Diese Anleitung beschreibt die Funktionen des Aktendeckels der ePersonalakte im Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte). Sie erfahren, wie Sie den Aktendeckel aufrufen und die Informationen darin bearbeiten können.
Um die Eigenschaften einer Akte direkt einsehen zu können, öffnen Sie bitte den Aktendeckel. Klicken Sie dafür auf das Symbol neben dem Namen des Mitarbeitenden. Achten Sie darauf, nicht direkt auf den Namen zu klicken.
Sobald Sie geklickt haben, teilt sich das Fenster in eine 50/50-Ansicht. Auf der rechten Seite werden Ihnen nun ausgewählte Personendaten auf einem Blick angezeigt.
Als Datenfeld wird Ihnen auch die zuständige Sachbearbeitung angezeigt. Über dieses Feld können Sie die Zuständigkeit bei Bedarf einer anderen Person zuweisen oder anpassen.
Im Aktendeckel wird zusätzlich unter der Abkürzung „z.d.A.-verfügt“ ein weiteres Datenfeld angezeigt, das über ein Drop-down-Menü angepasst werden kann.
Die Verwendung dieses Metadatenfeldes wird in den FAQs ePersonalakte näher beschrieben.
Im unteren Teil des Aktendeckels befinden sich die Stammdaten zur Person. Diese sind in vier Kategorien aufgeteilt: Personendaten, Vertragsdaten, Maßnahmen und Befristungen.
Im Aktendeckel können Sie die Personendaten (z. B. Geburtsdatum oder Adresse) aus dem SAP-System der jeweiligen Person einsehen. Eine Bearbeitung ist hier nicht möglich, da Änderungen ausschließlich im SAP-System erfolgen. Aus diesem Grund sind die Felder ausgegraut dargestellt.
Als zweite Kategorie werden die Vertragsdaten aus dem SAP-System angezeigt. Dazu gehören unter anderem die Personalnummer, die Einrichtung sowie die Mitarbeitergruppe.
Die dritte Kategorie in den Stammdaten ist die Maßnahmenübersicht. Diese befindet sich derzeit allerdings noch im Aufbau.
Als letzte Funktion steht eine Rechenhilfe für vertragliche Befristungen zur Verfügung. Sie unterstützt dabei, die Befristungsdauer entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu bestimmen. Derzeit können Berechnungen nach § 2 und § 6 WissZeitVG sowie nach § 14 Abs. 2 TzBfG durchgeführt werden; das Ergebnis wird jeweils in Monaten ausgegeben.
Wenn die zulässige Befristungsdauer nach der jeweiligen gesetzlichen Grundlage überschritten wird, zeigt das System einen entsprechenden Fehlerhinweis an.
