Diese Anleitung beschreibt, wie Verfügungspunkte in der ePersonalakte erstellt und bearbeitet werden können.
Zukünftig werden Sie Aufgaben anhand von Dokumenten und/oder Akten erteilen können, die von den Empfänger*innen entsprechend bearbeitet werden können. Vorerst nutzen Sie hierfür allerdings die Notizfunktion der ePersonalakte.
Erstellen von Verfügungspunkten
Die Verfügungspunkte erstellen Sie als Notiz, die für alle Benutzer*innen sichtbar ist. Dafür müssen Sie in den Details zum Dokument(1) auf Notizen klicken. Im Reiter Notizen(2) geben Sie die Verfügungspunkte als Text in das Feld ein und speichern es über den Button Notiz speichern(3) ab. Arbeiten Sie mit Nummerierungen, sodass das spätere Bearbeiten der Verfügungspunkte leichter kenntlich gemacht werden kann. Ihren Namen oder das Datum der Bearbeitung müssen Sie nicht festhalten, da diese bereits systemisch generiert werden.
Bearbeiten von Verfügungspunkten
Ihre Verfügungspunkte werden allen Nutzer*innen samt Erstelldatum und Namen des*der Ersteller*innen angezeigt. Das System zeigt Ihnen an, dass nunmehr eine Notiz, also Ihre Verfügungspunkte, vorhanden sind. Obacht: einmal gespeicherte Verfügungspunkte – genau wie Notizen im Allgemeinen – sind nicht löschbar. Entsprechend gewissenhaft sollten Sie beim Erstellen der Verfügungspunkte vorgehen.
Falls Sie Ihre Notizen anpassen möchten, beispielsweise aufgrund eines Fehlers oder auch aus anderen Gründen, ist eine Löschung nicht möglich. In diesem Fall sollten Sie eine neue Notiz erstellen, in der Sie auf die Änderungen der Verfügungspunkte eingehen können.
Möchten Sie oder jemand anderes, die Verfügungspunkte bearbeiten, so wird hierfür eine weitere Notiz erstellt. In dieser Notiz kann durch nummerische Kenntlichmachung und das Beifügen von „erledigt“ angezeigt werden, dass die Verfügungspunkte ganz oder teilweise bearbeitet worden sind. Falls erforderlich, können Sie ebenso weitere Bemerkungen aufnehmen.
Die Erstelldaten sowie die Namen der Ersteller*innen werden immer mit angezeigt. Bitte beachten Sie: Da aktuell noch keine automatisierten Benachrichtigungen an weitere Bearbeiter*innen gesendet werden, müssen Sie Ihre Co-Bearbeiter*innen eigenverantwortlich, z.B. per E-Mail, informieren.
Verfügungspunkte können in der Regel nicht auf einmal abgearbeitet werden. Die Anzahl der erstellbaren Notizen und damit der Verfügungspunkte ist jedoch nicht begrenzt. Erstellen Sie daher eine weitere Notiz, um die Verfügungspunkte nochmals zu bearbeiten.
