PDF zusammenführen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen
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[[ | {{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]]<!--[[category:Export]]-->{{AnleitungAbsatz | ||
|Diese Anleitung behandelt den '''d.velop documents collector'''. Über die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' kann eine Sammelmappe aus den [[Dokumente|Dokumenten]] einer Suche oder einer bzw. mehrerer [[Akte]]n erstellt werden. | |||
}} | |||
== Aufbau des pdf-Exports == | |||
{{AnleitungAbsatz | |||
|Der '''pdf-Export''' beginnt mit einem Deckblatt mit Seitenzahl. Das Inhaltsverzeichnis listet alle [[Akte|Akten]], [[Vorgang|Vorgänge]] und Dokumente. Die Zugehörigkeit der einzelnen Dokumente und Vorgänge zu einer Akte wird durch den Einzug im Inhaltsverzeichnis hervorgehoben. Durch einen Klick auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis kann zu der betreffenden Stelle im '''pdf-Export''' gesprungen werden. Akten und Vorgänge werden jeweils durch ein Trennblatt gekennzeichnet. | |||
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<div class="absatz screenshotrahmen" style="max-width: 20em"> | |||
;Schematischer Aufbau des PDF-Exports | |||
*Deckblatt | |||
*Inhaltsverzeichnis | |||
*Akte (Trennblatt) | |||
**Vorgang (Trennblatt) | |||
***Dokumente im Vorgang | |||
**Dokumente in Akte | |||
*weitere Dokumente | |||
</div> | |||
== | == PDF zusammenführen starten == | ||
{{AnleitungScreenshotGroß|PDF auswaehlen.png|Im oberen Menü ist die Schaltfläche PDF zusammenführen durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | |||
|Der '''pdf-Export''' kann innerhalb eines Vorgangs oder aus einer Dokumentensuche heraus durch einen Klick auf die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' gestartet werden sobald mindestens ein Vorgang oder ein Dokument ausgewählt wurde. | |||
}} | |||
== | == Vorauswahl von Akten und Dokumenten == | ||
{{AnleitungScreenshotGroß|PDF Auswahl Akten.png|Im DMS zeigt eine Suche mehrere Akten. Zwei sind ausgewählt. Die anderen nicht. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor. | |||
|Bevor der '''pdf-Export''' gestartet wurde kann auf Ebene der angezeigten Akten, Vorgänge und Dokumente eine Vorauswahl getroffen werden. Dokumente innerhalb von Akten und Vorgängen der angezeigten Vorauswahl können hier noch nicht ausgewählt werden. Diese Auswahl kann im nächsten Schritt noch verfeinert werden. | |||
}} | |||
{{Verweis | |||
|Die Funktion '''Gruppieren''' kann genutzt werden, um die Vorauswahl zu strukturieren. Sie hat keinen Einfluss auf die spätere Reihenfolge im '''pdf-Export'''. Diese wird erst im nächsten Schritt festgelegt. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte#Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren|Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]]. | |||
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{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Vorauswahl bestätigen.png|Die Kopfzeile des PDF-Exports zeigt, dass zwei Elemente ausgewählt wurden. Die Schaltfläche rechts zum Start des Exports ist durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | |||
|Die Vorauswahl wird über einen Klick auf die Schaltfläche '''PDF zusammenführen''' bestätigt. An dieser Stelle wird noch kein '''pdf-Export''' erzeugt. | |||
}} | |||
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== | == Auswahl von Akten und Dokumenten == | ||
{{AnleitungScreenshotGroß|PDF Feinauswahl.png|Gezeigt wird eine Liste von Vorgängen. Der unterste Vorgang ist ausgeklappt. Die Liste der Dokumente in diesem Vorgang ist durch eine vergrößerten Einzug gekennzeichnet. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor und die Schaltfläche zum Ausklappen des Vorgangs hervor. | |||
|In dieser Ansicht werden alle Akten, Vorgänge und Dokumente aus der Vorauswahl angezeigt. Zu Beginn sind alle Einträge vorausgewählt. Einzelne Dokumente oder ganze Akten und Vorgänge können wieder aus dem '''pdf-Export''' entfernt werden und der '''pdf-Export''' so feiner gestaltet werden. Um die Vorgänge bzw. Dokumente innerhalb einer Akte anzeigen zu lassen, klicken Sie zuerst auf den '''kleinen Pfeil''' vor der Akte bzw. dem Vorgang. Der Inhalt wird jetzt ausgeklappt dargestellt. Durch einen Klick auf '''den Haken vor einem Dokument''' kann dieses jetzt aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden. Auf die gleiche Weise können auch ganze Akten oder Vorgänge aus dem '''pdf-Export''' ausgeschlossen werden. | |||
}} | |||
{{AnleitungScreenshot|PDF Suche.png|Im Suchfenster wurde das Stichwort Bericht eingegeben. Das Suchergebnis zeigt verschiedene Agenden. Das Suchwort wird durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | |||
|Um bestimmte Dokumente innerhalb der Vorauswahl zu suchen kann ein Stichwort in die Suchzeile eingegeben und mit Enter bestätigt werden. Die Liste wird auf die zutreffenden Dokumente reduziert, um eine An- bzw. Abwahl dieser Dokumente zu vereinfachen. Die Einstellungen von jetzt nicht mehr gezeigten Dokumenten bleibt erhalten. Die Auswahl wird durch die Suche selbst nicht verändert. | |||
}} | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|PDF exportieren.png|Das Bild zeigt den gestarteten pdf-Export. Am unteren Rand ist in der Mitte die Schaltfläche Exportieren mit einer roten Umrandung hervorgehoben. | |||
|Nachdem die Dokumente ausgewählt und ggf. sortiert wurden, kann über die Schaltfläche '''Exportieren''' der tatsächliche '''pdf-Export''' angestoßen werden. Im Hintergrund wird der '''pdf-Export''' zusammengestellt. Anschließend erhalten Sie aus dem System eine E-Mail mit einem Link zum '''pdf-Export'''. | |||
}} | |||
=== Optional: Sortierung innerhalb des Exports === | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Reihenfolge ändern.png|Das Bild zeigt, wie mit einer Drag and Drop-Funktion eine Akte verschoben wird. Der Vorgang ist grau markiert und schwebt über der Position, der er abgelegt werden soll. | |||
|Die Reihenfolge der Akten, Vorgänge und einzelner Dokumente kann durch Anklicken und Halten an die gewünschte Position verschoben werden. Die Reihenfolge der Akten kann beliebig geändert werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann nur innerhalb ihrer Akte angepasst werden. Dokumente können ebenfalls beliebig innerhalb der Akte verschoben werden. Sie können dabei auch in einen anderen Vorgang derselben Akte oder in die Akte selbst verschoben werden. Ein Verschieben in eine andere Akte ist nicht möglich. | |||
}} | |||
=== Optional: Notizen und Dokumenteigenschaften === | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|PDF Eigenschaften.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der linken unteren Bildschirmhälfte werden die Eigenschaften des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | |||
|Wenn ein Dokument ausgewählt wird, werden dessen Eigenschaften im unteren Fenster angezeigt. Sie können die Eigenschaften ein- sowie ausklappen. | |||
}} | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|PDF Notizen.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten unteren Bildschirmhälfte werden die Notizen des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | |||
|Die Funktion einem Dokument beigefügte Notizen in den '''pdf-Export''' zu übernehmen ist nicht aktiviert. Die Notizen werden hier aufgeführt, aber nicht mit in den '''pdf-Export''' übernommen, wenn das Häkchen an einer Notiz gesetzt ist. Sie können die Notizen ein- sowie ausklappen. | |||
}} | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|PDF alle Notizen.png|An der rechten Bildschirmhälfte befindet sich die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen. Sie wird eine rote Umrandung hervorgehoben. | |||
|Durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Alle Notizen anzeigen''' öffnet sich eine Übersicht der Notizen in einem separaten Fenster. | |||
