Projektbüro: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 11. September 2024, 08:30 Uhr

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Einführung (Startseite) Begriffsklärungen Projektorganisation Lifecycle eines Projekts - Projektmanagementphasen Initialisierungsphase Definitionsphase Planungsphase Steuerungsphase Abschlussphase Projekte der zentralen Serviceeinheiten der Universität Bielefeld Übersichten über geplante und laufende Projekte Projektmanagementprozesse der Universität Bielefeld Zentrales Projektbüro

Zentrales Projektbüro

Das Zentrale Projektbüro ist die erste Anlaufstelle für alle, die Projekte in den zentralen Einrichtungen und Services leiten. Es berät Projektleitungen bei der Vorbereitung, Planung und Durchführung sowie dem Abschluss von Projekten. Außerdem unterstützt es die Projektleitungen der zentralen Services und Verwaltungseinheiten bei der Beantragung, Genehmigung und Durchführung der Projekte, unter anderem bei der Erstellung von genehmigungsfähigen Projektsteckbriefen sowie Fragen zu Statusberichten und Abschlussberichten. Im Auftrag des Kanzlers und auf der Grundlage der Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" verwaltet das Zentrale Projektbüro das Projektportfolio der zentralen Services und Verwaltungseinheiten.

Die Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen des Zentralen Projektbüros finden Sie hier.

Orientierung verschaffen auch die Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen". Navigieren Sie hierzu im Prozessportal der Universität Bielefeld zu 01 Prozesse -> 03 Organisieren -> 01 Projektportfolio managen.

Von einer Projektidee zur Projektgenehmigung

Zunächst müssen Sie Ihre Projektidee in einem Projektsteckbrief strukturiert erfassen. Hierzu füllen Sie das Formular „Projektantrag“ aus. Haben Sie dies getan und auf „Formular abschicken“ geklickt, erhalten Sie eine Versandbestätigung in Ihr Emailpostfach. Das Projektbüro erhält den ausgefüllten Antrag, erstellt auf Basis der darin erfassten Informationen Ihre Projektakte und legt es als Steckbrief im Vorgang Steuerungsdokumente ab. Im Anschluss erhalten Sie eine Email des Projektbüros mit dem Link zu Ihrer Akte und Informationen zum weiteren Vorgehen.

Sie haben nun Zeit, Ihren Projektsteckbrief genehmigungsreif auszuformulieren. Falls Sie Budget benötigen, füllen Sie die Kalkulationsvorlage aus (siehe Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte) und legen eine Erläuterung zur Kalkulation ab. Diese kann ein Angebot oder eine formlose Worddatei sein, in der Sie die Angaben in Ihrer Kalkulation erläutern.

Erst wenn aus Ihrer Sicht alle Dokumente fertig sind, geben Sie dem Projektbüro ein Signal, dass das Projekt in die Genehmigung gehen kann.

Wenn alle Unterlagen fertig sind, ruft das Projektbüro die Vorlage „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ auf. An dieses Dokument legt das Projektbüro einen eLaufweg / einen Genehmigungsworkflow. Hierbei gibt es zwei Varianten:

Projekt wird ohne Budget beantragt

Projektleitung zur Information
Kanzler zur Genehmigung
Projektleitung zur Information

Projekt wird mit Budget beantragt

Projektleitung zur Information
Finanzcontrolling zur Genehmigung
Dezernatsleitung Finanzmanagement zur Genehmigung
Kanzler zur Genehmigung
Projektleitung zur Information
Finanzcontrolling zur Information

Anhand des Icons „Aufgaben zum Dokument anzeigen“ im aufgerufenen Dokument „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ kann nachvollzogen werden, wo der Genehmigungslaufweg aktuell liegt. Ist der eLaufweg durchgelaufen, findet sich das Genehmigungsprotokoll hinter dem Büroklammer-Icon 📎 „Anhänge“.

Wenn das Projekt läuft

In jedem Quartal müssen Sie für Ihr(e) Projekt(e) jeweils einen Statusbericht einreichen, welcher dem Kanzler zur Information vorgelegt wird. Details hierzu finden Sie in der Anleitung Statusberichte.

Projekt wurde mit Budget genehmigt

Haben Sie ein Budget beantragt, müssen Sie sich zur Einrichtung eines Kontierungselements (PSP-Element) mit dem Finanzcontrolling in Verbindung setzen: finanzcontrolling@uni-bielefeld.de. Alle Dokumente, Vordrucke und Anleitungen hierzu finden Sie auf der Homepage des Dezernates Finanzmanagement. Dort steht als Ausfüllhilfe ein beispielhaft ausgefülltes Musterformular zur Verfügung.

