Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte

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Beide Workflow-Komponenten, der prozessbasierte Verfügungsworkflow und die eLaufmappe, unterstützen die digitale, medienbruchfreie Zusammenarbeit. Es gibt allerdings Unterschiede.

Die eLaufmappe ist technisch auch ein Verfügungsworkflow, der aber universell nutzbar und von den Anwender*innen individuell konfiguriert werden kann.

Nähere Erläuterungen finden Sie in der Anleitung zur eLaufmappe.

Prozessbasierte Verfügungsworkflows sind für wiederkehrende, prozessbasierte Anwendungsfälle vorkonfiguriert. An welcher Stelle im System der Verfügungsworkflow gestartet wird, hängt von der spezifischen Konfiguration des jeweiligen Verfügungsworkflows ab. Prozessbasierte Verfügungsworkflows können auf Akten, Vorgängen und Dokumente gestartet werden. Für Hinweise zu spezifischen Workflows, wie z.B. der Projektgenehmigung, gibt es ein eigenes Kapitel in dieser Anleitung.

Starten eines Verfügungsworkflows

Wie eingangs beschrieben werden Verfügungsworkflows an verschiedenen Stellen im System gestartet.

Prozessbasierte Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Klick auf die Akte)

Rufen Sie die benötigte Akte auf. Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Workflow-Symbol, um einen prozessbasierten Verfügungsworkflow zu starten. Wenn am rechten Bildrand das Workflow-Symbol nicht erscheint, kann es durch das Symbol Details zur Akte anzeigen eingeblendet werden.

Symbol Details zur Akte anzeigen

Symbol Workflow starten

Für das weitere Vorgehen befolgen Sie die Schritte unter Verfügungsworkflows Akten aufrufen (Kontextmenü).

Prozessbasierten Verfügungsworkflows an Akten aufrufen (Kontextmenü)

Verfügungsworkflows an Akten können über das Kontextmenü aufgerufen werden. Klicken Sie dafür auf die drei untereinanderstehenden Punkte und wählen dort den Punkt Verfügungsworkflow starten aus.

Anschließend geht es für alle Möglichkeiten auf gleichem Wege weiter:

Es werden Ihnen die Workflows angeboten, die an dieser Stelle für Ihr Berechtigungsprofil verfügbar sind, z.B. die Projektgenehmigung.

Danach gelangen Sie über die obere Brotkrumenleite wieder auf die Akte zurück. Wenn Sie rechts von der Akte das Kontextmenü (die drei untereinanderstehenden Punkte) aufrufen, können Sie durch einen Klick auf An Workflow teilnehmen an dem soeben aufgerufenen Workflow partizipieren.

Datei:Verfügungsworkflow An Workflow teilnehmen.png

Elemente eines Verfügungsworkflows

Nachfolgend sind die Elemente des Verfügungsworkflows beschrieben.

Die Ansicht eines Verfügungsworkflows gliedert sich von oben nach unten in vier Abschnitte:

1. Die Laufwegsübersicht zeigt alle Schritte des jeweiligen Verfügungsworkflows und deren Bearbeitungsstatus.
2. Unter Vermerke gibt es die Möglichkeit, für nachfolgende Bearbeiter*innen Notizen und Hinweise zu hinterlegen. Durch Klicken auf die Schaltfläche Neu öffnen sich ein Eingabefeld und eine Checkbox, über deren An- bzw. Abwahl ausgewählt werden kann, ob der eingegebene Text zu den dauerhaft an der Akte bzw. am Dokument verbleibenden Notizen hinzugefügt werden soll. Mit Klick auf das Pluszeichen wird die Notiz anschließend hinterlegt. Es lassen sich auf diese Weise nacheinander mehrere Notizen eingeben, für die jeweils ausgewählt werden kann, ob sie dauerhaft in der Akte sichtbar sein soll.

