Schnelleinstieg in DMS/eAkte

Im Kapitel Schnelleinstieg werden Ihnen die grundlegenden Funktionen des Dokumentenmanagementsystems DMS/eAkte näher gebracht, wie Anmeldung am System, der Startseite und persönlichen Einstellungen. Außerdem finden Sie jeweils Verweise auf ausführlichere Anleitungen zu den jeweils angeschnittenen Funktionen oder Themenbereichen.

Anmeldung in DMS/eAkte

Das Dokumentenmanagementsystem DMS/eAkte ist unter der Adresse https://eakte.uni-bielefeld.de erreichbar. Innerhalb der Uni können Sie das Dokumentenmanagementsystem über Eduroam aufrufen; außerhalb nur per VPN-Verbindung. Beim Aufrufen der Webseite erscheint eine Authentifizierungsmaske. Alle Beschäftigten der Universität Bielefeld können sich mit den entsprechenden AD-Zugangsdaten dort anmelden.

Hinweise zur Anmeldung:

Zur Anmeldung verwenden Sie Ihre eMail-Adresse oder Ihren Windows-Benutzer*innennamen mit dem Zusatz ad\ (Beispiel: ad\mmusterfrau) und Ihr Windowskennwort. Im Passwortdienst PRISMA läuft die Passwortkategorie unter Anmelden an PCs, E-Mail-Postfächern und weiteren Windows- und Active Directory-Diensten.

Wenn Sie einen Dienstrechner verwenden, der vom Hochschulrechenzentrum BITS gemanagt wird, können Sie sich ganz einfach über einen Klick auf den Button Mit Kerberos anmelden im Dokumentenmanagementsystem authentifizieren.

Abmeldung aus DMS/eAkte

Um eine Anmeldung in DMS/eAkte aktiv zu beenden, klicken Sie auf die farbig angedeutete Figur in der rechten oberen Ecke des DMS/eAkte. Es öffnet sich ein Menü. Klicken Sie dort auf Abmelden um Ihre Sitzung zu beenden.

Eine Anmeldung in DMS/eAkte wird auch nach 8 Stunden Inaktivität oder beim Schließen des Browsers beendet.

Startseite

Nach der Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite in DMS/eAkte. Dargestellt als Kacheln liefert sie verschiedene Einstiegsmöglichkeiten in das Dokumentenmanagementsystem.

Oberhalb der Kacheln befinden sich auf der Startseite zwei Menüzeilen mit jeweils vier Schaltflächen. Die Funktionen der einzelnen Schaltflächen sind im Folgenden beschrieben.

1. Startseite

   Über das Startsymbol gelangen Sie immer wieder zu dieser Startseite.

2. Andere Anwendungen

   Hierüber können Sie sich weitere Features außerhalb Ihrer Favoriten anzeigen lassen. Hilfreich, wenn Sie die Favoriten-Funktion der Kacheln nutzen.

3. Abmelden

   Hier können Sie sich abmelden, aber auch eine Abwesenheit festlegen und User-Infos einsehen.

4. Neues Fenster

   Mithilfe dieses Symbols können Sie ein weitere DMS-Fenster öffnen.

5. Ansicht auf Favoriten beschränken

   Hier können Sie die Ansicht auf Kacheln beschränken, die Sie zuvor über das Sternsymbol als Favorit markiert haben, um die Ansicht überschaubar zu machen.

6. Features Filtern

   Wenn Sie mehrere Kacheln auf der Startseite haben, können Sie danach filtern.

7. Features neu laden

   Hier können Sie die angezeigten Kacheln (Features) auf der Startseite laden.

8. Gruppierung verwalten

   Über diese Funktion können Sie Gruppierungen der Features (Kacheln) vornehmen

Übersicht der Schaltflächen in den Menüleisten

1. Startseite

2. Andere Anwendungen

3. Abmelden

4. Neues Fenster

5. Ansicht auf Favoriten beschränken

6. Features filtern

7. Features neu laden

8. Gruppierung verwalten

Kacheln und Funktionen

Auf der Startseite sehen Sie verschiedene Kacheln, hinter denen sich die verschiedenen Funktionalitäten des Dokumentenmanagementsystem verbergen. Die wichtigsten Funktionen werden in dieser Anleitung beschrieben. Diese sind:

• Aufgaben und Nachrichten
• Persönlicher Bereich
• Suche
• Prozesse
• Aktenplan

Aufgaben und Nachrichten

Mit einem Klick auf die Kachel Aufgaben und Nachrichten gelangen Sie in Ihren Postkorb. Der Postkorb enthält Nachrichten, die das DMS automatisiert versendet oder die von Nutzer*innen verschickt wurden. Sie können den Postkorb z.B. auch als persönliche Gedächtnisstütze nutzen oder andere User*innen um die Bearbeitung eines Dokuments bitten. Wird ein Dokument zwischen zwei User*innen hin- und hergeschickt, wird jeder Posteingang protokolliert.

