Register anlegen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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|Register dienen dazu eine weitere Strukturierungsebene in einem Vorgang hinzuzufügen und die Dateien übersichtlicher zu strukturieren. Im nachfolgenden wird Ihnen ein Beispiel ohne Register und ein Beispiel mit Register unterhalb eines Teilvorgangs vorgestellt.  
|Register Beispiel ohne Register.png|Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In einer Akte wurde ein Vorgang ausgewählt. Die Dokumente des Vorgangs werden in alphabetischer Reihenfolge gezeigt.
|Register dienen dazu eine weitere Strukturierungsebene in einer {{Tooltip|Akte}} hinzuzufügen und die {{Tooltip|Dokumente}} übersichtlicher zu strukturieren. Im Folgenden wird Ihnen ein Beispiel ohne Register und ein Beispiel mit Register unterhalb eines {{Tooltip|Vorgang|Vorgangs}} vorgestellt.  


Beispiel ohne Register:}}
Beispiel ohne Register:
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|In dem Beispiel ohne Register befinden sich alle Dateien unterhalb des Teilvorgangs „Wissen über das Projekt“. Je nach Anzahl der Dateien, kann dies sehr schnell unübersichtlich werden.
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|Register Beispiel mit Register.png|Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In einer Akte wurde ein Vorgang ausgewählt. Unterhalb des Vorgangs wurden die Dokumente mithilfe eines Registers gruppiert. Eine Gruppierung ist ausgeklappt darunter sind die Dokumente zu finden.
|In dem Beispiel ohne Register befinden sich alle Dateien unterhalb des Vorgangs "Wissen über das Projekt". Je nach Anzahl der Dateien, kann dies sehr schnell unübersichtlich werden.


Beispiel mit Register:}}
Beispiel mit Register:
{{AnleitungAbsatz|In dem Beispiel mit Register befinden sich unterhalb des Teilvorgangs „Wissen über das Projekt“ Register wie z.B. „Drohne XR2“, „Drohne XR3“, „Drohnen allgemein“, etc. Die jeweiligen Dateien befinden sich unterhalb der Register.}}
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{{Hinweis|Register können sowohl auf Vorgangs- als auch auf Teilvorgangsebene angelegt werden. Register sind optional und müssen nicht verpflichtend angelegt werden.}}
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|In dem Beispiel mit Register befinden sich unterhalb des Vorgangs "Wissen über das Projekt" Register wie z.B. "Drohne XR2", "Drohne XR3", "Drohnen allgemein", etc. Die jeweiligen Dateien befinden sich unterhalb der Register.
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{{Hinweis
|Register können sowohl auf Akten- als auch auf Vorgangsebene angelegt werden. Register sind optional und müssen nicht verpflichtend angelegt werden.
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== Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen ==
== Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen ==


{{AnleitungAbsatz|Wenn Sie eine neue Datei in einem Vorgang oder einen Teilvorgang ablegen, haben Sie die Möglichkeit in den Metadaten ein Register an der Datei zu hinterlegen.}}
{{AnleitungAbsatz
{{Verweis|Wie Sie eine Datei ablegen, können Sie der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] entnehmen.}}
|Wenn Sie eine neue Datei in einer Akte oder in einen Vorgang ablegen, haben Sie die Möglichkeit in den Metadaten ein Register an der Datei zu hinterlegen.
{{AnleitungScreenshot|Register Eigenschaften bearbeiten.png|Unter der Überschrift Eigenschaften bearbeiten sieht man den Anfang eines Formulars. Die Felder Art des Vorhabens, Betreff, Dokumenttyp und Register sind zu sehen. Register wird durch einen roten Rahmen gervorgehoben.
}}
|Bei der Eingabe der Metadaten müssen Sie wie folgt vorgehen:
{{Verweis
|Wie Sie eine Datei ablegen, können Sie der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] entnehmen.
}}
{{AnleitungScreenshotGroß
|Register Eigenschaften bearbeiten.png|Unter der Überschrift Eigenschaften bearbeiten sieht man den Anfang eines Formulars. Die Felder Art des Vorhabens, Betreff, Dokumenttyp und Register sind zu sehen. Register wird durch einen roten Rahmen hervorgehoben.
|Bei der Eingabe der [[Metadaten]] müssen Sie wie folgt vorgehen:


Klicken Sie in das Metadatumsfeld '''Register'''.}}
Klicken Sie in das Metadatenfeld '''Register'''.
{{AnleitungAbsatz|Wenn Sie bereits Register in dem Vorgang oder den Teilvorgängen eingetragen haben, werden diese in Form einer Liste vorgeschlagen. Diese können Sie dann auswählen. Sollten Sie noch keine Register hinterlegt haben oder der entsprechende nicht angelegt sein, können Sie einfach den neuen Registertext eintippen. Dieser wird dann automatisch übernommen. Zum Schluss müssen Sie noch auf Speichern klicken.}}
}}
{{Hinweis|Wenn ein angelegter Registereintrag innerhalb eines Vorgangs keiner Datei zugeordnet wird, wird dieser Registereintrag aus der Vorschlagsliste wieder automatisch entfernt.}}
{{AnleitungAbsatz
{{Verweis|Damit Sie die Register in Ihrer Ansicht sehen, müssen Sie sich in der Tabellenansicht wechseln und nach Registern filtern!
|Wenn Sie bereits Register in dieser Akte oder in diesen Vorgängen eingetragen haben, werden diese in Form einer Liste vorgeschlagen. Sie können einen dieser Werte auswählen. Sollten Sie noch keine Register hinterlegt haben oder ist kein passender Wert vorhanden, können Sie einfach den neuen Registertext eintippen. Dieser wird automatisch übernommen und steht anschließend bei folgenden Dateien in der Auswahlliste der Register zur Verfügung. Zum Schluss müssen Sie noch auf '''Speichern''' klicken.
*Schauen Sie sich hierzu das Kapitel Ergebnisse gruppieren in der Anleitung Schnelleinstieg DMS/eAkte an.}}
}}
{{Hinweis
|Wenn ein zuvor angelegter Registereintrag innerhalb einer Akte keiner Datei zugeordnet ist, wird dieser Registereintrag aus der Vorschlagsliste automatisch wieder entfernt.
}}
{{Verweis
|Damit Sie die Register in Ihrer Ansicht sehen, müssen Sie in die Tabellenansicht wechseln und nach den Registern filtern!
 
Schauen Sie sich hierzu das Kapitel "Ergebnisse gruppieren" in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte#Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren|Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]] an.
}}
 
== Register an vorhandenen Dateien hinterlegen ==
 
{{AnleitungScreenshotGroß
|Datei:Register bestehende Eigenschaften ändern.png|Es wird der obere Teil des Datei-Menüs des DMS gezeigt. Es gibt die vier Reiter Anzeige, Eigenschaften, Notizen und Versionen. Eigenschaften ist ausgewählt und blau hinterlegt. In der rechten Ecke unterhalb des Reiters Versionen befindet sich ein Stiftsymbol. Das Stiftsymbol ist rot hervorgehoben.
|Derzeit gibt es keine Möglichkeit, in einem Schritt mehreren Dateien das gleiche Register zuzuordnen. Daher müssen Sie dies an jeder Datei einzeln durchführen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
 
Wählen Sie die jeweilige Datei aus, der Sie ein Register zuordnen möchten, und klicken Sie anschließend auf den Reiter '''Eigenschaften'''. Als nächstes müssen Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln, indem Sie auf den Stift rechts oben klicken.
}}
{{Verweis
|Folgen Sie dieser Anleitung ab dem Punkt [[#Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen|Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen]].
}}

Aktuelle Version vom 28. Juni 2024, 18:19 Uhr

Menü

Register dienen dazu eine weitere Strukturierungsebene in einer Akte hinzuzufügen und die Dokumente übersichtlicher zu strukturieren. Im Folgenden wird Ihnen ein Beispiel ohne Register und ein Beispiel mit Register unterhalb eines Vorgangs vorgestellt.

