Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage
Aktenplan
Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die Betreffseinheiten befinden sich alle im Bereich 40 des Aktenplans. Die zweite Ebene des Aktenplans bezieht sich auf die Organisationseinheit für dieser Bereich bestimmt ist.
Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: Aktenplan in DMS/eAkte.
Akten anlegen
Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.
Berechtigungen einrichten
Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte beschrieben.
Eigenschaftsfeld: Untereinheit
In Abhängigkeit von der Federführenden Organisationseinheit kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team.
Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.
Beispiel:
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.
Diese Akte oder dieser Vorgang sind dann in der Verantwortung dieser Untereinheit.
Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene
Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie und auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
- Bereichsleitung
- Abteilungsleitung
- Teamleitung
- alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
- alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
- keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist keine Einschränkungen. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.
Beispiel:
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.
Kombination der Eigenschaftsfelder
Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind additiv. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.
Beispiel:
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.
Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen
Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder Beteiligte schreiben und lesen oder Beteiligte nur lesen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.
Die Funktion der beteiligten Felder.