Am Anfang steht die Projektidee oder eine Projektanfrage. Zu diesem Zeitpunkt gibt es noch kein Projekt. Vielmehr geht es darum zu klären, ob und unter welchen Rahmenbedingungen diese Projektidee oder die Projektanfrage in ein Projekt überführt werden kann. In der Initialisierungsphase wird die Idee konkretisiert. Das Ziel, der mögliche Umfang, die wichtigsten Zuständigkeiten und die zentralen Beteiligten werden festgelegt. Die Erwartungen der Auftraggeberin oder des Auftraggebers werden in die Zieldefinition aufgenommen. Eine erste, häufig noch unvollständige Fassung des Projektsteckbriefs wird erstellt.
Die nachfolgenden Ausführungen zu den Projektzielen und zum Steckbrief dienen als Hilfe, aus der Projektidee ein mögliches Projekt zu formen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sich bei einem Auftrag, einer Anfrage oder einer Idee um ein mögliches Projekt handelt, sprechen Sie das Zentrale Projektbüro (multiprojektmanagement@uni-bielefeld.de) an. Wir überlegen dann mit Ihnen gemeinsam, welches die nächsten Schritte sind und welche Werkzeuge und Methoden für Ihre Fragestellung hilfreich sein können.
Projektziele
Die einfachste und wichtigste Regel in Bezug auf Ziele ist es, zu Projektbeginn die Ziele zusammen zu tragen und allen Projektbeteiligten vorzulegen. Sollten im Verlauf des Projekts neue Ziele hinzukommen, ist zu überprüfen, ob und wie sie sich auf Projektumfang, Aufwand, Kosten und Zeitplanung auswirken, bevor sie ggf. in die Zieldefinition des Projekts aufgenommen werden.
Zu Beginn eines Projekts muss in der Initialisierungsphase und abschließend in der Definitionsphase geklärt werden, wer welche Ziele mit dem Projekt verbindet und in welcher Beziehung diese zueinander stehen. Bei Zielkonflikten ist zu klären, welches Ziel prioritär zur verfolgen ist. Es kann auch hilfreich sein, Nicht-Ziele zu formulieren („Was gehört nicht dazu?“), um den Projektumfang einzugrenzen. Anschließend muss überprüft werden, ob die definierten Projektziele mit den vorhandenen Mitteln und Ressourcen umgesetzt werden können (Bewertung über die Machbarkeit), auch im Hinblick auf den gesetzten Zeitplan.
Zur Ausformulierung der Ziele helfen folgende Fragen:
- Was und wie viel soll erreicht werden?
- Wann und womit soll es erreicht werden?
- Wer ist verantwortlich?
Nach Definition der Ziele eines Projekts ist es möglich, einen Meilensteinplan zu erstellen, da sich aus den Zielen die Projektergebnisse und Meilensteine ableiten lassen.
Projektziele in den Projektmanagementphasen:
Projektsteckbrief
Im Projektsteckbrief werden die wichtigsten Eckdaten des Projekts zusammenfassend dargestellt. Hierzu zählen beispielsweise der Projektname, die Ziele, der angestrebte Nutzen, die Projektleitung und das Projektteam, der Aufwand und das Budget.
Das Formular mit dessen Hilfe Sie den Projektsteckbrief erstellen, finden Sie im Dokumentenmanagementsystem. Dazu navigieren Sie über das Widget "Prozesse" auf der DMS-Startseite zur Kachel "Projektantrag stellen". Alle Vorlagen finden Sie auf dieser Webseite mit der Übersicht über alle Vorlagen.
Für Projekte der Übersicht Laufende Projekte ist diese Vorlage verbindlich. Auch für alle anderen Projekte und Vorhaben, aus denen sich Projekte entwickeln können, empfehlen wir, einen Steckbrief zu erstellen.
Der Projektsteckbrief hat im Projektverlauf mehrere Funktionen:
- In der Initialisierungsphase des Projekts werden die Überlegungen, Abstimmungsergebnisse und Vorgaben im Projektsteckbrief dokumentiert. Zu diesem Zeitpunkt lässt sich der Steckbrief oft noch nicht vollständig ausfüllen: Sofern es Angaben zu Aufwand und Budgetbedarf gibt, handelt es sich in der Regel um grobe Schätzungen. In dieser Phase dient der Steckbrief vor allem dazu, zwischen allen Beteiligten und insbesondere mit der Auftraggeberin oder dem Auftraggeber ein gemeinsames Verständnis über den Projektgegenstand herzustellen.