Datei:Aufgaben und Nachrichten.png

Neue Nachrichten werden in Ihrem Postkorb fett markiert. Es wird unterschieden zwischen Aufgaben und Nachrichten. Aufgaben kann jede*r User*in individuell gestalten und sich selbst oder Anderen über den Postkorb zustellen. Nachrichten sind zum Beispiel Hinweise vom System. Im obigen Beispiel handelt es sich als Erstes um die Aufgabe, dass ein Workflow zur Drittmittelanzeige vorliegt. Diese können Sie mit einem Klick auf die Aufgabe bearbeiten. In dem zweiten Beispiel handelt es sich um die Information, dass Sie einen Workflow an eine*n User*in gesendet haben.

Wenn Sie die Information anklicken, finden Sie ganz unten neben dem Punkt Dokument, den Link zu dem Dokument.

Datei:Nachricht im Postkorb.PNG

Neue Nachrichten werden in Ihrem Postkorb fett markiert. Es wird unterschieden zwischen Aufgaben und Nachrichten. Aufgaben kann jede*r User*in individuell gestalten und sich selbst oder Anderen über den Postkorb zustellen. Nachrichten sind zum Beispiel Hinweise vom System. Im obigen Beispiel handelt es sich einmal um die Aufgabe, dass ein Workflow zur Drittmittelanzeige vorliegt und diesen mit einem Klick auf die Aufgabe bearbeiten können. In dem zweiten Beispiel handelt es sich um die Information, dass Sie ein Workflow an eine*n User*in gesendet haben.

Prozesse

Das Prozessportal ist vor allem für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gedacht. Es gibt an dieser Stelle die Möglichkeit, verschiedenste Formulare zum Ausfüllen bereitzustellen, Vorgänge zu erstellen oder auf weitere Funktionalitäten des Systems zuzugreifen. Die Ansicht kann je nach den erteilten Berechtigungen unterschiedlich aussehen. Für die spezifischen Inhalte der einzelnen Kacheln finden Sie in der Regel eigenständige Anleitungen.

Workflows überwachen

Unter Workflows können Sie Workflows verwalten und beobachten. Dies dient der Übersicht über Workflows, die Sie gestartet haben, die Sie betreuen/verantworten oder die sie zu bearbeiten haben.

Zur Arbeit mit Workflows erhalten Sie nähere Informationen in der Anleitung Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte.

Suche

Sie können in der Suche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.

Weitere Informationen zur Suche finden Sie in der Anleitung Suche in DMS/eAkte.

Navigation im Dokumentenmanagementsystem

Wenn Sie innerhalb des Dokumentenmanagementsystem zurück navigieren wollen, dürfen Sie nicht den Zurück-Button des Browsers verwenden, sondern müssen zwingend über die Adresszeile oberhalb des Dokumentenmanagementsystems navigieren. Bei einem Klick auf das Haus-Symbol gelangen Sie immer wieder zur Startseite.

Favoriten speichern

Dateien, Vorgänge oder Akten, auf die Sie häufiger zugreifen, können als Favoriten abgespeichert werden. Dafür klicken Sie rechts neben der Datei, dem Vorgang oder der Akte auf die drei Punkte und wählen im Kontextmenü Zur Liste hinzufügen aus.

Anschließend wählen Sie die Liste aus, in der das Element hinzugefügt werden soll. Neben der Standardliste Favoriten können sie durch einen Klick auf + Neue Liste erstellen eine eigene Liste erzeugen. Drücken Sie auf Speichern, um die Auswahl zu bestätigen.

Export Trefferliste

Sie können eine Trefferliste beziehungsweise Ergebnisliste, z.B. einer Suche, als CSV oder Excel exportieren.

Informationen zum Export der Trefferliste finden Sie in der Anleitung Export Trefferliste.

Datei-Status und Dateisymbol

Datei-Status

Der farbige Punkt (je nach Ansicht) in der Tabellenansicht in der Spalte Status, zeigt den jeweiligen Status eines Dokumentes oder Vorgangs an:

Bearbeitung (roter Statusbalken):

Im Status Bearbeitung werden Dokumente von eine(m*r) User*in oder einer Gruppe bearbeitet, verändert oder auch gelöscht. Fertig gestellte Dokumente können in den Status Prüfung weitergeleitet. Diese sind dann aber zunächst noch ungeprüft.

