Aktenplan in DMS/eAkte

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Der Aktenplan sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu Akten, Vorgängen und den zugehörigen Dokumenten. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der Prozesslandkarte der Uni Bielefeld. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung Wissensdokumente, im thematischen Zusammenhang erreichbar.

Informationen, wie Sie Akten im Aktenplan anlegen, löschen und z. d. A.-verfügen erhalten Sie im Artikel Vorgang anlegen.

Navigieren im Aktenplan

Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel Aktenplan. Anschließend öffnet sich der Aktenplan:

Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen.

Im Aktenplan werden Betreffseinheiten in Form von Ordnern dargestellt. Vorgänge werden als Aktenordner dargestellt.

Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Betreffseinheit oder Akte, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in die jeweilige Akte oder in den Vorgang zu gelangen.

Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 00 Wissensdokumente ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 00.01 Informationen für die Beschäftigten (eingeklappt), der Prozess 00.02 Richtlinien für die Beschäigten (ausgeklappt) mit den Vorgängen 00.02-000001 Hausrundschreiben und 00.02-000002 Dienstvereinbarungen und der Prozess 00.03 Datenschutz (ebenfalls ausgeklappt) mit dem Vorgang 00.03-000001 Datenschutzhinweise gezeigt. Es folgen zugeklappt die Geschäftsprozesse 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren und 05 Informieren.

Wenn in Ihrer Ansicht neben einer Akte oder einem Vorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung dafür besitzen.

Alternativ können Sie auch auf die drei waagerechten Striche (Funktionen) klicken und anschließend auf In Ergebnisliste öffnen.

Der Aktenplaneintrag 0-000002 Dienstvereinbarungen ist orange markiert. Neben der Bezeichnung sind drei waagerechte Strichen, mit denen ein Untermenü aufgeklappt wurde. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben. Neu und Suche sind grau dargestellt, also nicht auswählbar. Funktionen ist ausgewählt. Es hat sich ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Eigenschaften, in Ergebnisliste öffen, un Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Der Mauszeiger hat den Eintrag in Ergebnisliste öffnen markiert.

Nun wird der Akteninhalt angezeigt, indem sich eine neue Anzeige öffnet. Diese ist in zwei Bereiche unterteilt. Im linken Bereich sehen Sie die Dokumente, die sich in der Akte befinden. Im rechten Bereich werden die Eigenschaften der Akte angezeigt.

Die Akte Dienstvereinbarungen wird angezeigt.

Eigenschaften eines Aktenplaneintrags anzeigen

Sie können sich die Eigenschaften eines Aktenplaneintrags über den Aktenplan anzeigen lassen. Markieren Sie den Aktenplaneintrag und wählen Sie anschließend entweder in der Markierung oder in der rechten Menüleiste Funktionen über das Symbol der drei waagerechten Striche aus. Im Untermenü nutzen Sie den Eintrag Eigenschaften.

Im Aktenplan des DMS wurde der Aktenplaneintrag [00.02] Dienstvereinbarungen ausgewählt und dadurch orange markiert. Neben der Bezeichnung sind drei waagerechte Striche, übereinander angeordnet. Damit wurde ein Untermenü geöffnet mit den Einträgen Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen, Verschieben. Die Einträge Neu und Suche sind grau dargestellt, also nicht auswählbar. Über Funktionen ist ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Eigenschaften, in Ergebnisliste öffnen, in Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Durch den Mauszeiger ist hier Eigenschaften markiert.

Es öffnet sich eine Ansicht der Eigenschaften des gewählten Aktenplaneintrags. Beispiele für mögliche Metadatenfelde sind Titel, Aktenplanzeichen, Federführung oder Aufbewahrungsfrist.

Die Eigenschaften der Wissenakte Hausrundschreiben werden angezeigt. Sie enthalten unter anderem die Metadatenfelder Aktentitel: Hausrundschreiben, Aktenzeichen 00.02-000001, Aktenplanzeichen: 00.02, federführende Organisationseinheit DTP, den Akteneigner Hartl, Fabian, letzte Änderung 20.03.2023, Aussonderungsart: A, Aufbewahrungsfrist: 120 und Transferfrist: 0.

Aktenplan Schriftgröße anpassen

Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt Schriftart, Größe und Farbe die Schriftgröße einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit Speichern. Diese Einstellung bleibt dann beim nächsten Mal erhalten.

Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellungen sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben.

Aktenplan Favoriten

Innerhalb des Aktenplans ist es möglich, Favoriten zu hinterlegen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie häufig auf den gleichen Aktenplanbereich zugreifen müssen.

Prozessebene als Favorit speichern

Wenn Sie einzelne Prozessebenen als Favorit hinterlegen möchten, um diese im Schnellzugriff zu haben, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie Prozessebene aus, indem Sie mit der linken Maus die jeweilige Prozessebene anklicken. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Symbolleiste klicken und danach auf Zu Favoriten hinzufügen.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Zu Favoriten hinzufügen, Sortierung und Eigenschaften. In Zu Favoriten hinzufügen ist ausgewählt.

Aktenplan Favoriten öffnen

Wenn Sie die zuvor gespeicherten Favoriten der Aktenplanebenen öffnen möchten, klicken Sie in der rechten Menüleiste auf das Aktenordner-Symbol.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist die Schaltfläche für die Aktenplanfavoriten hervorgehoben. Das einzelne Aktensymbol ist rot umrandet.

Jetzt werden Ihnen nur die von Ihnen als Favoriten gespeicherten Prozessebenen angezeigt. Mit einem Klick auf die zwei Aktenordner im rechten Seitenmenü gelangen Sie wieder zurück zum allgemeinen Aktenplan.

Ansicht der Aktenplan Favoriten. Das Symbol zweier Aktenordner nebeneinander zum Erweitern des Aktenplans ist rot hervorgehoben.

Aktenplan Favoriten entfernen

Klicken Sie auf die Aktenplan Favoriten und wählen Sie die Prozessebene aus, die Sie aus den Favoriten entfernen möchten. Anschließend müssen Sie auf die drei waagerechten Striche in der rechten Menüleiste anklicken und danach auf Aus Favoriten entfernen.

Im rechten Seitenmenü des DMS ist das Untermenü unter den drei waagerechten Strichen ausgewählt. Es enthält die Einträge Aus Favoriten entfernen, Favoriten importieren, Favoriten exportieren und Eigenschaften. Aus Favoriten entfernen ist ausgewählt.

Aktenplan mit Favoriten starten

Damit Sie beim Start durch Klicken auf die Kachel Aktenplan mit den Aktenplan Favoriten starten können anstelle des allgemeinen Aktenplans, müssen Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad. Setzen Sie unter dem Menüpunkt Suchverhalten den Haken bei Mit Favoriten starten, um den Aktenplan mit den Favoriten zu starten. Wenn Sie den Haken herausnehmen, startet der Aktenplan wieder mit dem allgemeinen Aktenplan. Klicken Sie auf Speichern um die Einstellung zu speichern.

Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben.

Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter Aktenplan Favoriten öffnen beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln.