Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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{{Seite im Aufbau}}[[Kategorie:Anleitung]][[Kategorie:Basisanleitungen]][[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]{{AnleitungAbsatz
{{Anleitung}}[[Kategorie:Basisanleitungen]][[category:Aufgaben und Abläufe]]<!--[[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]-->
|In Ihrem Arbeitsalltag arbeiten Sie mit anderen Menschen zusammen. In DMS/eAkte erfolgt diese Zusammenarbeit digital. Eine Form der digitalen Zusammenarbeit besteht im Erteilen und Erledigen von Aufgaben.  
In Ihrem Arbeitsalltag arbeiten Sie mit anderen Menschen zusammen, beispielsweise durch "bitte Rücksprache" oder "bitte Antwortschreiben erstellen". In DMS/eAkte erfolgt diese Zusammenarbeit digital mit Hilfe von Aufgaben.  


Aufgaben können anhand von [[Dokumente]]n und [[Vorgang|Vorgängen]] erteilt werden. Diese Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Im Folgenden wird aus Gründen der Lesbarkeit jedoch nur von Einzelpersonen ausgegangen.
Aufgaben können anhand von [[Dokumente]]n und [[Akte|Akten]] erteilt werden. Diese Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Im Folgenden wird aus Gründen der Lesbarkeit jedoch nur von Einzelpersonen ausgegangen.
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==Aufgaben erstellen==
==Aufgaben erstellen==


{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe_zum_Dokument_erstellen.png|Es wird die Schaltfläche Aufgabe zum Dokument erstellen.
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe erstellen neues Icon.JPG|Die Schaltfläche Aufgabe zum Dokument erstellen. Ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte und ein Plus-Zeichen rechts unten.
|Wenn Sie ein Dokument oder einen Vorgang geöffnet haben und dazu eine Aufgabe erstellen möchten, aktivieren Sie im Menüband am rechten Bildschirmrand die Funktion '''Aufgabe zum Dokument erstellen'''.
|Wenn Sie ein Dokument oder eine Akte geöffnet haben und dazu eine Aufgabe erstellen möchten, aktivieren Sie im Menüband am rechten Bildschirmrand die Funktion '''Aufgabe zum Dokument erstellen'''. Das Symbol ist ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte und einem Plus-Zeichen rechts unten.
 
}}
{{AnleitungAbsatz|
Befinden Sie sich in der Tabellenansicht, finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü '''Weitere Aktionen''' der jeweiligen Akte oder des jeweiligen Dokuments.


Mit Betätigung verschiebt sich das Fenster nach links und öffnet eine neue Anzeige mit den Feldern '''Verfügung''' und '''Empfänger'''.
Außerdem werden die Funktionen '''Erweiterte Eigenschaften anzeigen''', '''Abbrechen''' und '''Aufgabe erstellen''' angeboten.
}}
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Schnelleinstieg_Weitere_Informationen.png|Es wird die Schaltfläche Weitere Aktionen gezeigt.
{{Definitionsliste|
|Werden Ihnen die Vorgänge oder Dokumente in der Tabellenansicht gezeigt, finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü '''Weitere Aktionen'''.
{{DefPunkt|Betreff
 
|Der Betreff der Aufgabe ist mit dem Namen der Akte oder des Dokumentes vorbelegt. Sie können diesen Betreff aber auch ergänzen oder ändern.  
 
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
{{DefPunkt|Empfänger
|Mit Betätigung verschiebt sich das Fenster nach links und öffnet eine neue Anzeige mit den Feldern '''Verfügung''' und '''Empfänger'''.
|Unter Empfänger wählen Sie die Person aus, die die Aufgabe erledigen soll. Nachdem Sie mindestens drei Buchstaben des Namens eingegeben haben, werden Ihnen mögliche Empfänger*innen angezeigt. Mit Anklicken wählen Sie die entsprechende Person aus.
Außerdem werden die Funktionen '''Erweiterte Eigenschaften anzeigen''', '''Abbrechen''' und '''Aufgabe erstellen''' angeboten.
 
