Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen
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{{Anleitung}}[[category:Versionierung]][[category:Basisanleitungen]][[category:Dokumente]]{{AnleitungAbsatz | {{Anleitung}}<!--[[category:Versionierung]]-->[[category:Basisanleitungen]][[category:Bearbeiten]]<!--[[category:Dokumente]]-->{{AnleitungAbsatz | ||
|Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte hat die Möglichkeit jedes [[Dokumente|Dokument]] einer [[Akte]] [[Revisionssicherheit|revisionssicher]] aufzubewahren. Der freigegebene Stand jeder Bearbeitung eines Dokuments wird vom System als einzelne Versionen gespeichert. Vorversionen jedes Dokuments sind auch nach Überschreibung weiter einsehbar. Es wird | |Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte hat die Möglichkeit jedes [[Dokumente|Dokument]] einer [[Akte]] [[Revisionssicherheit|revisionssicher]] aufzubewahren. Der freigegebene Stand jeder Bearbeitung eines Dokuments wird vom System als einzelne Versionen gespeichert. Vorversionen jedes Dokuments sind auch nach Überschreibung weiter einsehbar. Es wird mitprotokolliert von wem und wann die jeweiligen Bearbeitungen durchgeführt wurden. Außerdem kann zu jeder Bearbeitung ein Änderungstext mit kurzen Stichworten zum Inhalt der Änderung hinterlassen werden. | ||
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{{Verweis | {{Verweis | ||
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| '''[[Archivierung|Archiv]]''' || Dokumente im Status '''Archiv''' können weder inhaltlich noch in ihrem Status geändert werden. Es können mehrere Versionen eines Dokumentes in diesem Status existieren. | | '''[[Archivierung|Archiv]]''' || Dokumente im Status '''Archiv''' können weder inhaltlich noch in ihrem Status geändert werden. Es können mehrere Versionen eines Dokumentes in diesem Status existieren. | ||
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{{ | {{AnleitungScreenshotGroß|Versionierung Verschiedene Status.png|Im DMS/eAkte wurde eine Akte geöffnet. Die Wissensdokumente der Akte werden angezeigt. Die einzelnen Dokumente weisen verschiedene Status auf. Diese wurden von 1 bis sechs nummeriert. | ||
|Der Status in der Tabellenansicht in DMS/eAkte: | |Der Status in der Tabellenansicht in DMS/eAkte: | ||
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|Eine neue Version eines Dokumentes wird immer dann erzeugt, wenn ein geändertes Dokument in den Status '''Freigabe''' transferiert wird. Dann wird ein Byte-to-byte-Vergleich durchgeführt. Wenn der Vergleich einen Unterschied feststellt, wird eine neue Version protokolliert. In diesem Schritt kann der neuen Version ein Änderungstext mitgegeben werden, der die Änderungen am Dokument kurz zusammenfassen sollte. Die alte Version wird in den Status '''Archiv''' überführt. Über einen Klick auf ein Dokument können Sie sich dieses genauer anzeigen lassen. | |Eine neue Version eines Dokumentes wird immer dann erzeugt, wenn ein geändertes Dokument in den Status '''Freigabe''' transferiert wird. Dann wird ein Byte-to-byte-Vergleich durchgeführt. Wenn der Vergleich einen Unterschied feststellt, wird eine neue Version protokolliert. In diesem Schritt kann der neuen Version ein Änderungstext mitgegeben werden, der die Änderungen am Dokument kurz zusammenfassen sollte. Die alte Version wird in den Status '''Archiv''' überführt. Über einen Klick auf ein Dokument können Sie sich dieses genauer anzeigen lassen. | ||
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{{ | {{AnleitungScreenshotGroß|Versionierung Verschiedene Versionen.png|Die Kopfzeile des DMS/eAkte wird gezeigt. Der Reiter Versionen (3) ist ausgewählt. Es sind drei Versionen des ausgewählten Dokuments vorhanden. Die dritte Version ist im Status Bearbeitung. Die zweite Version ist im Status Freigabe. Die erste Version ist im Status Archiv. Die Namen der bearbeitenden Personen sind geschwärzt. | ||
