Gremien managen mit Bordmitteln: Unterschied zwischen den Versionen
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Aktuelle Version vom 22. Oktober 2024, 13:01 Uhr
In dieser Anleitung wird erklärt, wie sich mit Hilfe der Grundfunktionen des DMS Sitzungen von Gremien verwalten lassen.
Zugang
Die über das DMS verwalteten Gremien sind mithilfe des Aktenplans oder der Suche erreichbar.
Aktenplan Widget
Suche Widget
Über die Startseite erreichen Sie mit einem Klick auf das jeweilige Widget den Aktenplan oder die Suche.
Über den Aktenplan
Die Gremienakten befinden sich im Aktenplan unter dem Aktenplaneintrag [03] Organisieren → [03.03] Gremien managen. Dort hat jedes Gremium seine eigene Betreffseinheit unterhalb derer sich dessen Akten befinden.
Weitere Informationen zum Aufbau und der Bedienung des Aktenplan finden Sie in der Anleitung: Aktenplan in DMS/eAkte.
Über die Suche
Über die Suche wählen Sie eine der Kategorien Gremienakte, Gremienvorgang oder Gremiendokument aus. Anschließend haben Sie die Möglichkeit Ihre Suche über geeignete Felder oder die Freitextsuche weiter einzuschränken. Es werden immer nur Akten, Vorgänge oder Dokumente angezeigt, auf die Sie zumindest lesenden Zugriff haben. Beispiele für Suchkriterien:
Wie Sie bestimmte Dokumente im DMS finden beschreibt die Anleitung: Suche in DMS/eAkte.
Aufbau
Je nach Gremium stehen dessen Akten entweder für einen bestimmten Zeitraum (meistens eine Wahlperiode)
- → Vorgänge stehen dann für die Sitzungen innerhalb dieses Zeitraums
oder direkt für die jeweiligen Sitzungen,
- → dann repräsentieren die Vorgänge die jeweiligen Tagesordnungspunkte (TOP) dieser Sitzung.
Dokumente befinden sich immer unterhalb der Vorgänge.
- Übersicht
| Gremienakte | → | Gremienvorgang | → | Gremiendokument | |
| Zeitraum | → | Sitzung | → | Sitzungsunterlagen | |
| oder | Sitzung | → | TOP | → | Unterlagen zum TOP |
Gremiendokumente ablegen
Bitte achten Sie darauf, dass Sie beim manuellen Speichern per Drag-and-drop als Kategorie "Gremiendokument" auswählen bzw. ausgewählt ist:
Eine Anleitung zum Ablegen von Dokumenten finden Sie unter Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.
Gremiendokumente bearbeiten
Wie Sie Dokumente im DMS bearbeiten beschreibt die Anleitung: Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.
Gremienakte und Gremienvorgang anlegen
Für die Verwaltung der Gremien bzw. Anlage neuer Wahlperioden/Sitzungen und Ablage von Dokumenten werden Schreibrechte benötigt.
Über den Aktenplan haben Sie die Möglichkeit, Gremienakten in der zum Gremium gehörenden Betreffseinheit anzulegen. z.B. "[03.03.01] Sitzung des Senats managen".
Klicken Sie auf die Betreffseinheit, in der die Gremienakte angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie in der rechten Menüleiste das Plussymbol bzw. die Schaltfläche Neu. Es erscheint eine neue Schaltfläche. Wählen Sie dort Gremienakte anlegen. Mit einem Klick starten Sie die Aktenanlage.
Ohne die erforderlichen Rechte zum Anlegen einer Gremienakte ist die Schaltfläche ausgegraut. Es erscheint kein Unterpunkt "Gremienakte anlegen".
Die meisten Felder werden automatisch befüllt. Mit rotem Sternchen werden Pflichtfelder markiert. Nach dem Ausfüllen klicken Sie auf Speichern.
Ist die Gremienakte bzw. der -vorgang angelegt, können Sie diese(n) über die Schaltfläche Element anzeigen aufrufen oder über den Pfeil zurück zum Aktenplan navigieren.
Gremienvorgänge werden im Aktenplan auf die gleiche Weise angelegt wie Gremienakten. Wählen Sie die Akte, in der Sie einen neuen Vorgang anlegen wollen und gehen Sie analog vor wie beim Anlegen einer Akte. Wenn Sie mit einem Vorgang eine neue Sitzung anlegen, füllen Sie jetzt die Felder Sitzungsdatum und Sitzungsnummer.
