Aktenplan in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz
{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[kategorie:Ablage]]<!--[[category:Aktenplan]]-->{{AnleitungAbsatz
|Der {{Tooltip|Aktenplan}} sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu {{Tooltip|Akte|Akten}}, {{Tooltip|Vorgang|Vorgängen}} und den zugehörigen {{Tooltip|Dokumente|Dokumenten}}. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/prozessmanagement/prozesslandkarte/ Prozesslandkarte der Uni Bielefeld]. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung {{Tooltip|Wissensdokumente|'''Wissensdokumente'''}}, im thematischen Zusammenhang erreichbar.
|Der {{Tooltip|Aktenplan}} sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu {{Tooltip|Akte|Akten}}, {{Tooltip|Vorgang|Vorgängen}} und den zugehörigen {{Tooltip|Dokumente|Dokumenten}}. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/prozessmanagement/prozesslandkarte/ Prozesslandkarte der Uni Bielefeld]. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung {{Tooltip|Wissensdokumente|'''Wissensdokumente'''}}, im thematischen Zusammenhang erreichbar.
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{{Verweis
{{Verweis
|Informationen, wie Sie Akten im Aktenplan anlegen, löschen und [[Zu den Akten-Verfügung|z. d. A.-verfügen]] erhalten Sie im Artikel [[Akte anlegen in DMS/eAkte|Vorgang anlegen]].
|Informationen, wie Sie Akten im Aktenplan anlegen, löschen und [[Zu den Akten-Verfügung|z. d. A.-verfügen]] erhalten Sie im Artikel [[Akte anlegen in DMS/eAkte|Akte anlegen]].
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{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png|Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png|Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.
|Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aktenplan'''. Anschließend öffnet sich der Aktenplan:
|Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf das Widget '''Aktenplan'''. Anschließend öffnet sich der Aktenplan:
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{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png|Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 00 Wissensdokumente ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 00.01 Anleitungen DMS/eAkte (eingeklappt), der Prozess 00.02 Informationen für die Verwaltung (ausgeklappt) mit den Vorgängen 00.02-000001 Hausrundschreiben und 00.02-000002 Dienstvereinbarungen und der Prozess 00.03 Datenschutz (ebenfalls ausgeklappt) mit dem Vorgang 00.03-000001 Datenschutzhinweise gezeigt. Es folgen zugeklappt die Geschäftsprozesse 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren und 05 Informieren.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png|Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 03 Wissensdokumente Projekte ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 03.01 Wissensdokumente Projekte (eingeklappt), der Prozess 03.01 Projektportfolio managen (ausgeklappt) mit den Vorgängen 03.01.00-000001 Testakte sowie den anderen Vorgängen gezeigt.  
|Im Aktenplan werden [[Betreffseinheit|Betreffseinheiten]] in Form von Ordnern dargestellt. Vorgänge werden als Aktenordner dargestellt.
|Im Aktenplan werden [[Betreffseinheit|Betreffseinheiten]] in Form von Mappen dargestellt. Vorgänge werden als Aktenordner dargestellt.  


Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Betreffseinheit oder Akte, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in die jeweilige Akte oder in den Vorgang zu gelangen.
Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Betreffseinheit oder Akte, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in die jeweilige Akte oder in den Vorgang zu gelangen.
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{{Hinweis
{{Hinweis
|Wenn in Ihrer Ansicht neben einer Akte oder einem Vorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung dafür besitzen.
|Wenn in Ihrer Ansicht neben einer Akte oder einem Vorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt '''oder''' Sie keine Berechtigung dafür besitzen.
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan In Ergebnisliste anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Eigenschaften, In Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. In Ergebnisliste anzeigen ist ausgewählt.
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan In Ergebnisliste anzeigen.png|Der Aktenplaneintrag 0-000002 Dienstvereinbarungen ist orange markiert. Neben der Bezeichnung sind drei waagerechte Strichen, mit denen ein Untermenü aufgeklappt wurde. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben. Neu und Suche sind grau dargestellt, also nicht auswählbar. Funktionen ist ausgewählt. Es hat sich ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Eigenschaften, in Ergebnisliste öffen, un Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Der Mauszeiger hat den Eintrag in Ergebnisliste öffnen markiert.
|Alternativ können Sie auch rechts in der Menüleiste auf die drei waagerechten Striche klicken und anschließend auf '''In Ergebnisliste anzeigen'''.
|Alternativ können Sie auch auf die drei waagerechten Striche (Funktionen) klicken und anschließend über '''Funktionen''' auf '''In Ergebnisliste öffnen'''.
}}
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{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Ansicht Akte-Vorgang.png|Die Akte Hausrundschreiben wird im DMS angezeigt.
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan in Ergebnisliste.jpg|Die Akte Dienstvereinbarungen wird angezeigt.
|Nun sehen Sie die Akte bzw. den Vorgang.
|Nun wird der Akteninhalt angezeigt, indem sich eine neue Anzeige öffnet. Sie sehen die Dokumente, die sich in der Akte befinden.
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=== Eigenschaften eines Aktenplaneintrags anzeigen ===
=== Eigenschaften eines Aktenplaneintrags anzeigen ===


