Meine Uni: Grundlegende Begriffe

In dieser Seite werden die Konzepte erläutert, die die Grundlage der Stukturierung des 'Meine Uni'-Portals bilden und deren Verständnis für die Bearbeitung der Inhalte wichtig ist. Diese Graphik fasst sie zusammen:

Zielsetzung des Portals

Ziel des Meine Uni Portals ist es den Nutzer*innen - zum Start in 07/2023 sind dies im wesentlichen die Studierenden - Links zu den für sie relevanten Inhalten zu zeigen. Die große Leistung des Portals ist es dabei, dass es in der Lage ist Personen direkt einer großen Anzahl von Zielgruppen zuzuordnen. Diese Zielgruppen werden mit den 'Meine Uni'-Gruppen verknüpft und die Gruppen wiederum mit den 'Meine Uni'-Inhalten. Für die Nutzer*innen wird daraus eine maßgeschneiderte Darstellung der für sie relevanten Inhalte gebildet.

Personen

Das Portal ist heute nur mit einem Login zugänglich und steht damit den Hochschulangehörigen zur Verfügung. Das sind die Studierenden, die Mitarbeitenden, das Personal der Kliniken des Universitätsklinikums OWL, aber zu einem gewissen Anteil auch Externe und Ehemalige. Keinen Zugriff haben Bewerber*innen.

Im BIS liegen zu den Nutzer*innen zahlreiche Information aus unterschiedlichen Quellen vor, das System 'kennt' die Nutzer*innen also und kann sie damit Zielgruppen zuordnen:

Zielgruppen und Mailverteiler

Der Begriff der Zielgruppe ist im BIS synonym mit den dynamischen E-Mailverteilern im BIS. Diese Verteiler sind sehr vielfältig und haben die Besonderheit, dass sie nicht manuell gepflegt werden, sondern immer auf Daten beruhen, die an anderer Stelle entstehen. Zum Beispiel:

Der Verteiler aller Studierenden enthält die Personen, die in der Studierendenverwaltung des StudSeks den Status 'eingeschrieben' haben
Der Verteiler aller Studierenden im Medizinstudiengang im ersten Fachsemester enthält die Personen, die in der Studierendenverwaltung in diesem Studiengang eingeschrieben sind und sich aktuell im 1. Fachsemester befinden
Der Verteiler aller Mitarbeitenden der zentralen Verwaltung enthält die Personen, die im PEVZ in einer der Untereinrichtungen unter Zentrale Verwaltung eingetragen sind
Der Verteiler der Mitarbeitenden in Technik und Verwaltung enthält alle Personen, die im PEVZ entsprechend eingetragen sind, oder in SAP bestimmte Status haben
Der Verteiler der Mitarbeitenden, die in den letzten 30 Tagen neu eingestellt wurden, enthält die Personen, die innerhalb der letzten 30 Tage erstmals im PEVZ eingetragen wurden

Diese Verteiler sind immer aktuell, da sich jede Änderung an den zu Grunde liegenden Daten sofort auswirkt. Im BIS werden immer noch weitere Verteiler entwickelt, wenn entsprechende Bedarfe erkannt werden.

Die Verteiler wurden für die Nutzung u. a. im Meine Uni-Portal so erweitert, dass sie nicht nur E-Mailadressen liefern, sondern auch die Personen, zu denen diese Adressen gehören. Auf die kleinen Unterschiede zwischen einem Verteiler und der daraus gebildeten Zielgruppe wird am Ende der Seite eingegangen.

Dieser Teil des Systems wird dabei nicht in der Meine Uni-Administration bearbeitet, da er vom BIS System direkt zur Verfügung gestellt wird. Der Übergang zu den originären Meine Uni-Elementen geschieht mit den Gruppen:

Gruppen

Die Gruppen in der Meine Uni-Administration dienen der Bündelung von Inhalten und der Verknüpfung mit den Zielgruppen. Und damit indirekt zu den Personen, für die die Inhalte relevant sind. Eine Gruppe hat im wesentlichen einen Namen und eine oder mehrere Zielgruppen.

