Projektbüro
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Zentrales Projektbüro
Der Weg von einer Projektidee zur Projektgenehmigung
Zunächst müssen Sie Ihre Projektidee in einem Projektsteckbrief strukturiert erfassen. Hierzu füllen Sie das Formular „Projektantrag“ aus. Haben Sie dies getan und auf „Formular abschicken“ geklickt, erhalten Sie eine Versandbestätigung in Ihr Emailpostfach. Das Projektbüro erhält das ausgefüllt Dokument, erstellt auf Basis der darin erfassten Informationen Ihre Projektakte und legt es als Steckbrief in den Vorgang Steuerungsdokumente ab. Im Anschluss erhalten Sie eine Email des Projektbüros mit dem Link zu Ihrer Akte und Informationen zum weiteren Vorgehen.
Sie haben nun Zeit Ihren Projektsteckbrief genehmigungsreif auszuformulieren. Falls Sie Budget benötigen, füllen Sie ihre Kalkulation aus (siehe Arbeiten mit Vorlagen in DMS/eAkte) und legen eine Erläuterung zur Kalkulation ab. Diese kann ein Angebot oder eine formlose Worddatei sein, in der Sie die Angaben in Ihrer Kalkulation erläutern.
Daraufhin ruft das Projektbüro die Vorlage „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ auf. An dieses Dokument legt das Projektbüro einen eLaufweg / einen Genehmigungsworkflow. Hierbei gibt es zwei Varianten:
Projekt ohne Budget
- Projektleitung zur Information
- Kanzler zur Genehmigung
- Projektleitung zur Information
Projekt mit Budget
- Projektleitung zur Information
- Finanzcontrolling zur Genehmigung
- Dezernatsleitung Finanzmanagement zur Genehmigung
- Kanzler zur Genehmigung
- Projektleitung zur Information
- Finanzcontrolling zur Information
Anhand des Icons „Aufgaben zum Dokument anzeigen“ im aufgerufenen Dokument „Bewertung Projektsteckbrief und Budget“ kann nachvollzogen werden, wo der Genehmigungslaufweg aktuell liegt. Ist der eLaufweg durchgelaufen, findet sich das Genehmigungsprotokoll hinter dem Büroklammer-Icon „Anhänge“.