PDF zusammenführen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 21. Oktober 2024, 14:41 Uhr

Diese Anleitung behandelt den d.velop documents collector. Über die Schaltfläche PDF zusammenführen kann eine Sammelmappe aus den Dokumenten einer Suche oder einer bzw. mehrerer Akten erstellt werden.

Aufbau des pdf-Exports

Der pdf-Export beginnt mit einem Deckblatt mit Seitenzahl. Das Inhaltsverzeichnis listet alle Akten, Vorgänge und Dokumente. Die Zugehörigkeit der einzelnen Dokumente und Vorgänge zu einer Akte wird durch den Einzug im Inhaltsverzeichnis hervorgehoben. Durch einen Klick auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis kann zu der betreffenden Stelle im pdf-Export gesprungen werden. Akten und Vorgänge werden jeweils durch ein Trennblatt gekennzeichnet.

Schematischer Aufbau des PDF-Exports

Deckblatt
Inhaltsverzeichnis
Akte (Trennblatt)
- Vorgang (Trennblatt)
  - Dokumente im Vorgang
- Dokumente in Akte
weitere Dokumente

PDF zusammenführen starten

Der pdf-Export kann innerhalb eines Vorgangs oder aus einer Dokumentensuche heraus durch einen Klick auf die Schaltfläche PDF zusammenführen gestartet werden sobald mindestens ein Vorgang oder ein Dokument ausgewählt wurde.

Im oberen Menü ist die Schaltfläche PDF zusammenführen durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Vorauswahl von Akten und Dokumenten

Bevor der pdf-Export gestartet wurde kann auf Ebene der angezeigten Akten, Vorgänge und Dokumente eine Vorauswahl getroffen werden. Dokumente innerhalb von Akten und Vorgängen der angezeigten Vorauswahl können hier noch nicht ausgewählt werden. Diese Auswahl kann im nächsten Schritt noch verfeinert werden.

Im DMS zeigt eine Suche mehrere Akten. Zwei sind ausgewählt. Die anderen nicht. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor.

Die Funktion Gruppieren kann genutzt werden, um die Vorauswahl zu strukturieren. Sie hat keinen Einfluss auf die spätere Reihenfolge im pdf-Export. Diese wird erst im nächsten Schritt festgelegt. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte.

Auswahl von Akten und Dokumenten

In dieser Ansicht werden alle Akten, Vorgänge und Dokumente aus der Vorauswahl angezeigt. Zu Beginn sind alle Einträge vorausgewählt. Einzelne Dokumente oder ganze Akten und Vorgänge können wieder aus dem pdf-Export entfernt werden und der pdf-Export so feiner gestaltet werden. Um die Vorgänge bzw. Dokumente innerhalb einer Akte anzeigen zu lassen, klicken Sie zuerst auf den kleinen Pfeil vor der Akte bzw. dem Vorgang. Der Inhalt wird jetzt ausgeklappt dargestellt. Durch einen Klick auf den Haken vor einem Dokument kann dieses jetzt aus dem pdf-Export ausgeschlossen werden. Auf die gleiche Weise können auch ganze Akten oder Vorgänge aus dem pdf-Export ausgeschlossen werden.

Gezeigt wird eine Liste von Vorgängen. Der unterste Vorgang ist ausgeklappt. Die Liste der Dokumente in diesem Vorgang ist durch eine vergrößerten Einzug gekennzeichnet. Eine rote Umrandung hebt die Auswahlschaltflächen hervor und die Schaltfläche zum Ausklappen des Vorgangs hervor.

Um bestimmte Dokumente innerhalb der Vorauswahl zu suchen kann ein Stichwort in die Suchzeile eingegeben und mit Enter bestätigt werden. Die Liste wird auf die zutreffenden Dokumente reduziert, um eine An- bzw. Abwahl dieser Dokumente zu vereinfachen. Die Einstellungen von jetzt nicht mehr gezeigten Dokumenten bleibt erhalten. Die Auswahl wird durch die Suche selbst nicht verändert.

Im Suchfenster wurde das Stichwort Bericht eingegeben. Das Suchergebnis zeigt verschiedene Agenden. Das Suchwort wird durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Nachdem die Dokumente ausgewählt und ggf. sortiert wurden, kann über die Schaltfläche Exportieren der tatsächliche pdf-Export angestoßen werden. Im Hintergrund wird der pdf-Export zusammengestellt. Anschließend erhalten Sie aus dem System eine E-Mail mit einem Link zum pdf-Export.

Das Bild zeigt den gestarteten pdf-Export. Am unteren Rand ist in der Mitte die Schaltfläche Exportieren mit einer roten Umrandung hervorgehoben.

Optional: Sortierung innerhalb des Exports

Die Reihenfolge der Akten, Vorgänge und einzelner Dokumente kann durch Anklicken und Halten an die gewünschte Position verschoben werden. Die Reihenfolge der Akten kann beliebig geändert werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann nur innerhalb ihrer Akte angepasst werden. Dokumente können ebenfalls beliebig innerhalb der Akte verschoben werden. Sie können dabei auch in einen anderen Vorgang derselben Akte oder in die Akte selbst verschoben werden. Ein Verschieben in eine andere Akte ist nicht möglich.

