Projektbüro

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Zentrales Projektbüro

Das Zentrale Projektbüro ist die erste Anlaufstelle für alle, die Projekte in den zentralen Einrichtungen und Services leiten. Es berät Projektleitungen bei der Vorbereitung, Planung und Durchführung sowie dem Abschluss von Projekten. Außerdem unterstützt es die Projektleitungen der zentralen Services und Verwaltungseinheiten bei der Beantragung, Genehmigung und Durchführung der Projekte, unter anderem bei der Erstellung von genehmigungsfähigen Projektsteckbriefen sowie Fragen zu Statusberichten und Abschlussberichten. Im Auftrag des Kanzlers und auf der Grundlage der Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" verwaltet das Zentrale Projektbüro das Projektportfolio der zentralen Services und Verwaltungseinheiten.

Die Kontaktdaten der Mitarbeiter*innen des Zentralen Projektbüros finden Sie hier.

Orientierung verschaffen auch die Prozesse "Projekt beantragen und genehmigen" und "Projekt durchführen und abschließen" im Prozessportal unter Universität Bielefeld -> 01 Prozesse -> 03 Organisieren -> 01 Projektportfolio managen.

Von einer Projektidee zur Projektgenehmigung

Zunächst müssen Sie Ihre Projektidee in einem Projektsteckbrief strukturiert erfassen. Hierzu füllen Sie das Formular „Projektantrag“ aus. Haben Sie dies getan und auf „Formular abschicken“ geklickt, erhalten Sie eine Versandbestätigung in Ihr Emailpostfach. Das Projektbüro erhält den ausgefüllten Antrag, erstellt auf Basis der darin erfassten Informationen Ihre Projektakte und legt es als Steckbrief im Vorgang Steuerungsdokumente ab. Im Anschluss erhalten Sie eine Email des Projektbüros mit dem Link zu Ihrer Akte und Informationen zum weiteren Vorgehen.

Sie haben nun Zeit, Ihren Projektsteckbrief genehmigungsreif auszuformulieren. Falls Sie Budget benötigen, füllen Sie die Kalkulationsvorlage aus (siehe Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte) und legen eine Erläuterung zur Kalkulation ab. Diese kann ein Angebot oder eine formlose Worddatei sein, in der Sie die Angaben in Ihrer Kalkulation erläutern.

Erst wenn aus Ihrer Sicht alle Dokumente fertig sind, geben Sie dem Projektbüro ein Signal, dass das Projekt in die Genehmigung gehen kann.

Wenn alle Unterlagen fertig sind, ruft das Projektbüro die Vorlage „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ auf. An dieses Dokument legt das Projektbüro einen eLaufweg / einen Genehmigungsworkflow. Hierbei gibt es zwei Varianten:

Projekt wird ohne Budget beantragt

1. Projektleitung zur Information
2. Kanzler zur Genehmigung
3. Projektleitung zur Information

Projekt wird mit Budget beantragt

1. Projektleitung zur Information
2. Finanzcontrolling zur Genehmigung
3. Dezernatsleitung Finanzmanagement zur Genehmigung
4. Kanzler zur Genehmigung
5. Projektleitung zur Information
6. Finanzcontrolling zur Information

Anhand des Icons „Aufgaben zum Dokument anzeigen“ im aufgerufenen Dokument „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ kann nachvollzogen werden, wo der Genehmigungslaufweg aktuell liegt. Ist der eLaufweg durchgelaufen, findet sich das Genehmigungsprotokoll hinter dem Büroklammer-Icon „Anhänge“ 📎.

Nach der Projektgenehmigung

In jedem Quartal müssen Sie für Ihr(e) Projekt(e) jeweils einen Statusbericht einreichen, welcher dem Kanzler zur Information vorgelegt wird. Details hierzu finden Sie in der Anleitung Statusberichte.

Projekt wurde mit Budget genehmigt

Haben Sie ein Budget beantragt, müssen Sie sich zur Einrichtung eines Kontierungselements (PSP-Element) mit dem Finanzcontrolling in Verbindung setzen: finanzcontrolling@uni-bielefeld.de. Alle Dokumente, Vordrucke und Anleitungen hierzu finden Sie auf der Homepage des Dezernates Finanzmanagement. Als Ausfüllhilfe steht ein beispielhaft ausgefülltes Musterformular zur Verfügung.