Register anlegen in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen
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|Register Beispiel ohne Register.png | |Register Beispiel ohne Register.png|Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In einer Akte wurde ein Vorgang ausgewählt. Die Dokumente des Vorgangs werden in alphabetischer Reihenfolge gezeigt. | ||
|Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In | |Register dienen dazu eine weitere Strukturierungsebene in einer {{Tooltip|Akte}} hinzuzufügen und die {{Tooltip|Dokumente}} übersichtlicher zu strukturieren. Im Folgenden wird Ihnen ein Beispiel ohne Register und ein Beispiel mit Register unterhalb eines {{Tooltip|Vorgang|Vorgangs}} vorgestellt. | ||
|Register dienen dazu eine weitere Strukturierungsebene in | |||
Beispiel ohne Register: | Beispiel ohne Register: | ||
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{{AnleitungScreenshot | {{AnleitungScreenshot | ||
|Register Beispiel mit Register.png | |Register Beispiel mit Register.png|Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In einer Akte wurde ein Vorgang ausgewählt. Unterhalb des Vorgangs wurden die Dokumente mithilfe eines Registers gruppiert. Eine Gruppierung ist ausgeklappt darunter sind die Dokumente zu finden. | ||
|Zu sehen ist ein Ausschnitt aus dem DMS/eAkte. In | |In dem Beispiel ohne Register befinden sich alle Dateien unterhalb des Vorgangs "Wissen über das Projekt". Je nach Anzahl der Dateien, kann dies sehr schnell unübersichtlich werden. | ||
|In dem Beispiel ohne Register befinden sich alle Dateien unterhalb des | |||
Beispiel mit Register: | Beispiel mit Register: | ||
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|In dem Beispiel mit Register befinden sich unterhalb des | |In dem Beispiel mit Register befinden sich unterhalb des Vorgangs "Wissen über das Projekt" Register wie z.B. "Drohne XR2", "Drohne XR3", "Drohnen allgemein", etc. Die jeweiligen Dateien befinden sich unterhalb der Register. | ||
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|Register können sowohl auf | |Register können sowohl auf Akten- als auch auf Vorgangsebene angelegt werden. Register sind optional und müssen nicht verpflichtend angelegt werden. | ||
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{{AnleitungAbsatz | {{AnleitungAbsatz | ||
|Wenn Sie eine neue Datei in | |Wenn Sie eine neue Datei in einer Akte oder in einen Vorgang ablegen, haben Sie die Möglichkeit in den Metadaten ein Register an der Datei zu hinterlegen. | ||
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|Wie Sie eine Datei ablegen, können Sie der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] entnehmen. | |Wie Sie eine Datei ablegen, können Sie der Anleitung [[Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte]] entnehmen. | ||
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|Register Eigenschaften bearbeiten.png | |Register Eigenschaften bearbeiten.png|Unter der Überschrift Eigenschaften bearbeiten sieht man den Anfang eines Formulars. Die Felder Art des Vorhabens, Betreff, Dokumenttyp und Register sind zu sehen. Register wird durch einen roten Rahmen hervorgehoben. | ||
|Unter der Überschrift Eigenschaften bearbeiten sieht man den Anfang eines Formulars. Die Felder Art des Vorhabens, Betreff, Dokumenttyp und Register sind zu sehen. Register wird durch einen roten Rahmen hervorgehoben. | |Bei der Eingabe der [[Metadaten]] müssen Sie wie folgt vorgehen: | ||
|Bei der Eingabe der Metadaten müssen Sie wie folgt vorgehen: | |||
Klicken Sie in das | Klicken Sie in das Metadatenfeld '''Register'''. | ||
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{{AnleitungAbsatz | {{AnleitungAbsatz | ||
|Wenn Sie bereits Register in | |Wenn Sie bereits Register in dieser Akte oder in diesen Vorgängen eingetragen haben, werden diese in Form einer Liste vorgeschlagen. Sie können einen dieser Werte auswählen. Sollten Sie noch keine Register hinterlegt haben oder ist kein passender Wert vorhanden, können Sie einfach den neuen Registertext eintippen. Dieser wird automatisch übernommen und steht anschließend bei folgenden Dateien in der Auswahlliste der Register zur Verfügung. Zum Schluss müssen Sie noch auf '''Speichern''' klicken. | ||