Beispiel ohne Register:

Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In einer Akte wurde ein Vorgang ausgewählt. Die Dokumente des Vorgangs werden in alphabetischer Reihenfolge gezeigt.

In dem Beispiel ohne Register befinden sich alle Dateien unterhalb des Vorgangs "Wissen über das Projekt". Je nach Anzahl der Dateien, kann dies sehr schnell unübersichtlich werden.

Beispiel mit Register:

Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In einer Akte wurde ein Vorgang ausgewählt. Unterhalb des Vorgangs wurden die Dokumente mithilfe eines Registers gruppiert. Eine Gruppierung ist ausgeklappt darunter sind die Dokumente zu finden.

In dem Beispiel mit Register befinden sich unterhalb des Vorgangs "Wissen über das Projekt" Register wie z.B. "Drohne XR2", "Drohne XR3", "Drohnen allgemein", etc. Die jeweiligen Dateien befinden sich unterhalb der Register.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Register können sowohl auf Akten- als auch auf Vorgangsebene angelegt werden. Register sind optional und müssen nicht verpflichtend angelegt werden.

Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen

Wenn Sie eine neue Datei in einer Akte oder in einen Vorgang ablegen, haben Sie die Möglichkeit in den Metadaten ein Register an der Datei zu hinterlegen.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Wie Sie eine Datei ablegen, können Sie der Anleitung Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte entnehmen.

Bei der Eingabe der Metadaten müssen Sie wie folgt vorgehen:

Klicken Sie in das Metadatenfeld Register.

Unter der Überschrift Eigenschaften bearbeiten sieht man den Anfang eines Formulars. Die Felder Art des Vorhabens, Betreff, Dokumenttyp und Register sind zu sehen. Register wird durch einen roten Rahmen hervorgehoben.

Wenn Sie bereits Register in dieser Akte oder in diesen Vorgängen eingetragen haben, werden diese in Form einer Liste vorgeschlagen. Sie können einen dieser Werte auswählen. Sollten Sie noch keine Register hinterlegt haben oder ist kein passender Wert vorhanden, können Sie einfach den neuen Registertext eintippen. Dieser wird automatisch übernommen und steht anschließend bei folgenden Dateien in der Auswahlliste der Register zur Verfügung. Zum Schluss müssen Sie noch auf Speichern klicken.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Wenn ein zuvor angelegter Registereintrag innerhalb einer Akte keiner Datei zugeordnet ist, wird dieser Registereintrag aus der Vorschlagsliste automatisch wieder entfernt.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Damit Sie die Register in Ihrer Ansicht sehen, müssen Sie in die Tabellenansicht wechseln und nach den Registern filtern!

Schauen Sie sich hierzu das Kapitel "Ergebnisse gruppieren" in der Anleitung Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte an.

Register an vorhandenen Dateien hinterlegen

Derzeit gibt es keine Möglichkeit, in einem Schritt mehreren Dateien das gleiche Register zuzuordnen. Daher müssen Sie dies an jeder Datei einzeln durchführen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

Wählen Sie die jeweilige Datei aus, der Sie ein Register zuordnen möchten, und klicken Sie anschließend auf den Reiter Eigenschaften. Als nächstes müssen Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln, indem Sie auf den Stift rechts oben klicken.

Es wird der obere Teil des Datei-Menüs des DMS gezeigt. Es gibt die vier Reiter Anzeige, Eigenschaften, Notizen und Versionen. Eigenschaften ist ausgewählt und blau hinterlegt. In der rechten Ecke unterhalb des Reiters Versionen befindet sich ein Stiftsymbol. Das Stiftsymbol ist rot hervorgehoben.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Folgen Sie dieser Anleitung ab dem Punkt Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen.

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