}} | |||
=== Optional: An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments === | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|PDF Dokument klicken.png|Der Titel eines Dokumentes ist rot umrandet, um zu zeigen, wo geklickt werden muss. | |||
|Über einen Klick auf ein Dokument kann eine Vorschau des jeweiligen Dokuments aufgerufen werden. | |||
}} | |||
{{AnleitungScreenshot|PDF einzelne Auswahl.png|Die Vorschau zeigt ein zweiseitiges Dokument. Die Häkchen zur Auswahl an jeder einzelnen Seite sind durch einen roten Kasten hervorgehoben. | |||
|Einzelne Seiten werden über das Häkchen an- bzw. abgewählt. | |||
}} | |||
=== | === Optional: PDF-Dokument bearbeiten === | ||
< | {{AnleitungScreenshotGroß|PDF bearbeiten.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. Das Mehrfachfeld oberhalb des Dokuments ist ausgeklaappt und rot umrandet. | ||
|Wenn Sie ein Dokument über einen Klick aufgerufen haben, können Sie es noch in begrenzter Form vor dem Export bearbeiten. Klicken Sie dafür auf den kleinen Pfeil im Feld '''Ansicht'''. Es klappt ein Menü auf, welches Ihnen neben der '''Ansicht''' auch '''Kommentieren''', '''Formen''', '''Schwärzen''' und '''Einfügen''' anbietet. | |||
}} | |||
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=== Optional: Vorlage speichern === | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|PDF Vorlage.png|Der Button für das Speichern einer Vorlage ist im Hintergrund rot umrandet und mit einer eins beziffert. Im Vordergrund ist das Fenster für die Vorlage zur Bennenung und zur Speicherung rot umrandet und mit einer zwei beziffert. | |||
|Mit einem Klick auf '''Vorlage speichern'''(1) können Sie Ihre Auswahl abspeichern, um diese später ggf. in derselben Form noch einmal schneller aufrufen zu können. Im Vordergrung erscheint ein kleines Fenster (2). Dort können Sie der Vorlage einen Namen geben und diese abspeichern. Aus dem Button '''Vorlage speichern''' wird '''Vorlage verwalten'''. Auf diesem Weg können Sie eine Kopie der Vorlage erstellen oder auch wieder löschen. | |||
}} | |||
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== pdf-Export herunterladen == | |||
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Mail Link zum PDF-Export.png|Das Bild zeigt eine Systemmail mit dem Text: Das von Ihnen zusammengeführte PDF ist zum Download bereit. Sie können dieses über den folgenden Link herunterladen. Freundliche Grüße. Ihre d.velop AG. Das Wort Link ist mit einer roten Umrandung versehen. | |||
|Nachdem der '''pdf-Export''' in Auftrag gegeben wurde, erhalten Sie nach kurzer Zeit eine Mail mit einem '''Link''' zur Downloadseite Ihres '''pdf-Exports'''. Dort kann mit einem Klick auf '''Herunterladen''' der '''pdf-Export''' lokal gespeichert werden. | |||
}} | |||
{{AnleitungScreenshot|PdfCollector PDF-Export herunterladen.png|Das Bild zeigt eine Person, die einen Papierflieger wirft. Darunter befindet sich der Texthinweis: Ihre Dateien stehen zum Herunterladen bereit. Am unteren Rand befindet sich die Schaltfläche Herunterladen. Sie ist durch einen roten Rahmen hervorgehoben. | |||
|Mit einem Klick auf '''Herunterladen''' wird der '''pdf-Export''' gespeichert. Der Link steht für 24 Stunden zur Verfügung. Danach kann der '''pdf-Export''' nicht erneut heruntergeladen werden. | |||
}} |
Aktuelle Version vom 21. Oktober 2024, 14:41 Uhr
Aufbau des pdf-Exports
- Schematischer Aufbau des PDF-Exports
- Deckblatt
- Inhaltsverzeichnis
- Akte (Trennblatt)
- Vorgang (Trennblatt)
- Dokumente im Vorgang
- Dokumente in Akte
- Vorgang (Trennblatt)
- weitere Dokumente
PDF zusammenführen starten
Vorauswahl von Akten und Dokumenten
Auswahl von Akten und Dokumenten
Optional: Sortierung innerhalb des Exports
Optional: Notizen und Dokumenteigenschaften
Optional: An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments
Optional: PDF-Dokument bearbeiten