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 {{Tipp
-|Orientierung verschaffen auch die Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" im [https://prozessportal.uni-bielefeld.de/ Prozessportal] unter Universität Bielefeld -> 01 Prozesse -> 03 Organisieren -> 01 Projektportfolio managen.
+|Orientierung verschaffen auch die Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen". Navigieren Sie hierzu im [https://prozessportal.uni-bielefeld.de/ Prozessportal] der Universität Bielefeld zu 01 Prozesse -> 03 Organisieren -> 01 Projektportfolio managen.
 }}
 ==Von einer Projektidee zur Projektgenehmigung==
-Zunächst müssen Sie Ihre Projektidee in einem [[Initialisierungsphase#Projektsteckbrief|Projektsteckbrief]] strukturiert erfassen. Hierzu füllen Sie das Formular „Projektantrag“ aus. Haben Sie dies getan und auf „Formular abschicken“ geklickt, erhalten Sie eine Versandbestätigung in Ihr Emailpostfach. Das Projektbüro erhält das ausgefüllt Dokument, erstellt auf Basis der darin erfassten Informationen Ihre Projektakte und legt es als Steckbrief in den Vorgang Steuerungsdokumente ab. Im Anschluss erhalten Sie eine Email des Projektbüros mit dem Link zu Ihrer Akte und Informationen zum weiteren Vorgehen.
+Zunächst müssen Sie Ihre Projektidee in einem [[Initialisierungsphase#Projektsteckbrief|Projektsteckbrief]] strukturiert erfassen. Hierzu füllen Sie das Formular „Projektantrag“ aus. Haben Sie dies getan und auf „Formular abschicken“ geklickt, erhalten Sie eine Versandbestätigung in Ihr Emailpostfach. Das Projektbüro erhält den ausgefüllten Antrag, erstellt auf Basis der darin erfassten Informationen Ihre Projektakte und legt es als Steckbrief im Vorgang Steuerungsdokumente ab. Im Anschluss erhalten Sie eine Email des Projektbüros mit dem Link zu Ihrer Akte und Informationen zum weiteren Vorgehen.
-Sie haben nun Zeit Ihren Projektsteckbrief genehmigungsreif auszuformulieren. Falls Sie Budget benötigen, füllen Sie ihre Kalkulation aus (siehe [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]]) und legen eine Erläuterung zur Kalkulation ab. Diese kann ein Angebot oder eine formlose Worddatei sein, in der Sie die Angaben in Ihrer Kalkulation erläutern.
+Sie haben nun Zeit, Ihren Projektsteckbrief genehmigungsreif auszuformulieren. Falls Sie Budget benötigen, füllen Sie die Kalkulationsvorlage aus (siehe [[Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte]]) und legen eine Erläuterung zur Kalkulation ab. Diese kann ein Angebot oder eine formlose Worddatei sein, in der Sie die Angaben in Ihrer Kalkulation erläutern.
 {{Definition
 |Erst wenn aus Ihrer Sicht alle Dokumente fertig sind, geben Sie dem Projektbüro ein Signal, dass das Projekt in die Genehmigung gehen kann.}}
-Daraufhin ruft das Projektbüro die Vorlage „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ auf. An dieses Dokument legt das Projektbüro einen [[ELaufmappe in DMS/eAkte|eLaufweg / einen Genehmigungsworkflow]]. Hierbei gibt es zwei Varianten:
+Wenn alle Unterlagen fertig sind, ruft das Projektbüro die Vorlage „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ auf. An dieses Dokument legt das Projektbüro einen [[ELaufmappe in DMS/eAkte|eLaufweg / einen Genehmigungsworkflow]]. Hierbei gibt es zwei Varianten:
-<u>Projekt ohne Budget</u>
+<u>Projekt wird '''ohne''' Budget beantragt</u>
 #Projektleitung zur Information
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 #Projektleitung zur Information
-<u>Projekt mit Budget</u>
+<u>Projekt wird '''mit''' Budget beantragt</u>
 #Projektleitung zur Information
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 #Finanzcontrolling zur Information
-Anhand des Icons „Aufgaben zum Dokument anzeigen“ im aufgerufenen Dokument „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ kann nachvollzogen werden, wo der Genehmigungslaufweg aktuell liegt. Ist der eLaufweg durchgelaufen, findet sich das Genehmigungsprotokoll hinter dem Büroklammer-Icon „Anhänge“.
+Anhand des Icons „Aufgaben zum Dokument anzeigen“ im aufgerufenen Dokument „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ kann nachvollzogen werden, wo der Genehmigungslaufweg aktuell liegt. Ist der eLaufweg durchgelaufen, findet sich das Genehmigungsprotokoll hinter dem Büroklammer-Icon 📎 „Anhänge“.
-==  Nach der Projektgenehmigung ==
+==  Wenn das Projekt läuft ==
-In jedem Quartal müssen Sie für ihr(e) Projekt(e) einen Statusbericht einreichen, welcher dem Kanzler zur Information vorgelegt wird. Details hierzu finden Sie Anleitung [[Statusberichte]].
+In jedem Quartal müssen Sie für Ihr(e) Projekt(e) jeweils einen Statusbericht einreichen, welcher dem Kanzler zur Information vorgelegt wird. Details hierzu finden Sie in der Anleitung [[Statusberichte]].
-<u>Projekt mit Budget</u>
+<u>Projekt wurde '''mit''' Budget genehmigt</u>
-Haben Sie ein Budget beantragt, müssen Sie sich für die Einrichtung eines Kontierungselements (PSP-Element) mit dem Finanzcontrolling in Verbindung setzen: [[finanzcontrolling@uni-bielefeld.de]]. Alle Dokumente, Vordrucke und Anleitungen hierzu finden Sie auf der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-f/dokumente/index.xml Homepage des Dezernates Finanzmanagement]. Als Ausfüllhilfe steht ein beispielhaft ausgefülltes Musterformular zur Verfügung.
+Haben Sie ein Budget beantragt, müssen Sie sich zur Einrichtung eines Kontierungselements (PSP-Element) mit dem Finanzcontrolling in Verbindung setzen: [[finanzcontrolling@uni-bielefeld.de]]. Alle Dokumente, Vordrucke und Anleitungen hierzu finden Sie auf der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-f/dokumente/index.xml Homepage des Dezernates Finanzmanagement]. Dort steht als Ausfüllhilfe ein beispielhaft ausgefülltes Musterformular zur Verfügung.