Möglichkeiten der Allgemeinen Dateiablage
Die folgende Anleitung gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten einer Allgemeinen Dateiablage im DMS. In Bereichen, für die es detaillierte Basisanleitungen gibt, wird auf diese verwiesen.
Eine Allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert geschaffen und muss zuerst beantragt werden.
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Aktenplan
Eine allgemeine Dateiablage wird für jeden Bereich gesondert und nach dessen Bedürfnissen individuell eingerichtet. Die Betreffseinheiten der Allgemeinen Dateiablage befinden sich alle unterhalb der Ebene 40 des Aktenplans. Für jede Organisationseinheit wird auf der zweite Ebene eine eigene Ziffer eingerichtet. Die Ebenen und Betreffseinheiten unterhalb dieser Ebene richten sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Organisationseinheit.
Eine Betreffseinheit hat eigene Eigenschaften, die sie an ihre jeweiligen Akten weitergeben kann. Die Eigenschaften der Betreffseinheiten können bei Einrichtung der Allgemeinen Dateiablage nach Rücksprache mit der Organisationseinheit festgelegt werden.
Eine Anleitung zur Verwendung des Aktenplans finden Sie unter: Aktenplan in DMS/eAkte.
Akten anlegen und Dokumente ablegen
Die Akten der Allgemeine Dateiablage nutzen ein dreistufiges Set aus Akte, Vorgang und Dokument. Über den Aktenplan werden Akten und Vorgänge für die Dateiablage angelegt. Berechtigt zur Aktenanlage sind alle Personen in Leitungs- und Assistenzrollen.
Wie eine Akte im DMS angelegt wird beschreibt die Anleitung Akte anlegen in DMS/eAkte.
Dokumente werden ausschließlich auf Ebene eines Vorgangs abgelegt. Werden Dokumente auf Ebene der Akte abgelegt, können die Funktionen der Allgemeinen Dateiablage für diese Dokumente nicht genutzt werden.
Wie ein Dokument im DMS abgelegt wird beschreibt die Anleitung Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.
Berechtigungen einrichten
Kernelement der Allgemeinen Dateiablage ist die Steuerung der Berechtigungen anhand der Organisationsstruktur der jeweiligen Organisationseinheit.
Nur in der Allgemeinen Dateiablage werden zwei spezielle Metainformationen von Akte, Vorgang und Dokument ausgewertet - die Untereinheit und die Berechtigungsebene.
Die Metainformationen der Allgemeinen Dateiablage können einerseits über die jeweilige Betreffseinheit vorgegeben werden (- das geschieht dann bei der Konzeption der jeweiligen Ablage zusammen mit dem Bereich -) oder sie werden bei Anlage der Akte bzw. des Vorgangs individuell eingegeben. Die Vorgaben aus der Betreffseinheit können überschrieben werden.
Wie Metadatendelder bzw. Eigenschaften von Dokumenten und Akten angepasst werden ist in der Anleitung Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte beschrieben.
Eigenschaftsfeld: Untereinheit
In Abhängigkeit von der federführenden Organisationseinheit kann eine Untereinheit ausgewählt werden bspw. eine Abteilung, eine Arbeitsgruppe oder ein Team. Die Akte bzw. der Vorgang bezieht sich dann auf die Untereinheit oder wird von ihr verantwortet.
Wenn eine Untereinheit ausgewählt wird, ist diese Akte oder dieser Vorgang nur noch den Mitgliedern dieser Untereinheit zugänglich. Zusätzlich allen Personen innerhalb der Hierarchie oberhalb der gewählten Untereinheit. Außerdem erhalten Personen mit Assistenzrollen oder Sekretariatsaufgaben Zugriff auf diese Akten oder Vorgänge.
Beispiel:
Wird Team 2 der 1. Abteilung als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Mitglieder dieses Teams, dessen Teamleitung, die Abteilungsleitung der Abteilung 1, die Dezernatsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.
Eigenschaftsfeld: Berechtigungsebene
Mit dem Feld Berechtigungsebene kann der Zugriff auf eine Akte oder einen Vorgang in der Hierarchie oder auf bestimmte Rollen beschränkt werden. Zur Auswahl stehen die Werte:
- Bereichsleitung
- Abteilungsleitung
- Teamleitung
- alle Leitungen und Personalsachbearbeitung
- alle Leitungen und Finanzsachbearbeitung
- keine Einschränkungen
Der vorausgewählte Wert ist keine Einschränkungen. Wird ein anderer Wert als dieser eingesetzt, schließt dies den Zugriff von Personen unterhalb dieser Ebene aus auf diese Akte oder diesen Vorgang aus. Personen in Assistenzrollen sind in jedem Fall zugriffsberechtigt.
Beispiel:
Wird Abteilungsleitung als Berechtigungsebene ausgewählt, dann sind alle Abteilungsleitungen, die Bereichsleitung und alle Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.
Die Personen in den Rollen Personalsachbearbeitung oder Finanzsachbearbeitung sind nicht automatisch definiert. Diese Rollen müssen bei Einrichtung der Dateiablage definiert werden.
Kombination der Eigenschaftsfelder
Die Einschränkungen aus Untereinheit und Berechtigungsebene sind kumulativ. Das heißt, wenn über Untereinheit und Berechtigungsebene Einschränkungen vorgenommen werden, sind nur Personen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt, die sich in beiden Berechtigungsmengen befinden.
Beispiel:
Wird Teamleitung als Berechtigungsebene und Abteilung 1 als Untereinheit ausgewählt, dann sind alle Teamleitungen aus Abteilung 1, die Abteilungsleitung von Abteilung eins, die Bereichsleitung und alle relevanten Personen in Assistenzrollen zugriffsberechtigt.
Eigenschaftsfelder: Beteiligte schreiben und lesen & Beteiligte nur lesen
Die zuvor getroffenen Einschränkungen können zum Teil wieder aufgehoben werden, indem Personen oder Gruppen über die Felder Beteiligte schreiben und lesen oder Beteiligte nur lesen auf die Akte oder den Vorgang berechtigt werden. Diesen Personen oder Gruppen werden je nach Auswahl lesender Zugriff auf die Akte gewährt oder auch die Möglichkeit zu Bearbeitung von Dokumenten in dieser Akte eingeräumt.
Die Funktion über die Metadatenfelder Beteiligte nur lesen bzw. Beteiligte schreiben und lesen wird in der Anleitung Metadaten bearbeiten in DMS/eAkte beschrieben.
Einen Vorgang zeichnen
Für die Allgemeine Dateiablage ist ein eigener Verfügungsworkflow konfiguriert.
Zeichnungsweg starten
Der Zeichnungsweg lässt sich ausschließlich an den jeweiligen Vorgängen starten. Dazu muss das Kontextmenü am passenden Vorgang aufgerufen werden und unter Prozesse wird Verfügungsworkflow starten ausgewählt.
Wie ein Verfügungsworkflow gestartet wird, behandelt die Anleitung Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte.
Eigenschaftsfeld: Vorgangsverantwortliche*r
Für jeden Vorgang einer Akte kann über die Metadaten ein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt werden. Der erste Schritt eines Verfügungsworkflows in der Allgemeinen Dateiablage wird automatisch zugestellt. Entweder der Person, die den Workflow startet oder an die oder den Vorgangsverantwortliche*n. Nur wenn kein*e Vorgangsverantwortliche*r benannt ist, erhält die startende Person den Workflow im ersten Schritt.
- Zustellung 1. Schritt
- → Vorgangsverantwortliche*r
- → sonst Workflowinitiator*in
Zeichnungsweg konfigurieren
Der Verfügungsworkflow der Allgemeinen Dateiablage wird ähnlich wie eine eLaufmappe administriert. Abgesehen vom ersten Schritt werden alle weiteren Schritte individuell konfiguriert nachdem der Workflow der ersten Person im Laufweg zugestellt wurde - also von der*m Vorgangsverantwortlichen oder der*m Workflowinitiator*in. Es stehen vier Zeichnungsarten zur Verfügung:
- Zeichnung
- Mitzeichnung
- Schlusszeichnung
- Information (Die Information ist im engeren Sinne keine Zeichnung. Der Verfügungsworkflow wird ausschließlich zu Informationszwecken zugestellt.)
Wie der Laufweg eines Verfügungsworkflows konfiguriert ist, beschreibt die Anleitung [[ELaufmappe in DMS/eAkte
- eLaufmappe erstellen|eLaufmappe in DMS/eAkte]].
Am Zeichnungsweg teilnehmen
Je nach Zeichnungsart stehen unterschiedliche Möglichkeiten den Laufweg zu steuern zur Verfügung:
- Zeichnung/Schlusszeichnung
- → Schritte hinzufügen
- → Schritte entfernen
- → Rücksprache halten
- → Rückgabe
- → Workflow stornieren
- → Vorlage zeichnen
- Mitzeichnung
- Information
- → Es wird lediglich eine Aufgabe erzeugt, die im Aufgaben-Widget erscheint. Der Vorgang ist über diese Aufgabe erreichbar.
Erläuterung
- Rücksprache halten
- → Es wird ein weiterer Schritt Rücksprache in den Laufweg des Zeichnungswegs eingefügt. Anschließend wird der Zeichnungsweg wieder an die*den aktuelle*n Schrittempfänger*in zugestellt.
- Rückgabe
- → Der Zeichnungsweg wird an einen Schritt vor dem aktuellen zurückgegeben und läuft dann den Laufweg von dort erneut ab.
- Workflow stornieren
- → Der Zeichnungsweg wird abgebrochen. Die weiteren Schritte entfallen. Es wird ein Protokoll erstellt und im Vorgang abgelegt.
- Vorlage (mit-)zeichnen
- → Der Zeichnungsweg wird an den nächsten Schritt weitergeben. Nach dem letzten Schritt wird stattdessen das Protokoll des Zeichnungswegs (Workflowprotokoll) erstellt und im Vorgang abgelegt.
Die Bearbeitung eines Workflows wird in der Anleitung eLaufmappe in DMS/eAkte beschrieben.
Vertretung im Laufweg
Es ist empfohlen im Zeichnungsweg nur Personen nicht Gruppen als Empfänger*innen der einzelnen Schritte auszuwählen. Um bei einer ungeplanten Abwesenheit einen Zeichnungsweg nicht abbrechen zu müssen, kann die eigene Aufgabenliste für die eine Stellvertretung freigeben werden. Diese Person kann sich in der Aufgaben-App im Vertretungsfall die Aufgaben, die sie vertreten soll anzeigen lassen. Sie erhält sich nicht automatisch.
Freigegebene Aufgabenlisten erscheinen in der Aufgaben-App im linken Seitenmenü unter dem Punkt Freigegebene Aufgabenlisten. Für jede Liste wird ein eigener Eintrag erzeugt.
Eine Beschreibung der Funktionen der Aufgaben-App befindet sich in der Anleitung Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte.
Federführung
Die Federführung für alle Workflows liegt jeweils bei der zentralen Assistenzrolle und deren Vertreter*innen. Alle Workflows werden im Workflow-Dashboard dieser Personen unter Federführung aufgeführt.
Eine Beschreibung des Workflow-Dashboards findet sich in der Anleitung Workflow-Dashboard in DMS/eAkte.