Das Bild zeigt, wie mit einer Drag and Drop-Funktion eine Akte verschoben wird. Der Vorgang ist grau markiert und schwebt über der Position, der er abgelegt werden soll.

Optional: Notizen und Dokumenteigenschaften

Wenn ein Dokument ausgewählt wird, werden dessen Eigenschaften im unteren Fenster angezeigt. Sie können die Eigenschaften ein- sowie ausklappen.

Ein Dokument wurde ausgewählt. In der linken unteren Bildschirmhälfte werden die Eigenschaften des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Die Funktion einem Dokument beigefügte Notizen in den pdf-Export zu übernehmen ist nicht aktiviert. Die Notizen werden hier aufgeführt, aber nicht mit in den pdf-Export übernommen, wenn das Häkchen an einer Notiz gesetzt ist. Sie können die Notizen ein- sowie ausklappen.

Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten unteren Bildschirmhälfte werden die Notizen des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen öffnet sich eine Übersicht der Notizen in einem separaten Fenster.

An der rechten Bildschirmhälfte befindet sich die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen. Sie wird eine rote Umrandung hervorgehoben.

Optional: An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments

Über einen Klick auf ein Dokument kann eine Vorschau des jeweiligen Dokuments aufgerufen werden.

Der Titel eines Dokumentes ist rot umrandet, um zu zeigen, wo geklickt werden muss.

Einzelne Seiten werden über das Häkchen an- bzw. abgewählt.

Die Vorschau zeigt ein zweiseitiges Dokument. Die Häkchen zur Auswahl an jeder einzelnen Seite sind durch einen roten Kasten hervorgehoben.

Optional: PDF-Dokument bearbeiten

Wenn Sie ein Dokument über einen Klick aufgerufen haben, können Sie es noch in begrenzter Form vor dem Export bearbeiten. Klicken Sie dafür auf den kleinen Pfeil im Feld Ansicht. Es klappt ein Menü auf, welches Ihnen neben der Ansicht auch Kommentieren, Formen, Schwärzen und Einfügen anbietet.

Ein Dokument wurde ausgewählt. Das Mehrfachfeld oberhalb des Dokuments ist ausgeklaappt und rot umrandet.

pdf-Export herunterladen

Nachdem der pdf-Export in Auftrag gegeben wurde, erhalten Sie nach kurzer Zeit eine Mail mit einem Link zur Downloadseite Ihres pdf-Exports. Dort kann mit einem Klick auf Herunterladen der pdf-Export lokal gespeichert werden.

Das Bild zeigt eine Systemmail mit dem Text: Das von Ihnen zusammengeführte PDF ist zum Download bereit. Sie können dieses über den folgenden Link herunterladen. Freundliche Grüße. Ihre d.velop AG. Das Wort Link ist mit einer roten Umrandung versehen.

Mit einem Klick auf Herunterladen wird der pdf-Export gespeichert. Der Link steht für 24 Stunden zur Verfügung. Danach kann der pdf-Export nicht erneut heruntergeladen werden.

Das Bild zeigt eine Person, die einen Papierflieger wirft. Darunter befindet sich der Texthinweis: Ihre Dateien stehen zum Herunterladen bereit. Am unteren Rand befindet sich die Schaltfläche Herunterladen. Sie ist durch einen roten Rahmen hervorgehoben.