Der Betreff der Aufgabe ist mit dem Namen des Vorganges oder des Dokumentes vorbelegt. Sie können diesen Betreff aber auch ergänzen oder ändern.  


Unter Empfänger wählen Sie die Person aus, die die Aufgabe erledigen soll.
Nachdem Sie mindestens drei Buchstaben des Namens eingegeben haben, werden Ihnen mögliche Empfänger*innen angezeigt.
Mit Anklicken wählen Sie die entsprechende Person aus.
Sie können an dieser Stelle auch mehrere Personen auswählen. Diese erhalten dann die Aufgabe gleichzeitig.
Sie können an dieser Stelle auch mehrere Personen auswählen. Diese erhalten dann die Aufgabe gleichzeitig.
 
}}
Wählen Sie '''Erweiterte Eigenschaften anzeigen''', können Sie eine '''Beschreibung''' und einen '''Kontext''' angeben, also der ausgewählten Person weitere Informationen zum Sachverhalt mitgeben.  
{{DefPunkt|Erweiterte Eigenschaften
 
|Wählen Sie '''Erweiterte Eigenschaften anzeigen''', können Sie eine '''Beschreibung''' und einen '''Kontext''' angeben, also der ausgewählten Person weitere Informationen zum Sachverhalt mitgeben.  
Auch die Priorität lässt sich einstellen. Die Grundeinstellung ist '''Standard''', also mittlere Priorität. Sie können diese auf '''Hoch''' oder '''Niedrig''' setzen.
}}
 
}}
Sie können weiterhin ein Datum und eine Uhrzeit minutengenau einstellen, wann die Aufgabe fällig ist. Außerdem können Sie festlegen, ob und wann die Person eine Erinnerung erhalten soll.  
{{AnleitungScreenshot|Aufgabe erstellen Betreff.png|Obere Hälfte des Menüs Aufgabe erstellen. Gezeigt werden die Felder Betreff, Empfänger (ausgewählt ist ein Testuser), die Schaltfläche Erweiterte Eigenschaften verbergen, die Beschreibung und das Feld Kontext.
 
}}
Darunter haben Sie noch festlegen, ob Benachrichtigungen erfolgen sollen. Wählen Sie '''Benachrichtigen, wenn die Aufgabe erledigt wurde''', erhalten Sie eine E-Mail in Ihr Outlook-Postfach, wenn die  Aufgabe erledigt wurde.  
{{Definitionsliste|
 
{{DefPunkt|Priorität
Wählen Sie '''Benachrichtigen, wenn die Fälligkeit überschritten wurde''', erhalten sowohl Sie als auch die Person, die die Aufgabe bearbeiten soll, eine E-Mail ins Outlook-Postfach, wenn die Frist überschritten wurde.
|Auch die Priorität lässt sich einstellen. Die Grundeinstellung ist '''Standard''', also mittlere Priorität. Sie können diese auf '''Hoch''' oder '''Niedrig''' setzen.
 
}}
Mit '''Aufgabe erstellen''' wird die Aufgabe gespeichert und der ausgewählten Person übergeben.
{{DefPunkt|Fällig
|Sie können weiterhin ein Datum und eine Uhrzeit minutengenau einstellen, wann die Aufgabe fällig ist.
}}
{{DefPunkt|Erinnerung
|Wenn Sie eine Fälligkeit festgelegt haben, können Sie außerdem bestimmen, dass die Person, die die Aufgabe erledigen soll, eine Erinnerung erhält. Darunter können Sie noch festlegen, ob Benachrichtigungen erfolgen sollen.
}}
{{DefPunkt|Benachrichtigungen
|Wählen Sie '''Benachrichtigen, wenn die Aufgabe erledigt wurde''', erhalten Sie eine E-Mail in Ihr Outlook-Postfach, wenn die  Aufgabe erledigt wurde. Wenn Sie '''Benachrichtigen, wenn die Fälligkeit überschritten wurde''' wählen, erhalten sowohl Sie als auch die Person, die die Aufgabe bearbeiten soll, eine E-Mail ins Outlook-Postfach, sobald die Frist überschritten wurde.
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Aufgabe erstellen Erweiterte Eigenschaften.png|Die untere Hälfte des Menüs Aufgabe Erstellen; es werden die erweiterten Eigenschaften angezeigt. Die Priorität wurde auf Standard gesetzt, es wurde keine Uhrzeit für eine Fälligkeit bzw. eine Erinnerung eingestellt. Die Benachrichtigungen wenn Aufgabe erledigt und wenn Fälligkeit überschritten wurden nicht ausgewählt.
|Mit '''Aufgabe erstellen''' wird die Aufgabe gespeichert und der ausgewählten Person übergeben.
}}
{{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgaben.png|Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.
|Sie können Aufgaben auch ohne Bezug auf ein Dokument oder eine Akte erstellen, in dem Sie auf das Widget Aufgaben klicken.
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Neue Aufgabe erstellen.png|Die Schaltfläche Eine neue Aufgabe erstellen. Ein Plus
|Dort finden Sie im linken Menüband die Schaltfläche '''+ Neue Aufgabe'''. Wenn Sie so vorgehen, sollten Sie aber von den '''Erweiterten Eigenschaften''' Gebrauch machen, damit die Personen, die die Aufgabe erledigen sollen, entsprechende Informationen dazu erhalten.
}}
}}


==Erstellte Aufgaben anzeigen ==
== Erstellte Aufgaben anzeigen ==
 
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgaben_zum_Dokument_anzeigen.png|Es wird die Schaltfläche Aufgaben zum Dokument anzeigen gezeigt.
|Haben Sie den Vorgang oder das Dokument geöffnet, können Sie sich die '''Aufgaben zum Dokument anzeigen''' lassen. Die entsprechende Schaltfläche wird im rechten Menüband angeboten.
 
 
}}
{{AnleitungAbsatz
|In der Tabellenansicht finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü '''Weitere Funktionen'''.


{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe zum Dokument erstellen.png|Es wird die Schaltfläche Aufgaben zum Dokument anzeigen gezeigt.
|Haben Sie die Akte oder das Dokument geöffnet, können Sie sich die '''Aufgaben zum Dokument anzeigen''' lassen. Die entsprechende Schaltfläche wird im rechten Menüband angeboten. In der Tabellenansicht finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü '''Weitere Funktionen'''.
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgaben.png|Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.
{{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgaben.png|Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.
|Sie können sich alle Aufgaben, die Sie erteilt haben, anzeigen lassen, wenn Sie auf dem Dashboard das Widget '''Aufgaben''' auswählen.
|Sie können sich alle Aufgaben, die Sie erteilt haben, anzeigen lassen, wenn Sie auf dem Dashboard das Widget '''Aufgaben''' auswählen.
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Meine_erstellten_Aufgaben.png|Es wird das Aufklappmenü Meine erstellten Aufgaben gezeigt.
{{AnleitungScreenshot|Aufgabenuebersicht.png|Es wird das Aufklappmenü Meine erstellten Aufgaben gezeigt.
|Rufen Sie dazu unter dem Aufklappmenü '''Meine erstellten Aufgaben''' auf.  
|Die Liste Ihrer Aufgaben ist in mehrere Gruppen aufgeteilt, die sich durch das Aufklappmenü rechts oben aufrufen lassen:
# Meine Aufgaben
# An mich gesendet
# An mich und andere gesendet
# Meine erstellten Aufgaben
# Meine weitergeleiteten Aufgaben
# Meine erledigten Aufgaben
Rufen Sie über das Aufklappmenü '''Meine erstellten Aufgaben''' auf.  
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
{{AnleitungAbsatz
|Ihnen wird dann eine Übersicht aller Aufgaben angezeigt, die Sie erteilt haben.  
|Ihnen wird dann eine Übersicht aller Aufgaben angezeigt, die Sie erteilt haben. Hier erhalten Sie unter anderem Informationen zum Status und zur Fälligkeit. Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie weitere Details finden.
Hier erhalten Sie unter anderem Informationen zum Status und zur Fälligkeit.
Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie weitere Details finden.
 
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Eine_neue_Aufgabe_erstellen.png|Es wird die Schaltfläche Eine neue Aufgabe erstellen gezeigt.
|In dieser Übersicht finden Sie im rechten Menüband die Schaltfläche '''Eine neue Aufgabe erstellen'''. Damit können Sie Aufgaben ohne einen Bezug zu einem Vorgang oder Dokument erstellen. In diesem Falle sollten Sie aber von den '''Erweiterten Eigenschaften''' Gebrauch machen, damit die Person, die diese Aufgabe dann erledigen soll, entsprechende Informationen dazu erhält.
}}
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|Wenn Sie durch Betätigen des Widgets in den Aufgabenbereich wechseln, erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Aufgaben. Neue Aufgaben werden in fett dargestellt.
|Wenn Sie durch Betätigen des Widgets in den Aufgabenbereich wechseln, erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Aufgaben. Neue Aufgaben werden in fett dargestellt.


Mit dem Aufklappmenü '''Meine Aufgaben''' können Sie die Ansicht einschränken.
Mit dem Aufklappmenü auf der linken Seite können Sie die Ansicht einschränken:
# Meine Aufgaben
# An mich gesendet
# An mich und andere gesendet
# Meine erstellten Aufgaben
# Meine weitergeleiteten Aufgaben
# Meine erledigten Aufgaben
Klicken Sie auf eine Aufgabe, öffnet sich ein neues Fenster mit Details zu dieser Aufgabe.


Klicken Sie auf eine Aufgabe, öffnet sich ein neues Fenster mit Details zu dieser Aufgabe.
'''Weiterleiten'''
 
Außerdem finden Sie am rechten Bildschirmrand ein Menüband mit weiteren Funktionen.
}}
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Weiterleiten.png|Es wird die Schaltfläche Weiterleiten gezeigt.
{{AnleitungScreenshotImText|AufgabeWeiterleiten.png|Es wird die Schaltfläche Weiterleiten gezeigt.
|Sie können die Aufgabe an andere Personen '''Weiterleiten'''. Im folgenden Menü können Sie eine oder mehrere Personen auswählen, die die Aufgabe erledigen sollen. Mit Bestätigung wird das Fenster geschlossen, die Aufgabe aus Ihrer Übersicht entfernt und der zuständigen Person übergeben.
|Sie können die Aufgabe an andere Personen '''Weiterleiten'''. Im folgenden Menü können Sie eine oder mehrere Personen auswählen, die die Aufgabe erledigen sollen. Mit Bestätigung wird das Fenster geschlossen, die Aufgabe aus Ihrer Übersicht entfernt und der zuständigen Person übergeben.
}}
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Erledigen.png|Es wird die Schaltfläche Erledigen gezeigt.
{{AnleitungAbsatz|
'''Erledigen'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe erledigen.png|Es wird die Schaltfläche Erledigen gezeigt.
|Durch Betätigen von '''Erledigen''' endet die Aufgabe für Sie, die Ansicht wird geschlossen und die Aufgabe aus der Übersicht entfernt.
|Durch Betätigen von '''Erledigen''' endet die Aufgabe für Sie, die Ansicht wird geschlossen und die Aufgabe aus der Übersicht entfernt.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Anhang'''
}}
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Anhang.png|Es wird die Schaltfläche Anhang gezeigt.
{{AnleitungScreenshotImText|Anhang.png|Es wird die Schaltfläche Anhang gezeigt.
|Mit '''Anhang''' öffnet sich ein weiteres Fenster und Ihnen wird der Vorgang oder das Dokument angezeigt, worauf sich die Aufgabe bezieht.
|Mit '''Anhang''' öffnet sich ein weiteres Fenster und Ihnen wird die Akte oder das Dokument angezeigt, worauf sich die Aufgabe bezieht.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Aufgabe als ungelesen markieren'''
}}
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Als_ungelesen_markieren.png|Es wird die Schaltfläche Als ungelesen markieren gezeigt.
{{AnleitungScreenshotImText|Als_ungelesen_markieren.png|Es wird die Schaltfläche Aufgabe als ungelesen markieren gezeigt.
|Mit '''Als ungelesen markieren''' wird die Aufgabe in der Übersicht wieder fett dargestellt.
|Mit '''Aufgabe als ungelesen markieren''' wird die Aufgabe in der Übersicht wieder fett dargestellt.
}}
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Übernehmen.png|Es wird die Schaltfläche Übernehmen gezeigt.
{{AnleitungAbsatz|
'''Aufgabe als gelesen markieren'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe gelesen.png|Es wird die Schaltfläche Aufgabe als gelesen markieren gezeigt.
|Mit '''Aufgabe als gelesen markieren''' wird die Aufgabe in der Übersicht nicht mehr fett dargestellt.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Übernehmen'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe uebernehmen.png|Es wird die Schaltfläche Übernehmen gezeigt.
|Ist dieselbe Aufgabe nicht nur Ihnen, sondern auch weiteren Personen zugewiesen, können Sie die Bearbeitung durch '''Übernehmen''' an sich ziehen. Für die anderen Personen ist die Bearbeitung gesperrt, die Aufgabe wird bei Ihnen nicht am Widget angezeigt. Die anderen Personen können Ihnen die Bearbeitung aber auch wieder entziehen.
|Ist dieselbe Aufgabe nicht nur Ihnen, sondern auch weiteren Personen zugewiesen, können Sie die Bearbeitung durch '''Übernehmen''' an sich ziehen. Für die anderen Personen ist die Bearbeitung gesperrt, die Aufgabe wird bei Ihnen nicht am Widget angezeigt. Die anderen Personen können Ihnen die Bearbeitung aber auch wieder entziehen.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Zurückgeben'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe zurueckgeben.png|Es wird die Schaltfläche Zurückgeben gezeigt.
|Durch '''Zurückgeben''' können Sie diese Übernahme wieder rückgängig machen.
}}