Die relativ freie Verknüpfung von Zielgruppen und Meine Uni-Gruppen erlaubt dabei Konstruktionen, die über die Möglichkeiten der BIS Verteiler hinausgehen:

Eine Gruppe mit mehreren Zielgruppen

Da bei einer Gruppe mehrere Zielgruppen / Verteiler eingetragen werden können ist es möglich so beliebige Bündel von Zielgruppen auf einen Schlag zu adressieren und Kombinationen von Zielgruppen zu bilden, die sich nicht mit einem einzigen BIS Mailverteiler abdecken lassen
Beispiel könnte hier eine Gruppe sein, die alle Frauen der Hochschule adressiert und dazu die Verteiler der weiblichen Studierenden und der weiblichen Mitarbeitenden bündelt

Mehrere Gruppen für eine Zielgruppe

Umgekehrt ist es auch möglich für die gleiche Zielgruppe, z. B. die aller Studierenden, mehrere Gruppen anzulegen. Hier stellen die Gruppen dann inhaltliche Untergliederungen der Inhalte dar, die auch in der Anzeige im Portal sichtbar werden, wenn Nutzer*innen nicht die Kachelmeeranzeige wählen.
Auch in der Vorschau sind diese Untergliederungen sichtbar und es gibt im Portal feste Links für Gruppen, über die man die Gruppeninhalte auch direkt verlinken kann

Generell kann kein Inhalt ohne eine entsprechende Gruppe im Portal sichtbar werden.

Die Gruppen haben eine festgelegte Reihenfolge untereinander. Diese bestimmt, mit welcher Sortierung sie im Portal gezeigt werden und definiert damit, welche Gruppen von Inhalten den Nutzer*innen zuerst gezeigt wird.

Inhalte

Die Inhalte im Portal entsprechen den Kacheln in der Sicht der Nutzer*innen. Die möglichen Eigenschaften werden hier beschrieben. Kurz gesagt sind Inhalte Links, die mit Titel und Informationen zur Formatierung versehen werden können.

Das Portal nimmt selbst nicht die eigentlichen Inhalte auf, es verlinkt auf Inhalte in anderen Seiten.

Inhalte und Gruppen verknüpfen

Um die Inhalte im Portal zu zeigen müssen sie mit mindestens einer Gruppe verknüpft werden. Sowohl in den Detailseiten der Gruppen wie auch der Inhalte findet sich die Option zur Anlage dieser Verknüpfungen. Über die Verknüpfungen wird auch die Reihenfolge der Inhalte innerhalb einer Gruppe festgelegt.

Es ist möglich Inhalte mit mehreren Gruppen zu verknüpfen.

Potentielle Abweichungen zwischen Verteilern und Zielgruppen

Wie zuvor beschrieben werden die Zielgruppen aus den BIS Mailverteilern gebildet. Hier kann es in Einzelfällen kleine Abweichungen geben, die darin begründet sind, dass die Verteiler in ihrer ursprünglichen Verwendung E-Mailadressen liefern, in ihrer Verwendung für die Zielgruppen hingegen Personen. Das sind nicht vollständig identische Auswertungen:

So sind etwa im Verteiler aller Mitarbeitenden auch Funktionsmailadressen enthalten und eine an diesen Verteiler verschickte E-Mail wird damit möglicherweise auch von Personen gelesen, die nicht im PEVZ eingetragen sind und damit in der aus dem Verteiler gebildeten Zielgruppe 'Alle Mitarbeiter*innen' nicht enthalten sind.

Eine zeitlich befristete Abweichung kann dadurch entstehen, dass die Auswertung der Personen, die zu einer Zielgruppe gehören, im System zwischengespeichert und nach heutigem Stand einmal pro Stunde neu berechnet wird. So würde eine Studierende, die gerade in der Studierendenverwaltung im Anglistik Bachelor eingeschrieben wurde, ggf. erst 60 Minuten später in der entsprechenden Zielgruppe enthalten sein.

Für das Verständnis der Zusammenhänge im Meine Uni-Portal sind diese Abweichungen aber normalerweise unerheblich.