Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte hat die Möglichkeit jedes Dokument einer Akte revisionssicher aufzubewahren. Der freigegebene Stand jeder Bearbeitung eines Dokuments wird vom System als einzelne Versionen gespeichert. Vorversionen jedes Dokuments sind auch nach Überschreibung weiter einsehbar. Es wird mitprotokolliert von wem und wann die jeweiligen Bearbeitungen durchgeführt wurden. Außerdem kann zu jeder Bearbeitung ein Änderungstext mit kurzen Stichworten zum Inhalt der Änderung hinterlassen werden.
Status von Dokumenten im DMS
Ein Dokument kann sich in folgenden Status befinden:
| Status
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Beschreibung
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| Bearbeitung |
Im Status Bearbeitung werden Dokumente von der*dem Besitzenden oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht.
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| Prüfung |
Bereits geprüfte Dokumente werden von eine(m*r) User*in mit Freigabeberechtigung für eine bestimmte Kategorie (Dokumentart) noch einmal gesichtet und freigegeben.
Dieser Status spielt nur in wenigen Prozessen der Universität Bielefeld eine Rolle.
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| Freigabe |
Dokumente im Status Freigabe sind für alle User*innen, die auf die jeweilige Dokumentart Zugriff haben, sichtbar und dienen beispielsweise als Produktionsvorlage.
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| Archiv |
Dokumente im Status Archiv können weder inhaltlich noch in ihrem Status geändert werden. Es können mehrere Versionen eines Dokumentes in diesem Status existieren.
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Der Status in der Tabellenansicht in DMS/eAkte:
- Dokument mit Version in Bearbeitung
- Dokument mit Version(en) in Freigabe
- Dokument mit Versionen in Freigabe und in Bearbeitung
- Dokument mit Versionen in Freigabe und im Archiv
- Dokument mit Versionen in Freigabe, im Archiv und in Bearbeitung
- Dokument mit Version(en) im Archiv
In der Listenansicht des DMS/eAkte findet sich der Dokumentstatus in Form von vier Kästen rechts neben dem Dateisymbol. Ein farbiges Kästchen signalisiert, dass eine Version im jeweiligen Status existiert.
Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte arbeitet nach einem Schichtprinzip. Wenn ein Dokument aus dem Status Freigabe, gekennzeichnet durch eine grüne Markierung in der Dokumentenanzeige
in Bearbeitung genommen wird, wird eine Bearbeitungsschicht des Dokumentes erzeugt. Die freigegebene Version des Dokumentes bleibt erhalten (und für die zugriffsberechtigten Personen einsehbar). Dass die Version des Dokuments in Bearbeitung genommen wurde, wird über eine rote Markierung in der Dokumentenanzeige kenntlich gemacht.
Diese ist nur für die bearbeitende Person einseh- und bearbeitbar. Wenn die bearbeitende Person das Dokument abspeichert, bleibt es im Status Bearbeitung. Erst nach Beendigung der Bearbeitung und Freigabe, wird die bearbeitete Version in den Status Freigabe transferiert.
In diesem Moment wird die bisherige Version im Status Freigabe in den Status Archiv gesetzt und die gerade fertig bearbeitete Version erhält jetzt den Status Freigabe.
Eine Version mit dem Status Archiv kann weiter betrachtet werden. Die blaue Markierung in der Dokumentenanzeige signalisiert, dass es sich bei dem betrachteten Dokument um eine Archivversion handelt.
Versionierung
Eine neue Version eines Dokumentes wird immer dann erzeugt, wenn ein geändertes Dokument in den Status Freigabe transferiert wird. Dann wird ein Byte-to-byte-Vergleich durchgeführt. Wenn der Vergleich einen Unterschied feststellt, wird eine neue Version protokolliert. In diesem Schritt kann der neuen Version ein Änderungstext mitgegeben werden, der die Änderungen am Dokument kurz zusammenfassen sollte. Die alte Version wird in den Status Archiv überführt. Über einen Klick auf ein Dokument können Sie sich dieses genauer anzeigen lassen.
Unter dem Dokument befinden sich vier Reiter mit Informationen: Anzeige, Eigenschaften, Notizen und Versionen. Interessant ist an dieser Stelle der Reiter Versionen.
Auf der Registerkarte Versionen finden Sie Informationen zur Versionierung eines Dokumentes, die die Änderungen an der jeweiligen Version und den aktuellen Status betreffen. Auch die jeweils erstellende Person einer Dokumentversion ist angegeben.
Dokument als finale Version kennzeichnen
Es ist es möglich, ein Dokument als finale Version zu markieren. Dies bietet sich an, um ein abgeschlossenes Dokument als fertig zu kennzeichnen, z.B. um es einer anderen Stelle zur Verfügung zu stellen.
Ein als finale Version gekennzeichnetes Dokument wird auf unveränderlich gestellt, d.h. es darf inhaltlich nicht mehr bearbeitet werden und auch die dazugehörigen Metadaten dürfen nicht mehr verändert werden.
Vorsicht: Es sind keinerlei Veränderungen an dem Dokument mehr möglich. Insofern muss mit dieser Option achtsam umgegangen werden.
Möchten Sie ein Dokument als finale Version markieren, wählen Sie nach Klick auf das Dokument im Menü den Reiter Eigenschaften aus.
Dort klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts oben, um die Eigenschaften zu bearbeiten. In dem erscheinenden Fenster setzen Sie das Metadatenfeld Finale Version von Nein auf Ja.
Abschließend bestätigen Sie die Änderung der Eigenschaften durch einen Klick auf den Button Speichern. Nun sind die Eigenschaften ausgegraut, da das Dokument als finale Version markiert wurde und keine weiteren Änderungen mehr möglich sind.
Diese Funktion wird genutzt, um bestimmte finale Dokumente zur Verfügung bzw. zur Ansicht bereitzustellen.
Beispiel aus dem Bereich der internen Projekte: Die Dokumente, mittels derer die Projektergebnisse nachvollzogen werden können, können als Finale Version markiert werden, damit diese nicht geändert werden.