==Menüband==
{{AnleitungScreenshot|Aufgaben Menueleiste.png|Es wird das Menüband auf der rechten Seite gezeigt.
|In dem Menüband rechts oberhalb Ihrer Aufgaben können Sie noch einige weitere Aktionen ausführen. Von links nach rechts finden Sie dort die Möglichkeit Ihre Aufgaben zu durchsuchen, zwischen Tabellen- und Listenansicht zu wechseln und auf die Aufgabenvorschau umzuschalten. Zudem können Sie sich über das '''Zahnrad-Symbol''' Aufgaben anzeigen lassen, die von anderen Empängern bearbeitet werden; Sie können die Dokumenteigenschaften aufrufen und die aktuelle Ansicht zurücksetzen.
}}
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Zurückgeben.png|Es wird die Schaltfläche Zurückgeben gezeigt.
{{AnleitungAbsatz|
|Durch '''Zurückgeben''' können Sie diese Übernahme wieder rückgängig machen.
'''Spalten gruppieren'''
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Aufgaben Gruppierung.png|Es wird die Spalte für Gruppierungen angezeigt.
|Sie können Ihre Aufgaben gruppieren, indem Sie den gewünschten Punkt in die graue Spalte zwischen den Aufgaben und dem Menüband ziehen.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Gruppierung von Spalten finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}
 
{{AnleitungAbsatz|
'''Weiteres Menüband'''
}}
{{AnleitungScreenshot|Aufgaben klicken.png|Es werden die geklickten Aufgaben angezeigt. Obberhalb wird ein weiteres Menüband links angezeigt.
|Wenn Sie mindestens eine Ihrer Aufgaben auswählen, erscheint ein weiteres Menüband links oberhalb Ihrer Aufgaben. Dort könnnen Sie eine Aufgabe übernehmen, zurückgeben, weiterleiten, erledigen, als gelesen oder ungelesen markieren, ohne, dass Sie in die jeweilige Aufgabe springen müssen. Beachten Sie bitte, dass Sie auf diesem Wege allerdings keine Details der Aufgabe angezeigt bekommen.
}}
 