- In der Definitionsphase werden die Angaben im Steckbrief konkretisiert und ggf. um Anlagen ergänzt. Daraus geht hervor, was in welchem Zeitrahmen, mit welchem Aufwand und mit welchen Kosten erreicht werden soll. So dient der Steckbrief als Entscheidungsvorlage für die Durchführung des Projekts. Fällt die Entscheidung positiv aus, ist das Projekt genehmigt.
- Die Offenen Fragen aus der letzten Zeile des Projektsteckbriefes kann es nur vor der Genehmigung geben. Bis zu diesem Zeitpunkt sollten alle offenen Fragen beantwortet sein. Nach der Genehmigung kann es keine offenen Fragen, sondern nur noch Risiken geben.
- In der Planungsphase erfolgt auf der Grundlage des Steckbriefs inkl. seiner Anlagen die detaillierte Projektplanung, d.h. es wird festgelegt, wie und mit welchen Arbeitsschritten die Projektziele erreicht werden sollen. Gleichzeitig kann der genehmigte Steckbrief mit seinen Anlagen ab der Planungsphase, d.h. auch in der Steuerungsphase, für die Kommunikation über das Projekt dienen.
- In der Abschlussphase wird der Steckbrief mit den Projektergebnissen abgeglichen. Größere Abweichungen von den Inhalten des genehmigten Steckbriefs sollten dokumentiert und erläutert werden: Warum ist es zu diesen Abweichungen gekommen? Worauf ist in zukünftigen Projekten zu achten, damit solche Abweichungen vermieden werden können?
Der Projektsteckbrief weist neben den Projektbeteiligten und den Projektzielen die wichtigsten Meilensteine mit Terminen sowie die Ergebnisse der Aufwands- und Kostenkalkulation aus. Der Steckbrief dient der Vorbereitung eines Projekts und wird von der Projektleitung erstellt; falls diese noch nicht feststeht, von der Leitung des zuständigen Dezernats bzw. der zuständigen Einrichtung. In der Definitionsphase wird er konkretisiert, vervollständigt (z.B. um Termine) und ggf. um Anlagen ergänzt.
Der Steckbrief selbst soll nicht mehr als eine Seite umfassen. Er kann und soll bei umfangreicheren Projekten durch Anlagen bzw. Dokumente zu Zielen, Zeitplan, Aufwandsschätzungen, Budgetbedarf, Grobkonzepte etc. ergänzt werden.
Ein Projektsteckbrief ist vor der Genehmigung mit allen maßgeblich Beteiligten abzustimmen.
Das Zentrale Projektbüro holt auf Basis des Projektsteckbriefs und ggf. weiterer Unterlagen die Genehmigung ein.
Ändern sich während des Projektverlaufs die Zuständigkeiten, werden diese im Projektsteckbrief und in den Metadaten der elektronischen Projektakte angepasst.
Grundlegende Änderungen am Projektergebnis oder der Aufwands- und Budgetplanung müssen mit der Steuerung und dem Kanzler abgestimmt werden. In diesen Fällen muss der Projektsteckbrief erneut zur Genehmigung vorgelegt werden.
Übergang von der Initialisierungs- zur Definitionsphase
Mit der Freigabe am Ende der Initialisierungsphase kann die Definitionsphase beginnen, die in vielen Fällen als „Auftragsklärung“ umschrieben werden kann. Zu diesem Zeitpunkt gibt es schon viele Ideen was Bestandteil des Projekts sein könnte, der Projektumfang bzw. „Scope“ ist aber noch nicht definiert, z.B. ist offen, wer mit welchen Ressourcen im Projekt mitwirken wird und ob externe Unterstützung erforderlich ist.
Es gibt allerdings auch Projekte, so genannte „Muss“-Projekte, bei denen die Initialisierungsphase sowie die Freigabe übersprungen werden und der Einstieg direkt in die Definitionsphase erfolgt. Zu solchen „Muss“-Projekten gehören z.B. Projekte, die aufgrund rechtlicher Vorgaben durchgeführt werden müssen (z.B. PCB-Sanierung oder das Projekt Kerndatensatz Forschung).
Sobald ein Projekt in die Definitionsphase eintritt, erscheint das Projekt in der Übersicht Geplante Projekte. Die Freigabe dieser Projekte erfolgt durch den Kanzler und ist zugleich mit dem Auftrag an die Verantwortlichen (in der Regel die Projektleitung) verbunden, das Projekt durchzuplanen (Umfang, Kosten, Meilensteinplan, Ergebnisse), den Steckbrief zu konkretisieren und zu vervollständigen sowie diesen zur Genehmigung vorzulegen.