3. Im dritten Abschnitt ist die im konkreten Schritt des Verfügungsworkflows zu erledigende Aktivität hinterlegt; im gezeigten Beispiel muss das Projektbüro eingeben, ob ein Budgetbedarf besteht oder nicht.
4. Unter Aktionen gibt es die Möglichkeit, Rücksprachen zu halten. Ob dies nur mit Personen bzw. Gruppen möglich ist, die am jeweiligen Verfügungsworkflow beteiligt sind, oder ob auch mit Dritten Rücksprache gehalten werden kann, ist in der Konfiguration des jeweiligen Verfügungsworkflows festgelegt. Die beiden rechtsstehenden Schaltflächen bieten die Möglichkeit, den aktuellen Schritt des Verfügungsworkflows abzuschließen: Entweder, indem der Workflow storniert oder der nächste Schritt gestartet wird. Der Button zum Start des nächsten Schritts trägt kontextabhängig unterschiedliche Bezeichnungen, z.B. Genehmigen, Freigeben, Weiterleiten oder Mitzeichnen.
   Achtung: Wollen Sie eine Rücksprache halten, werden Sie aufgefordert, eine Notiz einzugeben. Diese wird an die Notizen der Akte geschrieben und ist für alle Personen sichtbar, die auf das jeweilige Element mindestens Leserechte haben.
   Bei Rücksprachen geht der Workflow zunächst noch nicht weiter.
   Wird der Workflowschritt bestätigt, erhalten Sie die folgende Nachricht:
5. Der Workflowschritt wurde von DMS server erfolgreich ausgeführt
6. Über die obere Brotkrumenleite gelangen Sie wieder zurück zu Ihrer Akte und können sich über das Kontextmenü (die drei Punkte rechts neben der Akte) die bisher gestarteten Aktionen ansehen. Dafür klicken Sie im Kontextmenü auf den Punkt Workflowstatus anzeigen.

Datei:Verfügungsworkflow Workflowstatus zeigen.png

Datei:Verfügungsworkflow Workflowschritte.png

Wird ein Workflow vollständig durchlaufen, wird ein Protokoll erstellt, welches den Verlauf des Workflows darstellt. Dieses liegt in der Akte.

Die nächste Person oder Gruppe, von der eine Aktivität erwartet wird, erhält nun eine Benachrichtigung per Email und eine Mitteilung im DMS/aAkte-System unter der Kachel Aufgaben und Nachrichten.

Weiterführenden Informationen zu Aufgaben und Nachrichten finden Sie in der Anleitung Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte.

Mit einem Klick auf den Link bzw. die Benachrichtigung öffnet sich der jeweilige Verfügungsworkflow.

Wenn Sie die nächste beteiligte Person des Workflows sind, können Sie der Verlinkung in der E-Mail bzw. Postkorbnachricht folgen.
Wenn Sie eine der beteiligten Personen im Workflow sind, rufen Sie den Workflow über das Kontextmenü (drei Punkte rechts der Akte) über den Punkt An Workflow teilnehmen auf.

Wechsel zwischen Ansicht Verfügungsworkflow und zugehörigen Dokumenten

Um einen Schritt eines Verfügungsworkflows bearbeiten zu können, müssen in der Regel Dokumente geprüft und ggf. bearbeitet werden. Dafür kann zwischen der Workflow-Ansicht und der zugehörigen Akte gewechselt werden, z.B. in dem auf das Symbol Details an der rechten Bildseite geklickt wird. So gelangt die bearbeitende Person in die Aktenstruktur.

Symbol Details

Symbol Andere Anwendungen

Hinweise zu spezifischen Verfügungsworkflows

Projektgenehmigung

Der Verfügungsworkflow zur Projektgenehmigung wird durch das Projektbüro an der Projektakte gestartet und durchläuft folgende Schritte:

1. Das Projektbüro startet den Workflow. Anschließend muss der Workflow erneut aufgerufen werden (siehe Verfügungsworkflow an Akten Aufrufen (Kontextmenü)), um festzulegen, ob das Projekt eine Budgetfreigabe benötigt. Die Projektleitung erhält eine Benachrichtigung über den Start des Workflows.
2. Kein Budget benötigt: Benötigt das Projekt kein Budget, werden die Empfänger Finanzcontrolling und Dezernatsleitung Finanzmanagement übersprungen und das Projekt wird direkt dem Kanzler zur Genehmigung vorgelegt. Das Metadatum Projektstatus wird automatisch auf Projekt liegt Kanzler zur Genehmigung vor umgesetzt.
3. Ein Budget wird benötigt: Die Projektakte wird entsprechend der Laufwegsübersicht zunächst dem Finanzcontrolling und anschließend der Dezernatsleitung Finanzmanagement zur Budgetfreigabe vorgelegt. Das Metadatum Projektstatus wird automatisch auf Projekt liegt Finanzcontrolling zur Genehmigung vor umgesetzt. Nach der Genehmigung durch die Dezernatsleitung Finanzmanagement wird entsprechend der Laufwegsübersicht der Kanzler beteiligt.
4. Nachdem der Kanzler die Genehmigung erteilt hat, wird das Projektbüro und die Projektleitung per Postkorbnachricht über die Beendigung des Workflows benachrichtigt.

Drittmittelakte

Der Verfügungsworkflow zur Drittmittelanzeige wird durch das Erstellen der Drittmittelanzeige automatisch an der Drittmittelakte (Vorgang "Bewilligung") gestartet und durchläuft folgende Schritte:

1. Die Projektleitung erhält eine Benachrichtigung per E-Mail und eine Mitteilung im DMS/eAkte-System: "Drittmittelanzeige prüfen und der Erklärung (gesetzliche Bestimmung) zustimmen". Die Projektleitung prüft die Drittmittelanzeige, ergänzt die Drittmittel-Sachbearbeitung Fakultät/Einrichtung als den*die nächste*n Empfänger*in in der Laufwegsübersicht und stimmt der Erklärung (gesetzliche Bestimmung) über den Button Zustimmen zu.
2. Die Drittmittel-Sachbearbeitung Fakultät/Einrichtung erhält eine Benachrichtigung per E-Mail und eine Mitteilung im DMS/eAkte-System: "Drittmittelanzeige prüfen". Die Drittmittel-Sachbearbeitung Fakultät/Einrichtung prüft die Drittmittelanzeige, ergänzt den*die Dekan*in bzw. die Leitung der Einrichtung als den*die nächste*n Empfänger*in (und ggf. weitere Empfänger*innen, z.B. Geschäftsführung/Verwaltungsleitung der Fakultät) in der Laufwegsübersicht und bestätigt die Prüfung über den Button Geprüft.
3. Anschließend erhält der*die Dekan*in bzw. die Leitung der Einrichtung in (und ggf. weitere Empfänger*innen) eine Benachrichtigung per Email und eine Mitteilung im DMS/eAkte-System: "Drittmittelanzeige zustimmen". Der*die jeweilige Empfänger*in stimmt dem Vorhaben gemäß § 71 (3) in Verbindung mit § 71 (2) HG NRW und der Inanspruchnahme der angegebenen Grundausstattung/Ressourcen über den Button Zustimmen zu.
4. Nach der Zustimmung der Fakultät/Einrichtung wird die Drittmittel-Sachbearbeitung FFT per E-Mail und Postkorb-Eintrag benachrichtigt: "Drittmittelanzeige prüfen". Die Drittmittel-Sachbearbeitung FFT ergänzt die entsprechende Teamleitung FFT in der Laufwegsübersicht und bestätigt die Prüfung über den Button Geprüft.
5. Die Dezernatsleitung FFT, das Prorektorat Forschung und die Teamleitung FFT werden per E-Mail und Postkorb-Eintrag informiert.
6. Die Drittmittel-Sachbearbeitung FFT wird per E-Mail und Postkorb-Eintrag über die Beendigung des Workflows benachrichtigt.

Das Workflowprotokoll wird unter dem Vorgang "Bewilligung" abgelegt.

Ergänzende Informationen zum Verfügungsworkflow finden Sie im Abschnitt Elemente eines Verfügungsworkflows.

Wie Sie eine Drittmittelanzeige erstellen wird in der Anleitung Arbeiten mit Vorlagen erläutert.