Suche in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen
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[[category: | {{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Suche]]<!--[[category:Aktenplan]][[category:Dokumente]]-->{{AnleitungAbsatz | ||
|Diese Anleitung behandelt die Suche von {{Tooltip|Akte|Akten}}, {{Tooltip|Vorgang|Vorgängen}} und {{Tooltip|Dokumente|Dokumenten}} in DMS/eAkte. | |||
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{{Verweis | |||
|Eine kurze Videoanleitung zum Thema Suche in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto: 528a86d7-f86c-4f02-a5ea-acc3007a3101 |Videoplattform Panopto]]. | |||
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== Widget "Suche" und Widget "Suche mit Suchschlitz" == | |||
{{AnleitungAbsatz | |||
|Sie können Ihre Suche beginnen, indem Sie auf das Widget '''Suche - Wissen zentral verfügbar''' klicken. Damit öffnet sich die normale Suchmaske. Dieses Widget ist sowohl auf dem Dashboard als auch in der klassischen Ansicht vorhanden. | |||
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{{AnleitungScreenshot|Widget Suche mit Freitextfeld.png|Widget "Suche" mit einem drunter liegenden Freitext Suchfeld. | |||
|Auf dem Dashboard ist außerdem das Widget '''Suche mit Suchschlitz''' verfügbar. | |||
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{{AnleitungAbsatz | |||
|Klicken Sie auf den Schriftzug '''Suche''' oberhalb des Suchschlitzes, gelangen Sie zur regulären [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] und können darüber ihre Suche durchführen. | |||
{{AnleitungScreenshot| | Sie können aber auch direkt eine Freitextsuche durchführen. Geben Sie hierfür den gesuchten Begriff in den Suchschlitz ein und drücken Sie '''Enter''' oder klicken rechts auf die Lupe. Dadurch werden Sie über die [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] direkt zu den Suchergebnissen geleitet. | ||
|Klicken Sie auf der | |||
In der [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen. | |||
Sollte dieses Widget noch nicht auf dem Dashboard vorhanden sein, klicken Sie auf dem Dashboard oben rechts auf '''+ Widget hinzufügen''' . Wählen Sie dort das Widget '''Suche''' mit der Beschreibung "Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Akten" aus und klicken auf '''Hinzufügen'''. | |||
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{{Verweis | |||
|Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg]]. | |||
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== Ansicht: Suche == | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|Suche.png|Übersicht der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystem. | |||
|Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf das Widget '''Suche''', um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster: | |||
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{{AnleitungAbsatz | |||
|Unter dem Eingabefeld '''Suchbegriff eingeben''' befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt. | |||
Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten. | |||
Mit einem Klick auf den Button '''Suchen''' wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt. | |||
}} | |||
{{Hinweis | |||
|Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Akten oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen. | |||
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{{Information | |||
|'''Tipp''': Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten. | |||
}} | |||
== Platzhalter == | |||
{{AnleitungAbsatz | |||
|Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen. | |||
}} | |||
== Weitere Sucheinschränkungen == | |||
{{AnleitungAbsatz | |||
|Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen. | |||
}} | |||
=== Kategorie auswählen === | |||
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Auswahlfeld der Sucheinschränkung Kategorie auswählen. | |||
|Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Projektakte, Projektdokument usw. nutzen. | |||
}} | |||
=== Eigenschaften === | |||
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Filtern nach Sucheinschränkung in der Suche. | |||
|Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden. | |||
}} | |||
=== Erweitert === | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Übersicht der erweiterten Sucheinschränkungsfelder im Dokumentenmanagementsystem. | |||
|Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Aktenzeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie. | |||
}} | |||
=== Allgemein === | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung allgemein.png|Ausgefüllte Suche mit Sucheinschränkungen anhand eines Beispiels im Dokumentenmanagementsystems. | |||
|Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Aktenzeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt. | |||
In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt. | |||
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{{AnleitungAbsatz | |||
|Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken. | |||
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== Sortierung der Ergebnisliste == | |||
{{AnleitungAbsatz | |||
|Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon. | |||
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{{Verweis | |||
|Weitere Informationen zur Sortierung der Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]]. | |||
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== Ergebnis im Aktenplan lokalisieren == | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument im Aktenplan lokalisieren.png|Übersicht des Kontextmenüs des Dokumentenmanagemtsystems. Menüpunkt Im Aktenplan lokalisieren. | |||
|Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion '''Im Aktenplan lokalisieren''' des Kontextmenüs ermitteln. | |||
Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend müssen Sie im Kontextmenü auf '''Im Aktenplan lokalisieren''' klicken. | |||
}} | |||
{{AnleitungScreenshot|Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png|Darstellung des Aktenplans. | |||
|Nun wird der entsprechende Vorgang angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet. | |||
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{{Verweis | |||
|Weitere Informationen zum Aktenplan finden Sie in der Anleitung [[Aktenplan in DMS/eAkte]]. | |||
}} | |||
== Such-Eingaben zurücksetzen == | |||
{{AnleitungScreenshot|Suche zurücksetzen.png|Darstellung Menüpunkts Suche zurücksetzen in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems. | |||
|Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen entfernt. | |||
}} | |||
== Suche im Persönlichen Bereich speichern == | |||
{{AnleitungScreenshot|Suche persönlicher Bereich.png|Darstellung der Funktion Favoriten in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems. | |||
|Sie haben die Möglichkeit Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern rechts oberhalb des Suchfeldes möglich. | |||
}} | |||
{{AnleitungAbsatz | |||
|Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button '''Neu erstellen''' erstellen. | |||
Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen. | |||
}} | |||
{{Verweis | |||
|Weitere Informationen zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]]. | |||
}} | |||
== Suchevorlage im Suchfenster == | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|Suchvorlage neu.png|Darstellung der Suchvorlage in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems. | |||
|Suchen, die Sie gespeichert haben, können Sie nicht nur in Ihrem Persönlichen Bereich aufrufen, sondern auch in den Suchvorlagen, die Ihnen links in der Suchmaske angeboten werden. Wenn Sie die Suchvorlagen aufklappen, sehen Sie nicht nur die Suchvorlagen (1), sondern auch Ihren Suchverlauf (2). | |||
<br> Über den Suchvorlagen sehen Sie ein Menü (3), welches Ihnen ermöglicht, die Suchvorlagen zu filtern, zu aktualisieren oder zu verwalten. Wenn Sie eine Suchvorlage ausgewählt haben, wird Ihnen das unter anderem auch in der Suchmaske oben (4) angezeigt. | |||
}} | |||
== Suchevorlage verwalten == | |||
{{AnleitungScreenshotGroß|Suchvorlagen bearbeiten.png|Darstellung der Suchvorlage im Bearbeitungsmodus. | |||
|Wenn Sie über das '''Zahnrad-Symbol''' auf '''Suchvorlagen verwalten''' gehen, springen Sie in ein neues Fenster. Hier können Sie unter anderem Ihre Suchvorlagen '''Bearbeiten''', '''Löschen''', '''Beobachten''' oder den '''Link in Zwischenablage kopieren''', wenn Sie auf die drei Punkte rechts klicken. Die Suchvorlagen können Sie ebenfalls über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen und bearbeiten. | |||
}} | |||
{{Verweis | |||
|Weitere Informationen zur Bearbeitung finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]]. | |||
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