Projektbüro

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Zentrales Projektbüro

Das Zentrale Projektbüro ist die erste Anlaufstelle für alle, die Projekte in den zentralen Einrichtungen und Services leiten. Es berät Projektleitungen bei der Vorbereitung, Planung und Durchführung sowie dem Abschluss von Projekten. Außerdem unterstützt es die Projektleitungen der zentralen Services und Verwaltungseinheiten bei der Beantragung, Genehmigung und Durchführung der Projekte, unter anderem bei der Erstellung von genehmigungsfähigen Projektsteckbriefen sowie Fragen zu Statusberichten und Abschlussberichten. Im Auftrag des Kanzlers und auf der Grundlage der Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" verwaltet das Zentrale Projektbüro das Projektportfolio der zentralen Services und Verwaltungseinheiten.

Die Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen des Zentralen Projektbüros finden Sie hier.

Orientierung verschaffen auch die Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" im Prozessportal unter Universität Bielefeld -> 01 Prozesse -> 03 Organisieren -> 01 Projektportfolio managen.

Von einer Projektidee zur Projektgenehmigung

Zunächst müssen Sie Ihre Projektidee in einem Projektsteckbrief strukturiert erfassen. Hierzu füllen Sie das Formular „Projektantrag“ aus. Haben Sie dies getan und auf „Formular abschicken“ geklickt, erhalten Sie eine Versandbestätigung in Ihr Emailpostfach. Das Projektbüro erhält das ausgefüllt Dokument, erstellt auf Basis der darin erfassten Informationen Ihre Projektakte und legt es als Steckbrief in den Vorgang Steuerungsdokumente ab. Im Anschluss erhalten Sie eine Email des Projektbüros mit dem Link zu Ihrer Akte und Informationen zum weiteren Vorgehen.

Sie haben nun Zeit Ihren Projektsteckbrief genehmigungsreif auszuformulieren. Falls Sie Budget benötigen, füllen Sie ihre Kalkulation aus (siehe Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte) und legen eine Erläuterung zur Kalkulation ab. Diese kann ein Angebot oder eine formlose Worddatei sein, in der Sie die Angaben in Ihrer Kalkulation erläutern.

Erst wenn aus Ihrer Sicht alle Dokumente fertig sind, geben Sie dem Projektbüro ein Signal, dass das Projekt in die Genehmigung gehen kann.

Daraufhin ruft das Projektbüro die Vorlage „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ auf. An dieses Dokument legt das Projektbüro einen eLaufweg / einen Genehmigungsworkflow. Hierbei gibt es zwei Varianten:

Projekt ohne Budget

1. Projektleitung zur Information
2. Kanzler zur Genehmigung
3. Projektleitung zur Information

Projekt mit Budget

1. Projektleitung zur Information
2. Finanzcontrolling zur Genehmigung
3. Dezernatsleitung Finanzmanagement zur Genehmigung
4. Kanzler zur Genehmigung
5. Projektleitung zur Information
6. Finanzcontrolling zur Information

Anhand des Icons „Aufgaben zum Dokument anzeigen“ im aufgerufenen Dokument „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ kann nachvollzogen werden, wo der Genehmigungslaufweg aktuell liegt. Ist der eLaufweg durchgelaufen, findet sich das Genehmigungsprotokoll hinter dem Büroklammer-Icon „Anhänge“.

Nach der Projektgenehmigung

• Zum Ende eines jeden Quartals werden Sie durch das DMS an die Abgabe eines Statusberichts erinnert. Der Email-Betreff lautet "Bitte fertigen Sie einen Projekt-Statusbericht an! - Projekt [Projektname] (Datum Uhrzeit)". Wenn Sie mehrere Projekte leiten, erhalten Sie sowie Ihre stellvertretenden Projektleitungen je Projekt eine gesonderte Email. Eine Anleitung zur Erstellung von Statusberichten finden Sie unter den Anleitungen Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte.
• Projekt mit Budget - Einrichtung eines Kontierungselements: Falls ein Kontierungselement (PSP-Element) eingerichtet werden muss, wenden Sie sich bitte an das Finanzcontrolling (finanzcontrolling@uni-bielefeld.de). Alle Dokumente, Vordrucke und Anleitungen hierzu finden Sie auf der Homepage des Dezernates Finanzmanagement. Als Ausfüllhilfe steht ein beispielhaft ausgefülltes Musterformular zur Verfügung.