Anleitung Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.

eLaufmappe am Dokument einsehen

Rufen Sie das Dokument z.B. über die Suche auf. Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten die eLaufmappe am Dokument einzusehen.

Klicken Sie in der Ergebnisliste rechts in der Zeile des Dokuments auf die drei Punkte. Dort können Sie den Menüpunkte Aufgaben zum Dokument anzeigen anklicken. Alternativ finden Sie diesen Menüpunkt rechts neben der Vorschau in der Menüleiste als eine Checklisten-Symbol mit Häkchen. Durch einen Klick auf das Checklisten-Symbol mit Häkchen wird Ihnen der aktuelle Status des Workflows angezeigt.

Wenn keine aktive eLaufmappe oder Aufgabe am Dokument vorhanden ist, erscheint die Meldung Es wurden keine Aufgaben gefunden.