Anlage einer ePersonalakte bei Neueinstellung

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In dieser Anleitung wird die Anlage einer ePersonalakte auslösend durch die Geschäftsrollen „Vorläufig mitarbeitend“ sowie „Neuberufene Professor*in“ in PRISMA beschrieben.

Neueinstellungen sind ausschließlich Personen, die noch kein Beschäftigungsverhältnis an der Universität Bielefeld hatten.

Rufen Sie zunächst die einzustellende Person über PRISMA auf.

Option 1: Geschäftsrolle „Vorläufig mitarbeitend“

Um eine neue Geschäftsrolle zuzuweisen, klicken Sie bitte auf den Button „Neue Rolle zuweisen“.

Sie sehen das Menü der Geschäftsrollen im PRISMA

Anschließend öffnet sich ein Fenster, indem Sie auswählen können, welche Rolle zugewiesen werden soll. Wählen Sie hier die Geschäftsrolle „Vorläufig mitarbeitend“ aus.

Sie sehen das Menü für möglich zuweisbare Geschäftsrollen im PRISMA

Im nächsten Schritt müssen die Pflichtfelder ausgefüllt werden. Die Pflichtfelder erkennen Sie an dem roten Sternchen (*).
Die Auswahl des Mitarbeiterkreises kann durch die Dropdownliste erfolgen oder durch das Eintippen in das Eingabefeld.

Sie sehen das Menü für "Vorläufig mitarbeitend".

Der Mitarbeiterkreis ist zwingend und identisch zu den SAP-Eingaben zu erfassen. Anhand dessen werden die Berechtigungen für die ePersonalakte festgelegt.

Option 2: Geschäftsrolle „Neuberufene Professor*in“

Um eine neue Geschäftsrolle zuzuweisen, klicken Sie bitte auf den Button „Neue Rolle zuweisen“.

Anschließend öffnet sich ein Fenster, indem Sie auswählen können, welche Rolle zugewiesen werden soll. Wählen Sie hier die Geschäftsrolle „Neuberufene Professor*in“ aus.

Im nächsten Schritt müssen die Pflichtfelder ausgefüllt werden. Die Pflichtfelder erkennen Sie an dem roten Sternchen (*).
Die Auswahl des Mitarbeiterkreises kann durch die Dropdownliste erfolgen oder durch das Eintippen in das Eingabefeld.

Sie sehen das Menü für "Neuberufene Professor*in".

Der Mitarbeiterkreis ist zwingend und identisch zu den SAP-Eingaben zu erfassen. Anhand dessen werden die Berechtigungen für die ePersonalakte festgelegt.

Anlage der ePersonalakte

Nach dem Schritt „Person speichern und beenden“ wird der Übertrag sowohl in das SAP-System als auch in das DMS zur Anlage der ePersonalakte angestoßen. Bitte beachten Sie, dass die Übertragung einige Minuten in Anspruch nehmen kann.

Nach erfolgreicher Übertragung wird der Grunddatensatz zur Person im SAP-System sichtbar. Zudem wird eine ePersonalakte mit entsprechender Aktenhülle im DMS erzeugt.

Weitere Informationen zur Navigation in der ePersonalakte finden Sie in der Anleitung Suchen und Finden von Personalakten und -dokumenten.