==Ausstehende Aufgaben==
 
{{AnleitungScreenshot|Aufgaben neues Widget.png|Es wird die Schaltfläche Widget Aufgaben ausstehend gezeigt.
|Mit dem Widget '''Aufgaben - Erledigen von ausstehenden Aufgaben''' können Sie sich auf Ihrer Startseite in einer Listenform anzeigen lassen, welche Aufgaben neu sind bzw. noch nicht von Ihnen bearbeitet wurden. Damit können Sie direkt in eine Aufgabe springen. Zudem können Sie mit einem Klick auf das Symbol '''Aufgaben Erstellen''' am Ende der Liste auch von diesem Widget aus eine Aufgabe erzeugen.
}}
}}

Aktuelle Version vom 21. Oktober 2024, 11:32 Uhr

Menü

In Ihrem Arbeitsalltag arbeiten Sie mit anderen Menschen zusammen, beispielsweise durch "bitte Rücksprache" oder "bitte Antwortschreiben erstellen". In DMS/eAkte erfolgt diese Zusammenarbeit digital mit Hilfe von Aufgaben.

Aufgaben können anhand von Dokumenten und Akten erteilt werden. Diese Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Im Folgenden wird aus Gründen der Lesbarkeit jedoch nur von Einzelpersonen ausgegangen.

Aufgaben erstellen

Die Schaltfläche Aufgabe zum Dokument erstellen. Ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte und ein Plus-Zeichen rechts unten.
Wenn Sie ein Dokument oder eine Akte geöffnet haben und dazu eine Aufgabe erstellen möchten, aktivieren Sie im Menüband am rechten Bildschirmrand die Funktion Aufgabe zum Dokument erstellen. Das Symbol ist ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte und einem Plus-Zeichen rechts unten.

Befinden Sie sich in der Tabellenansicht, finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü Weitere Aktionen der jeweiligen Akte oder des jeweiligen Dokuments.

Mit Betätigung verschiebt sich das Fenster nach links und öffnet eine neue Anzeige mit den Feldern Verfügung und Empfänger. Außerdem werden die Funktionen Erweiterte Eigenschaften anzeigen, Abbrechen und Aufgabe erstellen angeboten.

Betreff
Der Betreff der Aufgabe ist mit dem Namen der Akte oder des Dokumentes vorbelegt. Sie können diesen Betreff aber auch ergänzen oder ändern.
Empfänger
Unter Empfänger wählen Sie die Person aus, die die Aufgabe erledigen soll. Nachdem Sie mindestens drei Buchstaben des Namens eingegeben haben, werden Ihnen mögliche Empfänger*innen angezeigt. Mit Anklicken wählen Sie die entsprechende Person aus.

Sie können an dieser Stelle auch mehrere Personen auswählen. Diese erhalten dann die Aufgabe gleichzeitig.

Erweiterte Eigenschaften
Wählen Sie Erweiterte Eigenschaften anzeigen, können Sie eine Beschreibung und einen Kontext angeben, also der ausgewählten Person weitere Informationen zum Sachverhalt mitgeben.
Obere Hälfte des Menüs Aufgabe erstellen. Gezeigt werden die Felder Betreff, Empfänger (ausgewählt ist ein Testuser), die Schaltfläche Erweiterte Eigenschaften verbergen, die Beschreibung und das Feld Kontext.
Priorität
Auch die Priorität lässt sich einstellen. Die Grundeinstellung ist Standard, also mittlere Priorität. Sie können diese auf Hoch oder Niedrig setzen.
Fällig
Sie können weiterhin ein Datum und eine Uhrzeit minutengenau einstellen, wann die Aufgabe fällig ist.
Erinnerung
Wenn Sie eine Fälligkeit festgelegt haben, können Sie außerdem bestimmen, dass die Person, die die Aufgabe erledigen soll, eine Erinnerung erhält. Darunter können Sie noch festlegen, ob Benachrichtigungen erfolgen sollen.
Benachrichtigungen
Wählen Sie Benachrichtigen, wenn die Aufgabe erledigt wurde, erhalten Sie eine E-Mail in Ihr Outlook-Postfach, wenn die Aufgabe erledigt wurde. Wenn Sie Benachrichtigen, wenn die Fälligkeit überschritten wurde wählen, erhalten sowohl Sie als auch die Person, die die Aufgabe bearbeiten soll, eine E-Mail ins Outlook-Postfach, sobald die Frist überschritten wurde.