{{AnleitungScreenshot|Aktenplaneintrag Eigenschaften anzeigen.png|Im Aktenplan des DMS wurde der Aktenplaneintrag [00.02] Informationen für die Verwaltung ausgewählt. Im rechten Menü ist der Eintrag Funktionen ausgewählt und der Unterpunkt Eigenschaften markiert.
{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplaneintrag Eigenschaften anzeigen.png|Im Aktenplan des DMS wurde der Aktenplaneintrag [00.02] Dienstvereinbarungen ausgewählt und dadurch orange markiert. Neben der Bezeichnung sind drei waagerechte Striche, übereinander angeordnet. Damit wurde ein Untermenü geöffnet mit den Einträgen Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen, Verschieben. Die Einträge Neu und Suche sind grau dargestellt, also nicht auswählbar. Über Funktionen ist ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Eigenschaften, in Ergebnisliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Durch den Mauszeiger ist hier Eigenschaften markiert.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Aktenplaneintrags über den Aktenplan anzeigen lassen. Markieren Sie den Aktenplaneintrag und wählen Sie anschließend in der rechten Menüleiste '''Funktionen''' (Symbol: drei waagerechte Striche) aus. Im Untermenü nutzen Sie den Eintrag '''Eigenschaften'''.
|Sie können sich die Eigenschaften eines Aktenplaneintrags über den Aktenplan anzeigen lassen. Markieren Sie den Aktenplaneintrag und wählen Sie anschließend entweder in der Markierung oder in der rechten Menüleiste '''Funktionen''' über das Symbol der drei waagerechten Striche aus. Im Untermenü nutzen Sie den Eintrag '''Eigenschaften'''.
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}}
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Eigenschaften.png|Der Aktenplaneintrag Informationen für die Verwaltung wird angezeigt. Er enthält die Metadatenfelder Titel: Informationen für die Verwaltung, Aktenplanzeichen: 00.02, Aussonderungsart: B, Aufbewahrungsfrist: 120 und Transferfrist: 0.
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Eigenschaften.png|Die Eigenschaften der Wissenakte Hausrundschreiben werden angezeigt. Sie enthalten unter anderem die Metadatenfelder Aktentitel: Hausrundschreiben, Aktenzeichen 00.02-000001, Aktenplanzeichen: 00.02, federführende Organisationseinheit DTP, den Akteneigner Hartl, Fabian, letzte Änderung 20.03.2023, Aussonderungsart: A, Aufbewahrungsfrist: 120 und Transferfrist: 0.
|Es öffnet sich eine Ansicht der Eigenschaften des gewählten Aktenplaneintrags. Beispiele für mögliche Metadatenfelde sind '''Titel''', '''Aktenplanzeichen''', '''Federführung''' oder '''Aufbewahrungsfrist'''.
|Es öffnet sich eine Ansicht der Eigenschaften des gewählten Aktenplaneintrags. Beispiele für mögliche Metadatenfelder sind '''Titel''', '''Aktenplanzeichen''', '''Federführung''' oder '''Aufbewahrungsfrist'''.
}}
 
=== Eigenschaften einer Akte/eines Vorgangs anzeigen ===
 
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Eigenschaften anzeigen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. Eigenschaften ist ausgewählt.
|Sie können sich die Eigenschaften einer Akte oder eines Vorgangs über den Aktenplan anzeigen lassen. Klicken Sie auf das jeweiligen Element und anschließend in der rechten Menüleiste auf '''Funktionen''' (Symbol: drei waagerechte Striche). Als nächste müssen Sie auf '''Eigenschaften''' klicken.
}}
{{AnleitungAbsatz
|In den Eigenschaften können Informationen, wie die {{Tooltip|federführende Organisationseinheit}} oder Aufbewahrungsfrist eingesehen werden. Die Federführung sagt aus, welcher Bereich die Hoheit über diesen Bereich des Aktenplans besitzt. Die Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange eine Akte nach seinem Abschluss rechtlich im Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden muss bzw. wird.
}}
}}
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=== Aktenplan Schriftgröße anpassen ===
=== Aktenplan Schriftgröße anpassen ===