Prüfung (gelber Statusbalken):

Ein Dokument kann von einem berechtigten User*in, nach dem die Prüfung durch ihn erfolgt ist, in den Status Freigabe transferiert werden

Freigabe (grüner Statusbalken):

Dokumente im Status Freigabe können auf Sekundärspeichern ausgelagert werden. Zudem können Dokumente jederzeit, beispielsweise auf Grund eines inhaltlichen Fehlers, gesperrt werden. Dabei wird in der Ergebnisliste das Dokumentsymbol mit einem Einbahnstraßensymbol versehen.

Gesperrte Dokumente können jederzeit auch wieder freigegeben werden. Von der Freigabe werden Dokumente implizit in einen neuen Status oder explizit von eine(m*r) User*in in den Status Archiv weitergeleitet.

Archiv (blauer Statusbalken):

Dokumente im Status Archiv können weder inhaltlich noch im Status geändert. Es können mehrere Versionen eines Dokuments in diesem Status existieren. Dokumente in diesem Status können auf einem Sekundärspeicher ausgelagert werden.

Wenn Sie ein Dokument, das in einer freigegebenen Version existiert, in Bearbeitung nehmen, wird eine neue Version im Status Bearbeitung erzeugt. Diese Version kann nur die/der Bearbeitende einsehen und verändern - andere User*innen sehen lediglich, dass das Dokument aktuell in Bearbeitung ist. Wenn Sie die Bearbeitung abschließen bzw. das Dokument wieder freigeben, ist das Dokument für Personen, die berechtigt sind dies zu sehen, wieder sichtbar. Der Status Prüfung spielt an der Universität Bielefeld eine untergeordnete Rolle und wird nur in wenigen Prozessen benötigt.

Wenn Sie mit der Maus über die farbigen Punkte fahren, wird Ihnen der Name des jeweiligen Status in Schrift angezeigt.

Eine Ausführliche Dokumentation des Dokumentstatus finden Sie im Kapitel Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte.

Dateisymbol

Am Dokument ist ebenfalls ein Dateisymbol zu sehen, das den Dateityp visualisiert. Sie können somit auf einen Blick erkennen, ob es sich bei dem Dokument z.B. um Word, Excel, Powerpoint, eine E-Mail oder ein Foto/eine Grafik handelt.

Notizen, Workflow und Kommentare

Sie können in der Trefferliste weitere Informationen zu einzelnen Elementen (Vorgänge, Teilvorgänge oder Dokumenten) auf einem Blick sehen. Die weiteren Informationen können Sie in der Tabellenansicht der Spalte weiter Infos einsehen. Über das Symbol eines Notizblockes erkennen Sie, ob zu dem jeweiligen Element Notizen hinterlegt wurden. Diese werden direkt an das Element geschrieben. Über den Kreis erkennen Sie, ob sich das Dokument momentan in einem Workflow (Ad-hoc-Zusammenarbeit) befindet. An dem Sprechblasen-Symbol erkennen Sie, ob an einem Dokument Kommentare oder grafische Markierungen (Redlining) gespeichert wurden.

Informationen zur Ad-hoc-Zusammenarbeit finden Sie in der Anleitung zur Ad-hoc-Zusammenarbeit.

Kontextmenü

Das Kontextmenü können Sie in der Trefferliste mit einem Klick auf das Icon mit den drei Punkten rechts neben einem Dokument, Vorgang oder Teilvorgang aufrufen. Die Einträge im Kontextmenü sind abhängig von den jeweils installierten Anwendungen und den Eigenschaften des Dokumentes, in dem Sie sich befinden.

Informationen zu den Funktionalitäten des Kontextmenüs (erkennbar an den drei Punkten) zu Dokumenten und Vorgängen finden Sie in der Anleitung Kontextmenü in DMS/eAkte.

Einstellungen der Ansicht

Über das Zahnrad-Symbol können Sie die Anzahl der Eigenschaften beziehungsweise der Metadaten in Ihrer Trefferliste und somit auch die Ansicht für sich persönlich anpassen. Um diese Einstellung vorzunehmen, müssen Sie in der Listenansicht auf das Zahnrad-Symbol oben rechts kicken. Anschließend können Sie über das Minus-Symbol und Plussymbol die Anzahl der Eigenschaften anpassen. Dieses Einstellung ist nur in der Listenansicht möglich. In der Tabellenansicht ist eine solche Einstellung nicht möglich.

Persönlicher Bereich

Über den persönlichen Bereich können Sie Ihre gespeicherten Suchvorgänge, Favoriten, gespeicherten Ablagevorlagen und beobachteten Elemente verwalten. Dieser Bereich soll Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.

Eine detaillierte Anleitung zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung Persönlicher Bereich.