Mit Aufgabe erstellen wird die Aufgabe gespeichert und der ausgewählten Person übergeben.

Die untere Hälfte des Menüs Aufgabe Erstellen; es werden die erweiterten Eigenschaften angezeigt. Die Priorität wurde auf Standard gesetzt, es wurde keine Uhrzeit für eine Fälligkeit bzw. eine Erinnerung eingestellt. Die Benachrichtigungen wenn Aufgabe erledigt und wenn Fälligkeit überschritten wurden nicht ausgewählt.

Sie können Aufgaben auch ohne Bezug auf ein Dokument oder eine Akte erstellen, in dem Sie auf das Widget Aufgaben klicken.

Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.
Die Schaltfläche Eine neue Aufgabe erstellen. Ein Plus
Dort finden Sie im linken Menüband die Schaltfläche + Neue Aufgabe. Wenn Sie so vorgehen, sollten Sie aber von den Erweiterten Eigenschaften Gebrauch machen, damit die Personen, die die Aufgabe erledigen sollen, entsprechende Informationen dazu erhalten.

Erstellte Aufgaben anzeigen

Es wird die Schaltfläche Aufgaben zum Dokument anzeigen gezeigt.
Haben Sie die Akte oder das Dokument geöffnet, können Sie sich die Aufgaben zum Dokument anzeigen lassen. Die entsprechende Schaltfläche wird im rechten Menüband angeboten. In der Tabellenansicht finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü Weitere Funktionen.

Sie können sich alle Aufgaben, die Sie erteilt haben, anzeigen lassen, wenn Sie auf dem Dashboard das Widget Aufgaben auswählen.

Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.

Die Liste Ihrer Aufgaben ist in mehrere Gruppen aufgeteilt, die sich durch das Aufklappmenü rechts oben aufrufen lassen:

  1. Meine Aufgaben
  2. An mich gesendet
  3. An mich und andere gesendet
  4. Meine erstellten Aufgaben
  5. Meine weitergeleiteten Aufgaben
  6. Meine erledigten Aufgaben

Rufen Sie über das Aufklappmenü Meine erstellten Aufgaben auf.

Es wird das Aufklappmenü Meine erstellten Aufgaben gezeigt.

Ihnen wird dann eine Übersicht aller Aufgaben angezeigt, die Sie erteilt haben. Hier erhalten Sie unter anderem Informationen zum Status und zur Fälligkeit. Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie weitere Details finden.

Aufgaben erledigen

Wurde Ihnen eine Aufgabe übertragen, wird am Widget Aufgaben auf der Startseite zusätzlich eine Zahl in einem blauen Kreis angezeigt. Die Zahl entspricht der Anzahl Ihrer unerledigten Aufgaben und wird angezeigt, solange Sie noch Aufgaben haben.

Es wird die Schaltfläche Widget Aufgabe erhalten gezeigt.

Wenn Sie durch Betätigen des Widgets in den Aufgabenbereich wechseln, erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Aufgaben. Neue Aufgaben werden in fett dargestellt.

Mit dem Aufklappmenü auf der linken Seite können Sie die Ansicht einschränken:

  1. Meine Aufgaben
  2. An mich gesendet
  3. An mich und andere gesendet
  4. Meine erstellten Aufgaben
  5. Meine weitergeleiteten Aufgaben
  6. Meine erledigten Aufgaben

Klicken Sie auf eine Aufgabe, öffnet sich ein neues Fenster mit Details zu dieser Aufgabe.

Weiterleiten

Es wird die Schaltfläche Weiterleiten gezeigt.
Sie können die Aufgabe an andere Personen Weiterleiten. Im folgenden Menü können Sie eine oder mehrere Personen auswählen, die die Aufgabe erledigen sollen. Mit Bestätigung wird das Fenster geschlossen, die Aufgabe aus Ihrer Übersicht entfernt und der zuständigen Person übergeben.