|Unter dem Dokument befinden sich vier Reiter mit Informationen: '''Anzeige''', '''Eigenschaften''', '''Notizen''' und '''Versionen'''. Interessant ist an dieser Stelle der Reiter '''Versionen'''. | |Unter dem Dokument befinden sich vier Reiter mit Informationen: '''Anzeige''', '''Eigenschaften''', '''Notizen''' und '''Versionen'''. Interessant ist an dieser Stelle der Reiter '''Versionen'''. | ||
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'''Vorsicht''': Es sind keinerlei Veränderungen an dem Dokument mehr möglich. Insofern muss mit dieser Option achtsam umgegangen werden. | '''Vorsicht''': Es sind keinerlei Veränderungen an dem Dokument mehr möglich. Insofern muss mit dieser Option achtsam umgegangen werden. | ||
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{{ | {{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Versionierung Eigenschaften.png|Es werden die vier Reiter der Kopfzeile eines Dokuments in DMS/eAkte gezeigt. Anzeige, Eigenschaften, Notizen und Versionen. Eigenschaften ist ausgewählt. | ||
|Möchten Sie ein Dokument als finale Version markieren, wählen Sie nach Klick auf das Dokument im Menü den Reiter '''Eigenschaften''' aus. | |Möchten Sie ein Dokument als finale Version markieren, wählen Sie nach Klick auf das Dokument im Menü den Reiter '''Eigenschaften''' aus. | ||
}} | }} | ||
{{ | {{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Versionierung Finale Version.png|Das Metadatenfeld Finale Version wird bearbeitet. Es stehen zwei Werte zur Auswahl: Ja und Nein. | ||
|Dort klicken Sie auf das '''Stift'''-Symbol rechts oben, um die Eigenschaften zu bearbeiten. In dem erscheinenden Fenster setzen Sie das Metadatenfeld '''Finale Version''' von '''Nein''' auf '''Ja'''. | |Dort klicken Sie auf das '''Stift'''-Symbol rechts oben, um die Eigenschaften zu bearbeiten. In dem erscheinenden Fenster setzen Sie das Metadatenfeld '''Finale Version''' von '''Nein''' auf '''Ja'''. | ||
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Beispiel aus dem Bereich der internen Projekte: Die Dokumente, mittels derer die Projektergebnisse nachvollzogen werden können, können als '''Finale Version''' markiert werden, damit diese nicht geändert werden. | Beispiel aus dem Bereich der internen Projekte: Die Dokumente, mittels derer die Projektergebnisse nachvollzogen werden können, können als '''Finale Version''' markiert werden, damit diese nicht geändert werden. | ||
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Aktuelle Version vom 28. Juni 2024, 18:20 Uhr
Informationen zum Bearbeiten von Dokumenten erhalten Sie im Kapitel Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.
Status von Dokumenten im DMS
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeitung | Im Status Bearbeitung werden Dokumente von der*dem Besitzenden oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht. |
| Prüfung | Bereits geprüfte Dokumente werden von eine(m*r) User*in mit Freigabeberechtigung für eine bestimmte Kategorie (Dokumentart) noch einmal gesichtet und freigegeben.
Dieser Status spielt nur in wenigen Prozessen der Universität Bielefeld eine Rolle. |
| Freigabe | Dokumente im Status Freigabe sind für alle User*innen, die auf die jeweilige Dokumentart Zugriff haben, sichtbar und dienen beispielsweise als Produktionsvorlage. |
| Archiv | Dokumente im Status Archiv können weder inhaltlich noch in ihrem Status geändert werden. Es können mehrere Versionen eines Dokumentes in diesem Status existieren. |
Versionierung
Dokument als finale Version kennzeichnen
Ein als finale Version gekennzeichnetes Dokument wird auf unveränderlich gestellt, d.h. es darf inhaltlich nicht mehr bearbeitet werden und auch die dazugehörigen Metadaten dürfen nicht mehr verändert werden.
Vorsicht: Es sind keinerlei Veränderungen an dem Dokument mehr möglich. Insofern muss mit dieser Option achtsam umgegangen werden.
Diese Funktion wird genutzt, um bestimmte finale Dokumente zur Verfügung bzw. zur Ansicht bereitzustellen.
Beispiel aus dem Bereich der internen Projekte: Die Dokumente, mittels derer die Projektergebnisse nachvollzogen werden können, können als Finale Version markiert werden, damit diese nicht geändert werden.