Statusberichte

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Am Ende eines jeden Quartals werden die Projektleitungen dazu aufgefordert einen Statusbericht für ihr Projekt anzulegen. Dieser Statusbericht dient dazu der Steuerungsebene des Projekts, dem Projektbüro und darüber auch dem Kanzler einen Überblick über die laufenden Projekte zu geben.

Für jedes Projekt, das in der Übersicht der laufenden Projekte enthalten ist, ist am Ende eines jeden Quartals ein Statusbericht anzufertigen!

Zwei Wochen vor Quartalsende wird die Aufforderung zur Anfertigung eines Statusberichts als systemgenerierte Aufgabe an die Akteneigner*in, die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung versandt; für jedes Projekt separat. Leitet jemand mehrere Projekte, erhält er*sie je Projekt eine Benachrichtigung.

Abbildung: Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an!

Wie Sie die Aufgabe im System bearbeiten können, können Sie in der Anleitung Aufgaben erledigen nachlesen.

Der Statusbericht ist jeweils rückwirkend auf das verstreichende Quartal anzufertigen:

• Die Email-Aufforderung im März bezieht sich auf das erste Quartal (Januar-März).
• Die Email-Aufforderung im Juni bezieht sich auf das zweite Quartal (April-Juni).
• Die Email-Aufforderung im September bezieht sich auf das dritte Quartal (Juli-September).
• Die Email-Aufforderung im Dezember bezieht sich auf das vierte Quartal (Oktober-Dezember).

Wie fertige ich einen Statusbericht an?

Im DMS stehen Ihnen verschiedene Projektdokumente als bearbeitbare Vorlagen zur Verfügung (für mehr Informationen, siehe hier), darunter auch Statusberichte. Grundsätzlich können Sie sich auch an der Anleitung Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte orientieren. Diese Anleitung ist für alle Dokumentvorlagen nutzbar.

Um die Vorlage für den Statusbericht aufzurufen, navigieren Sie zunächst zu Ihrer Projektakte, z.B. über den Direktlink "Link zur Akte" in Ihrer Aufforderungs-E-Mail oder über die DMS-Suche. Klicken Sie nun neben dem Vorgang Steuerungsdokumente auf die drei senkrecht stehenden Punkte (Kebab-Menü), um zum Kontextmenü zu gelangen. Wählen Sie dort Ein Dokument nach Vorlage erstellen aus.

Abbildung: Ein Dokument nach Vorlage erstellen

Klicken Sie nun auf Projektportfolio managen und wählen Sie anschließend Statusbericht aus. Unter Kategorie zur Ablage auswählen wählen Sie Projektdokument aus und klicken Sie anschließend auf Erstellen:

Abbildung: Eine Vorlage auswählen

Es öffnet sich in einem neuen Browser-Tab das Vorlagenmanagementtool Xential. In der rechten Fensterhälfte können Sie jetzt Ihre Angaben in die Formularfelder eintragen, während Sie in der linken Fensterhälfte in der Vorschau verfolgen können, wie der Statusbericht aussieht. Die rot markierten Felder sind Pflichtfelder. Je nachdem welche Angaben Sie machen, erweitern sich die auszufüllenden Formularfelder und Formularseiten.

Wichtig: Ihr Browser muss das automatische Öffnen von Pop-ups zulassen, damit sich die Xential-Vorlage öffnen kann.

Abbildung: Xenial-Formular Statusbericht

Die Statusbericht-Vorlage umfasst vier Reiter:

• Status zum Projekt → Pflichtfeld!
• Steckbrief
• Anpassung des Steckbriefs
• Zusammenfassung

Welche Informationen gebe ich im Statusbericht an?

Der Statusbericht dient dazu auf einen Blick die wesentlichen Informationen über den Projektstatus zu erfassen. Die Devise ist daher: Halten Sie sich kurz!

• Erreichte Meilensteine / Erfolgsmeldungen (Pflichtfeld!): Teilen Sie uns, was Sie im Berichtszeitraum im Projekt erreicht haben. Neben erreichten Meilensteine können Sie auch weitere Erfolge benennen. Sie können zum Beispiel angeben, wenn Meilensteine früher erreicht wurden, positive Nebeneffekte beobachtet werden können, ein Dienstleister besonders gut arbeitet, die Gremien Ihrem Vorgehen zugestimmt haben etc.
• Berichtsbedarf: Hierunter verstehen wir beispielsweise. Gründe, die dazu führen, dass ein Projekt in Verzug gerät, mehr Projektbudget benötigt oder den beauftragten Leistungsumfang kürzen muss. Beispiele: eine Personalressource fällt weg, eine Beschaffung verzögert sich, ein externer Dienstleister hält die vereinbarten Termine nicht, die Anforderungen sind in der beschriebenen Form nicht umsetzbar.
  • Geben Sie an, dass in Ihrem Projekt derartige Probleme bestehen, werden von Ihnen Angaben auf den Reitern 2 und 3 der Vorlage erwartet. Auf Reiter 2 können Sie die Kritikalität und den Problembereich angeben. Auf Reiter 3 müssen Sie (Pflichtfeld!) eine kurze Problembeschreibung und die durchzuführenden Lösungsmaßnahmen angeben. 1-2 Sätze sind hier in der Regel ausreichend. Andernfalls können Sie hier auch auf ein separates Dokument verweisen.
• Abschließend müssen Sie auf Reiter 2 angeben ob der Steckbrief angepasst wurde. Falls ja, werden Angaben auf Reiter 3 erwartet. Diese Angabe ist wichtig, da bei geändertem Steckbrief eine neuerliche Genehmigung des Projektes durch das Dezernat Finanzen und den Kanzler notwendig werden kann.

Abschließend klicken Sie auf Erstellen. Der Statusbericht wird nun in Ihrer Projektakte unter dem Teilvorgang Steuerungsdokumente als bearbeitbares Word-Dokument abgelegt.

Über einen kompletten Projekt-Lifecycle werden mehrere Statusberichte entstehen. Für die Übersichtlichkeit in Ihrer Projektakte - für Sie und für das Projektbüro - können Sie Ihren Statusberichten "sprechende Namen" geben, bspw. "Q1 2024".

Möchten Sie im Nachgang noch Anpassungen vornehmen, können Sie den Statusbericht bearbeiten. Orientieren Sie sich hierbei an der Anleitung Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.