Erledigen

Es wird die Schaltfläche Erledigen gezeigt.
Durch Betätigen von Erledigen endet die Aufgabe für Sie, die Ansicht wird geschlossen und die Aufgabe aus der Übersicht entfernt.

Anhang

Es wird die Schaltfläche Anhang gezeigt.
Mit Anhang öffnet sich ein weiteres Fenster und Ihnen wird die Akte oder das Dokument angezeigt, worauf sich die Aufgabe bezieht.

Aufgabe als ungelesen markieren

Es wird die Schaltfläche Aufgabe als ungelesen markieren gezeigt.
Mit Aufgabe als ungelesen markieren wird die Aufgabe in der Übersicht wieder fett dargestellt.

Aufgabe als gelesen markieren

Es wird die Schaltfläche Aufgabe als gelesen markieren gezeigt.
Mit Aufgabe als gelesen markieren wird die Aufgabe in der Übersicht nicht mehr fett dargestellt.

Übernehmen

Es wird die Schaltfläche Übernehmen gezeigt.
Ist dieselbe Aufgabe nicht nur Ihnen, sondern auch weiteren Personen zugewiesen, können Sie die Bearbeitung durch Übernehmen an sich ziehen. Für die anderen Personen ist die Bearbeitung gesperrt, die Aufgabe wird bei Ihnen nicht am Widget angezeigt. Die anderen Personen können Ihnen die Bearbeitung aber auch wieder entziehen.

Zurückgeben

Es wird die Schaltfläche Zurückgeben gezeigt.
Durch Zurückgeben können Sie diese Übernahme wieder rückgängig machen.

Menüband

In dem Menüband rechts oberhalb Ihrer Aufgaben können Sie noch einige weitere Aktionen ausführen. Von links nach rechts finden Sie dort die Möglichkeit Ihre Aufgaben zu durchsuchen, zwischen Tabellen- und Listenansicht zu wechseln und auf die Aufgabenvorschau umzuschalten. Zudem können Sie sich über das Zahnrad-Symbol Aufgaben anzeigen lassen, die von anderen Empängern bearbeitet werden; Sie können die Dokumenteigenschaften aufrufen und die aktuelle Ansicht zurücksetzen.

Es wird das Menüband auf der rechten Seite gezeigt.

Spalten gruppieren

Sie können Ihre Aufgaben gruppieren, indem Sie den gewünschten Punkt in die graue Spalte zwischen den Aufgaben und dem Menüband ziehen.

Es wird die Spalte für Gruppierungen angezeigt.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zur Gruppierung von Spalten finden Sie in der Anleitung Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte.

Weiteres Menüband

Wenn Sie mindestens eine Ihrer Aufgaben auswählen, erscheint ein weiteres Menüband links oberhalb Ihrer Aufgaben. Dort könnnen Sie eine Aufgabe übernehmen, zurückgeben, weiterleiten, erledigen, als gelesen oder ungelesen markieren, ohne, dass Sie in die jeweilige Aufgabe springen müssen. Beachten Sie bitte, dass Sie auf diesem Wege allerdings keine Details der Aufgabe angezeigt bekommen.

Es werden die geklickten Aufgaben angezeigt. Obberhalb wird ein weiteres Menüband links angezeigt.

Ausstehende Aufgaben

Mit dem Widget Aufgaben - Erledigen von ausstehenden Aufgaben können Sie sich auf Ihrer Startseite in einer Listenform anzeigen lassen, welche Aufgaben neu sind bzw. noch nicht von Ihnen bearbeitet wurden. Damit können Sie direkt in eine Aufgabe springen. Zudem können Sie mit einem Klick auf das Symbol Aufgaben Erstellen am Ende der Liste auch von diesem Widget aus eine Aufgabe erzeugen.

Es wird die Schaltfläche Widget Aufgaben ausstehend gezeigt.
Abgerufen von „https://wiki.uni-bielefeld.de/eakte/index.php?title=Aufgaben_erstellen_und_bearbeiten_in_DMS/eAkte&oldid=4005“