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|Wenn ein angelegter Registereintrag innerhalb | |Wenn ein zuvor angelegter Registereintrag innerhalb einer Akte keiner Datei zugeordnet ist, wird dieser Registereintrag aus der Vorschlagsliste automatisch wieder entfernt. | ||
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{{Verweis | {{Verweis | ||
|Damit Sie die Register in Ihrer Ansicht sehen, müssen Sie | |Damit Sie die Register in Ihrer Ansicht sehen, müssen Sie in die Tabellenansicht wechseln und nach den Registern filtern! | ||
Schauen Sie sich hierzu das Kapitel Ergebnisse gruppieren in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte#Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren|Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]] an. | Schauen Sie sich hierzu das Kapitel "Ergebnisse gruppieren" in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte#Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren|Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]] an. | ||
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== Register an vorhandenen Dateien hinterlegen == | == Register an vorhandenen Dateien hinterlegen == | ||
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|Datei:Register bestehende Eigenschaften ändern.png | |Datei:Register bestehende Eigenschaften ändern.png|Es wird der obere Teil des Datei-Menüs des DMS gezeigt. Es gibt die vier Reiter Anzeige, Eigenschaften, Notizen und Versionen. Eigenschaften ist ausgewählt und blau hinterlegt. In der rechten Ecke unterhalb des Reiters Versionen befindet sich ein Stiftsymbol. Das Stiftsymbol ist rot hervorgehoben. | ||
|Es wird der obere Teil des Datei-Menüs des DMS gezeigt. Es gibt die vier Reiter Anzeige, Eigenschaften, Notizen und Versionen. Eigenschaften ist ausgewählt und blau hinterlegt. In der rechten Ecke unterhalb des Reiters Versionen befindet sich ein Stiftsymbol. Das Stiftsymbol ist rot hervorgehoben. | |||
|Derzeit gibt es keine Möglichkeit, in einem Schritt mehreren Dateien das gleiche Register zuzuordnen. Daher müssen Sie dies an jeder Datei einzeln durchführen. Gehen Sie dabei wie folgt vor: | |Derzeit gibt es keine Möglichkeit, in einem Schritt mehreren Dateien das gleiche Register zuzuordnen. Daher müssen Sie dies an jeder Datei einzeln durchführen. Gehen Sie dabei wie folgt vor: | ||
Wählen Sie die jeweilige Datei aus, der Sie ein Register zuordnen möchten, und | Wählen Sie die jeweilige Datei aus, der Sie ein Register zuordnen möchten, und klicken Sie anschließend auf den Reiter '''Eigenschaften'''. Als nächstes müssen Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln, indem Sie auf den Stift rechts oben klicken. | ||
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|Folgen Sie dieser Anleitung ab dem Punkt [[#Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen|Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen]]. | |Folgen Sie dieser Anleitung ab dem Punkt [[#Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen|Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen]]. | ||
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Aktuelle Version vom 28. Juni 2024, 18:19 Uhr
Register können sowohl auf Akten- als auch auf Vorgangsebene angelegt werden. Register sind optional und müssen nicht verpflichtend angelegt werden.
Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen
Wie Sie eine Datei ablegen, können Sie der Anleitung Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte entnehmen.
Wenn ein zuvor angelegter Registereintrag innerhalb einer Akte keiner Datei zugeordnet ist, wird dieser Registereintrag aus der Vorschlagsliste automatisch wieder entfernt.
Damit Sie die Register in Ihrer Ansicht sehen, müssen Sie in die Tabellenansicht wechseln und nach den Registern filtern!
Schauen Sie sich hierzu das Kapitel "Ergebnisse gruppieren" in der Anleitung Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte an.
Register an vorhandenen Dateien hinterlegen
Folgen Sie dieser Anleitung ab dem Punkt Register bei Neuablage einer Datei hinterlegen.