Diese Anleitung beschreibt die Funktionen des Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte) zum Suchen und Finden von Personalakten und-dokumenten. Sie erfahren, wie Sie mithilfe des Formulars für Suchhilfen eine oder mehrere Akten sowie Dokumente anhand eines Suchkriteriums finden können.
Formular mit Suchhilfen
Sie können Ihre Suche beginnen, indem Sie das Dashboard anklicken und auf Suchhilfen Personalakte klicken. Um es sich auf Dashboard anzeigen zu lassen, muss es als Widget über die links aufklappbare Leiste hinzugefügt werden.
Suchhilfen Personalakte Liste
Suchhilfen Personalakte Dashboard
Hier sehen Sie mehrere Reiter. Sie können eine einzelne Akte oder mehrere Akten suchen. In dem dritten Reiter dieser Suchhilfe ist es zudem möglich nach Personaldokumenten zu suchen.
Suche nach einer Akte
Klicken Sie auf das leere Feld unter dem Schriftzug Akte zu einer Person finden. Hier können Sie Ihre Suche durchführen. Beim Anklicken des Feldes werden alle Personalakten geladen.
Beim Eintippen wird die Liste gefiltert und die gewünschte Person wird angezeigt. Sie können den Namen, Vornamen oder die Personalnummer der Person eingeben. Zudem können Sie mit dem Geburtsdatum die jeweilige Akte der Person finden.
Klicken Sie Akte anzeigen an, damit sich die Personalakte in einem neuen Reiter öffnet.
Suche nach mehreren Akten (anhand eines Kriteriums)
In dem Reiter mehrere Akten finden können Sie sich mehrere Akten anzeigen lassen. Klicken Sie auf das leere Feld unter dem Schriftzug alle Akten eines Bereichs finden. Hier können Sie Ihre Suche durchführen. Beim Anklicken des Feldes werden alle Bereiche/ Einrichtungen angezeigt.
Beim Eintippen wird die Liste gefiltert und die gewünschten Bereiche werden angezeigt. Sie können den Bereich auch selbst eingeben und haben ebenso die Möglichkeit, es nach dem*der zuständigen Sachbearbeiter*in einzugrenzen.
Sobald Sie dies getan haben, wird eine Liste mit allen Personen geladen, die dem Bereich zugeordnet sind.
Suche nach Dokumenten in einer Personalakte
In dem Reiter Dokumente finden können Sie direkt nach bestimmten Dokumenten suchen. Sie haben die Möglichkeit nach Dokumenten in einer bestimmten Maßnahme zu suchen oder nach einem bestimmten Dokumententyp in mehreren Maßnahmen.
Suche nach Dokumenten in einer bestimmten Maßnahme:
Geben Sie als erstes den Namen der Person ein. Danach klicken Sie auf das leere Feld unter dem Schriftzug Maßnahme. Hier können Sie Ihre Suche durchführen. Beim Anklicken des Feldes werden alle Maßnahmen angezeigt. Wählen Sie die richtige Maßnahme aus und klicken Sie auf Dokumente anzeigen.
Sobald Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, wird Ihnen die entsprechende Ergebnisliste zu der Maßnahme geladen.
Suche nach einem bestimmten Dokumententyp:
Wenn Sie nach einem bestimmten Dokumententyp suchen möchten, müssen Sie als erstes den Namen eingeben. Danach klicken Sie auf das leere Feld unter dem Schriftzug Dokumententyp. Hier können Sie Ihre Suche durchführen. Beim Anklicken des Feldes werden alle Dokumententypen geladen. Wählen Sie die richtige Maßnahme aus und klicken Sie auf Dokumente anzeigen.
Sobald Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, wird Ihnen die entsprechende Ergebnisliste zum gewählten Dokumententyp der Person geladen.
Allgemeine Suchmaske
Sie können Ihre Suche beginnen, indem Sie auf das Widget Suche klicken. Damit öffnet sich die Standardsuchmaske des DMS. Dieses Widget kann verwendet werden, wenn die Suchhilfen Personalakte nicht ausreichen. Es ist sowohl auf dem Dashboard als auch in der links aufklappbaren Leiste vorhanden.
Standardsuchmaske des DMS Dashboard
Standardsuchmaske des DMS Liste
Klicken Sie auf das Widget Suche, gelangen Sie zur regulären Ansicht und können darüber Ihre Suche durchführen. Unter dem Eingabefeld Suchbegriff befindet sich eine Feldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, sodass Sie am Suchen-Button die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche zur Einschränkung über Eigenschaften sehen können.
Um die Suche weiter einzugrenzen, wählen Sie unter dem Menü Kategorie aus, in welchem Bereich, wie zum Beispiel Personalakte oder Personaldokument, Sie suchen möchten. Sobald die Kategorie Personalakte ausgewählt ist, werden die erweiterten Filtermöglichkeiten angepasst. Bei Ihrer Suche können Sie nach weiteren Kriterien eingrenzen, wie zum Beispiel der Einrichtung/Fakultät, Mitarbeiterkreis oder Personalnummer.
Mit einem Klick auf den Button Suchen wird die Suche ausgeführt. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit den Namen des Mitarbeitenden direkt einzugeben.
Die Ergebnis- beziehungsweise die Trefferliste wird Ihnen angezeigt.
Suche in der Tabellenansicht
Wenn Sie in einem Vorgang nach einem bestimmten Dokument suchen, haben Sie die Möglichkeit dafür die Tabellenansicht zu nutzen. Klicken Sie z.B. in der Spalte Titel auf die drei gleich langen horizontalen Striche, das sogenannte Burger-Menü.
Klicken Sie danach auf das trichterförmige Symbol. Jetzt könne Sie den Namen des Dokumentes eingeben und das Dokument wird Ihnen rausgefiltert. Diese Funktion können Sie in jeder Spalte benutzen.
