Diese Anleitung behandelt den d.velop documents collector. Über die Schaltfläche PDF zusammenführen kann eine Sammelmappe aus den Dokumenten einer Suche oder einer bzw. mehrerer Akten erstellt werden.
Aufbau des pdf-Exports
Der pdf-Export beginnt mit einem Deckblatt mit Seitenzahl. Das Inhaltsverzeichnis listet alle Akten, Vorgänge und Dokumente. Die Zugehörigkeit der einzelnen Dokumente und Vorgänge zu einer Akte wird durch den Einzug im Inhaltsverzeichnis hervorgehoben. Durch einen Klick auf einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis kann zu der betreffenden Stelle im pdf-Export gesprungen werden. Akten und Vorgänge werden jeweils durch ein Trennblatt gekennzeichnet.
- Schematischer Aufbau des PDF-Exports
- Deckblatt
- Inhaltsverzeichnis
- Akte (Trennblatt)
- Vorgang (Trennblatt)
- Dokumente in Akte
- weitere Dokumente
PDF zusammenführen starten
Der pdf-Export kann innerhalb eines Vorgangs oder aus einer Dokumentensuche heraus durch einen Klick auf die Schaltfläche PDF zusammenführen gestartet werden sobald mindestens ein Vorgang oder ein Dokument ausgewählt wurde.
Vorauswahl von Akten und Dokumenten
Nachdem der pdf-Export gestartet wurde kann auf Ebene der angezeigten Akten, Vorgänge und Dokumente eine Vorauswahl getroffen werden. Dokumente innerhalb von Akten und Vorgängen der angezeigten Vorauswahl können hier noch nicht ausgewählt werden. Diese Auswahl kann im nächsten Schritt noch verfeinert werden.
Die Funktion Gruppieren kann genutzt werden, um die Vorauswahl zu strukturieren. Sie hat keinen Einfluss auf die spätere Reihenfolge im pdf-Export. Diese wird erst im nächsten Schritt festgelegt. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte.
Die Vorauswahl wird über einen Klick auf die Schaltfläche PDF zusammenführen bestätigt. An dieser Stelle wird noch kein pdf-Export erzeugt.
Auswahl von Akten und Dokumenten
In dieser Ansicht werden alle Akten, Vorgänge und Dokumente aus der Vorauswahl angezeigt. Zu Beginn sind alle Einträge vorausgewählt. Einzelne Dokumente oder ganze Akten und Vorgänge können wieder aus dem pdf-Export entfernt werden und der pdf-Export so feiner gestaltet werden. Um die Vorgänge bzw. Dokumente innerhalb einer Akte anzeigen zu lassen, klicken Sie zuerst auf den kleinen Pfeil vor der Akte bzw. dem Vorgang. Der Inhalt wird jetzt ausgeklappt dargestellt. Durch einen Klick auf den Haken vor einem Dokument kann dieses jetzt aus dem pdf-Export ausgeschlossen werden. Auf die gleiche Weise können auch ganze Akten oder Vorgänge aus dem pdf-Export ausgeschlossen werden.
Um bestimmte Dokumente innerhalb der Vorauswahl zu suchen kann ein Stichwort in die Suchzeile eingegeben und mit Enter bestätigt werden. Die Liste wird auf die zutreffenden Dokumente reduziert, um eine An- bzw. Abwahl dieser Dokumente zu vereinfachen. Die Einstellungen von jetzt nicht mehr gezeigten Dokumenten bleibt erhalten. Die Auswahl wird durch die Suche selbst nicht verändert.
Nachdem die Dokumente ausgewählt und ggf. sortiert wurden, kann über die Schaltfläche Exportieren der tatsächliche pdf-Export angestoßen werden. Im Hintergrund wird der pdf-Export zusammengestellt. Anschließend erhalten Sie aus dem System eine E-Mail mit einem Link zum pdf-Export.
Optional: Sortierung innerhalb des Exports
Die Reihenfolge der Akten, Vorgänge und einzelner Dokumente kann durch Anklicken und Halten an die gewünschte Position verschoben werden. Die Reihenfolge der Akten kann beliebig geändert werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann nur innerhalb ihrer Akte angepasst werden. Dokumente können ebenfalls beliebig innerhalb der Akte verschoben werden. Sie können dabei auch in einen anderen Vorgang derselben Akte oder in die Akte selbst verschoben werden. Ein Verschieben in eine andere Akte ist nicht möglich.
Optional: Notizen und Dokumenteigenschaften
Wenn ein Dokument ausgewählt wird, werden dessen Eigenschaften im rechten Fenster angezeigt.
Die Funktion einem Dokument beigefügte Notizen in den pdf-Export zu übernehmen ist nicht aktiviert. Die Notizen werden hier aufgeführt, aber nicht mit in den pdf-Export übernommen, wenn das Häkchen an einer Notiz gesetzt ist.
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Alle Notizen anzeigen öffnet sich eine Übersicht der Notizen in einem separaten Fenster.
Optional: An- und Abwahl einzelner Seiten eines Dokuments
Über den Pfeil nach rechts kann eine Vorschau des jeweiligen Dokuments aufgerufen werden.
Einzelne Seiten werden über das Häkchen an- bzw. abgewählt.
pdf-Export herunterladen
Nachdem der pdf-Export in Auftrag gegeben wurde, erhalten Sie nach kurzer Zeit eine Mail mit einem Link zur Downloadseite Ihres pdf-Exports. Dort kann mit einem Klick auf Herunterladen der pdf-Export lokal gespeichert werden.
Mit einem Klick auf Herunterladen wird der pdf-Export gespeichert. Der Link steht für 24 Stunden zur Verfügung. Danach kann der pdf-Export nicht erneut heruntergeladen werden.