{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellung sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellungen sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.
|Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt '''Schriftart, Größe und Farbe''' die '''Schriftgröße''' einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit '''OK'''. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.
|Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt die '''Schriftart''' sowie die '''Schriftgröße''' einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit '''Speichern'''. Diese Einstellung bleibt dann für Sie individuell erhalten.
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{{AnleitungAbsatz
{{AnleitungAbsatz
|Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen müssen.
|Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen.
}}
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=== Prozessebene als Favorit speichern ===
=== Prozessebene als Favorit speichern ===


{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. In Zu Favoriten hinzufügen ist ausgewählt.
{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan Favoriten.png|Der Aktenplaneintrag 00.02 Richtlinien für die Beschäftigten ist markiert und orange hinterlegt. Über ein Symbol, drei waagerechte Linien übereinander wurde ein Menü geöffnet. Dieses Menü enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen, Verschieben. Über den Eintrag Funktionen ist ein weiteres Menü geöffnet. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung, Eigenschaften und in Ergebnisliste öffnen. Zu Favoriten hinzufügen ist markiert. Das Symbol ist ebenfalls im Menüband an der rechten Bildschirmseite zu finden. Die Funktionen sind identisch.
|Wenn Sie einzelne Prozessebenen als Favorit hinterlegen möchten, um diese im Schnellzugriff zu haben, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie Prozessebene aus, indem Sie mit der linken Maus die jeweilige Prozessebene anklicken.  
|Wenn Sie einzelne Prozessebenen als Favorit hinterlegen möchten, um diese im Schnellzugriff zu haben, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie Prozessebene aus, indem Sie mit der linken Maus die jeweilige Prozessebene anklicken.  
Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Symbolleiste klicken und danach auf '''Zu den Favoriten hinzufügen'''. Nun ist die ausgewählte Prozessebene in den Favoriten gespeichert.
Anschließend klicken Sie auf die drei waagerechten Striche und danach auf '''Zu Favoriten hinzufügen'''.  
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=== Aktenplan Favoriten öffnen ===
=== Aktenplan Favoriten öffnen ===


{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten öffnen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten öffnen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.
|Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, müssen Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol klicken.
|Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, klicken Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol.
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{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten schließen.png|Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshot|Aktenplan Favoriten schließen.png|Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.
|Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.
|Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.
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=== Aktenplan Favoriten entfernen ===
=== Aktenplan Favoriten entfernen ===


{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Aus Favoriten entfernen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.
{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Aus Favoriten entfernen.png|Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.
|Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste anklicken und danach auf '''Aus Favoriten entfernen'''.
|Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend klicken Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste und danach auf '''Aus Favoriten entfernen'''.
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=== Aktenplan mit Favoriten starten ===
=== Aktenplan mit Favoriten starten ===


{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Mit Favoriten starten.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Mit Favoriten starten.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben.
|Damit Sie beim Start durch Klicken auf die Kachel '''Aktenplan''' mit den Aktenplan Favoriten starten können anstelle des allgemeinen Aktenplans, müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:
|Wenn Sie direkt nach dem Klicken auf die Kachel '''Aktenplan''' mit Ihren Aktenplan Favoriten starten möchten anstelle des allgemeinen Aktenplans, nehmen Sie folgende Einstellungen vor:


Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad.
Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad.
Setzen Sie unter dem Menüpunkt '''Suchverhalten''' den Haken bei '''Mit Favoriten starten''', um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf '''OK''' um die Einstellung zu speichern.
Setzen Sie unter dem Menüpunkt '''Suchverhalten''' den Haken bei '''Mit Favoriten starten''', um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf '''Speichern''' um die Einstellung zu speichern.
}}
}}
{{Hinweis
{{Hinweis
|Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter [[#Aktenplan Favoriten öffnen|'''Aktenplan Favoriten öffnen''']] beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.
|Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter [[#Aktenplan Favoriten öffnen|'''Aktenplan Favoriten öffnen''']] beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.
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{{Ende}}

Aktuelle Version vom 16. Oktober 2024, 13:00 Uhr

Menü

Der Aktenplan sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu Akten, Vorgängen und den zugehörigen Dokumenten. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der Prozesslandkarte der Uni Bielefeld. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung Wissensdokumente, im thematischen Zusammenhang erreichbar.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Informationen, wie Sie Akten im Aktenplan anlegen, löschen und z. d. A.-verfügen erhalten Sie im Artikel Akte anlegen.

Navigieren im Aktenplan

Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf das Widget Aktenplan. Anschließend öffnet sich der Aktenplan:

Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.

Im Aktenplan werden Betreffseinheiten in Form von Mappen dargestellt. Vorgänge werden als Aktenordner dargestellt.

Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Betreffseinheit oder Akte, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in die jeweilige Akte oder in den Vorgang zu gelangen.

Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 03 Wissensdokumente Projekte ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 03.01 Wissensdokumente Projekte (eingeklappt), der Prozess 03.01 Projektportfolio managen (ausgeklappt) mit den Vorgängen 03.01.00-000001 Testakte sowie den anderen Vorgängen gezeigt.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Wenn in Ihrer Ansicht neben einer Akte oder einem Vorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung dafür besitzen.

Alternativ können Sie auch auf die drei waagerechten Striche (Funktionen) klicken und anschließend über Funktionen auf In Ergebnisliste öffnen.

Der Aktenplaneintrag 0-000002 Dienstvereinbarungen ist orange markiert. Neben der Bezeichnung sind drei waagerechte Strichen, mit denen ein Untermenü aufgeklappt wurde. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben. Neu und Suche sind grau dargestellt, also nicht auswählbar. Funktionen ist ausgewählt. Es hat sich ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Eigenschaften, in Ergebnisliste öffen, un Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Der Mauszeiger hat den Eintrag in Ergebnisliste öffnen markiert.

Nun wird der Akteninhalt angezeigt, indem sich eine neue Anzeige öffnet. Sie sehen die Dokumente, die sich in der Akte befinden.

Die Akte Dienstvereinbarungen wird angezeigt.


Eigenschaften eines Aktenplaneintrags anzeigen

Sie können sich die Eigenschaften eines Aktenplaneintrags über den Aktenplan anzeigen lassen. Markieren Sie den Aktenplaneintrag und wählen Sie anschließend entweder in der Markierung oder in der rechten Menüleiste Funktionen über das Symbol der drei waagerechten Striche aus. Im Untermenü nutzen Sie den Eintrag Eigenschaften.

Im Aktenplan des DMS wurde der Aktenplaneintrag [00.02] Dienstvereinbarungen ausgewählt und dadurch orange markiert. Neben der Bezeichnung sind drei waagerechte Striche, übereinander angeordnet. Damit wurde ein Untermenü geöffnet mit den Einträgen Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen, Verschieben. Die Einträge Neu und Suche sind grau dargestellt, also nicht auswählbar. Über Funktionen ist ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Eigenschaften, in Ergebnisliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Durch den Mauszeiger ist hier Eigenschaften markiert.

Es öffnet sich eine Ansicht der Eigenschaften des gewählten Aktenplaneintrags. Beispiele für mögliche Metadatenfelder sind Titel, Aktenplanzeichen, Federführung oder Aufbewahrungsfrist.

Die Eigenschaften der Wissenakte Hausrundschreiben werden angezeigt. Sie enthalten unter anderem die Metadatenfelder Aktentitel: Hausrundschreiben, Aktenzeichen 00.02-000001, Aktenplanzeichen: 00.02, federführende Organisationseinheit DTP, den Akteneigner Hartl, Fabian, letzte Änderung 20.03.2023, Aussonderungsart: A, Aufbewahrungsfrist: 120 und Transferfrist: 0.


Aktenplan Schriftgröße anpassen

Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt die Schriftart sowie die Schriftgröße einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit Speichern. Diese Einstellung bleibt dann für Sie individuell erhalten.

Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellungen sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.

Aktenplan Favoriten

Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen.


Prozessebene als Favorit speichern

Wenn Sie einzelne Prozessebenen als Favorit hinterlegen möchten, um diese im Schnellzugriff zu haben, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie Prozessebene aus, indem Sie mit der linken Maus die jeweilige Prozessebene anklicken. Anschließend klicken Sie auf die drei waagerechten Striche und danach auf Zu Favoriten hinzufügen.

Der Aktenplaneintrag 00.02 Richtlinien für die Beschäftigten ist markiert und orange hinterlegt. Über ein Symbol, drei waagerechte Linien übereinander wurde ein Menü geöffnet. Dieses Menü enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen, Verschieben. Über den Eintrag Funktionen ist ein weiteres Menü geöffnet. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung, Eigenschaften und in Ergebnisliste öffnen. Zu Favoriten hinzufügen ist markiert. Das Symbol ist ebenfalls im Menüband an der rechten Bildschirmseite zu finden. Die Funktionen sind identisch.


Aktenplan Favoriten öffnen

Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, klicken Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.

Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.

Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.


Aktenplan Favoriten entfernen

Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend klicken Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste und danach auf Aus Favoriten entfernen.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.


Aktenplan mit Favoriten starten

Wenn Sie direkt nach dem Klicken auf die Kachel Aktenplan mit Ihren Aktenplan Favoriten starten möchten anstelle des allgemeinen Aktenplans, nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad. Setzen Sie unter dem Menüpunkt Suchverhalten den Haken bei Mit Favoriten starten, um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf Speichern um die Einstellung zu speichern.

Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter Aktenplan Favoriten öffnen beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.

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