@@ Zeile 48: / Zeile 48: @@
 |Um bestimmte Dokumente innerhalb der Vorauswahl zu suchen kann ein Stichwort in die Suchzeile eingegeben und mit Enter bestätigt werden. Die Liste wird auf die zutreffenden Dokumente reduziert, um eine An- bzw. Abwahl dieser Dokumente zu vereinfachen. Die Einstellungen von jetzt nicht mehr gezeigten Dokumenten bleibt erhalten. Die Auswahl wird durch die Suche selbst nicht verändert.
 }}
-{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Auswahl bestätigen und Exportieren.png|Das Bild zeigt den gestarteten pdf-Export. Am unteren Rand ist in der Mitte die Schaltfläche Exportieren mit einer roten Umrandung hervorgehoben.
+{{AnleitungScreenshotGroß|PDF exportieren.png|Das Bild zeigt den gestarteten pdf-Export. Am unteren Rand ist in der Mitte die Schaltfläche Exportieren mit einer roten Umrandung hervorgehoben.
 |Nachdem die Dokumente ausgewählt und ggf. sortiert wurden, kann über die Schaltfläche '''Exportieren''' der tatsächliche '''pdf-Export''' angestoßen werden. Im Hintergrund wird der '''pdf-Export''' zusammengestellt. Anschließend erhalten Sie aus dem System eine E-Mail mit einem Link zum '''pdf-Export'''.
 }}
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 === Optional: Notizen und Dokumenteigenschaften ===
-{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Eigenschaften.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten oberen Bildschirmhälfte werden die Eigenschaften des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
+{{AnleitungScreenshotGroß|PDF Eigenschaften.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der linken unteren Bildschirmhälfte werden die Eigenschaften des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
-|Wenn ein Dokument ausgewählt wird, werden dessen Eigenschaften im rechten Fenster angezeigt.
+|Wenn ein Dokument ausgewählt wird, werden dessen Eigenschaften im unteren Fenster angezeigt. Sie können die Eigenschaften ein- sowie ausklappen.
 }}
-{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Notizen auswählen.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten unteren Bildschirmhälfte werden die Notizen des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
+{{AnleitungScreenshotGroß|PDF Notizen.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. In der rechten unteren Bildschirmhälfte werden die Notizen des Dokuments durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
-|Die Funktion einem Dokument beigefügte Notizen in den '''pdf-Export''' zu übernehmen ist nicht aktiviert. Die Notizen werden hier aufgeführt, aber nicht mit in den '''pdf-Export''' übernommen, wenn das Häkchen an einer Notiz gesetzt ist.
+|Die Funktion einem Dokument beigefügte Notizen in den '''pdf-Export''' zu übernehmen ist nicht aktiviert. Die Notizen werden hier aufgeführt, aber nicht mit in den '''pdf-Export''' übernommen, wenn das Häkchen an einer Notiz gesetzt ist. Sie können die Notizen ein- sowie ausklappen.
 }}
-{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Notizen und Dokumenteigenschaften Notizen anzeigen.png|An der rechten Bildschirmhälfte befindet sich die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen. Sie wird eine rote Umrandung hervorgehoben.
+{{AnleitungScreenshotGroß|PDF alle Notizen.png|An der rechten Bildschirmhälfte befindet sich die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen. Sie wird eine rote Umrandung hervorgehoben.
 |Durch einen Klick auf die Schaltfläche '''Alle Notizen anzeigen''' öffnet sich eine Übersicht der Notizen in einem separaten Fenster.
 }}
@@ Zeile 72: / Zeile 72: @@
 === Optional: An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments ===
-{{AnleitungScreenshotGroß|PdfCollector Schaltfläche Einzelne Seiten auswählen.png|Neben jedem Dokument im PDF-Export befindet sich eine Schaltfläche in Form eines Pfeils nach rechts. Die Pfeile sind im Bild durch einen roten Kasten hervorgehoben.
+{{AnleitungScreenshotGroß|PDF Dokument klicken.png|Der Titel eines Dokumentes ist rot umrandet, um zu zeigen, wo geklickt werden muss.
-|Über den Pfeil nach rechts kann eine Vorschau des jeweiligen Dokuments aufgerufen werden.
+|Über einen Klick auf ein Dokument kann eine Vorschau des jeweiligen Dokuments aufgerufen werden.
 }}
-{{AnleitungScreenshot|PdfCollector Einzelne Seiten auswählen.png|Die Vorschau zeigt ein zweiseitiges Dokument. Die Häkchen zur Auswahl an jeder einzelnen Seite sind durch einen roten Kasten hervorgehoben.
+{{AnleitungScreenshot|PDF einzelne Auswahl.png|Die Vorschau zeigt ein zweiseitiges Dokument. Die Häkchen zur Auswahl an jeder einzelnen Seite sind durch einen roten Kasten hervorgehoben.
 |Einzelne Seiten werden über das Häkchen an- bzw. abgewählt.
 }}
+=== Optional: PDF-Dokument bearbeiten ===
+{{AnleitungScreenshotGroß|PDF bearbeiten.png|Ein Dokument wurde ausgewählt. Das Mehrfachfeld oberhalb des Dokuments ist ausgeklaappt und rot umrandet.
+|Wenn Sie ein Dokument über einen Klick aufgerufen haben, können Sie es noch in begrenzter Form vor dem Export bearbeiten. Klicken Sie dafür auf den kleinen Pfeil im Feld '''Ansicht'''. Es klappt ein Menü auf, welches Ihnen neben der '''Ansicht''' auch '''Kommentieren''', '''Formen''', '''Schwärzen''' und '''Einfügen''' anbietet.
+}}
+<!--
+=== Optional: Vorlage speichern ===
+{{AnleitungScreenshotGroß|PDF Vorlage.png|Der Button für das Speichern einer Vorlage ist im Hintergrund rot umrandet und mit einer eins beziffert. Im Vordergrund ist das Fenster für die Vorlage zur Bennenung und zur Speicherung rot umrandet und mit einer zwei beziffert.
+|Mit einem Klick auf '''Vorlage speichern'''(1) können Sie Ihre Auswahl abspeichern, um diese später ggf. in derselben Form noch einmal schneller aufrufen zu können. Im Vordergrung erscheint ein kleines Fenster (2). Dort können Sie der Vorlage einen Namen geben und diese abspeichern. Aus dem Button '''Vorlage speichern''' wird '''Vorlage verwalten'''. Auf diesem Weg können Sie eine Kopie der Vorlage erstellen oder auch wieder löschen.
+}}
+-->
 == pdf-Export herunterladen ==