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| [[category:Anleitung|Suche]][[category:Suche|Suche]]{{AnleitungAbsatz|Diese Anleitung behandelt die Suche von Vorgängen, Teilvorgängen und Dokumenten in DMS/eAkte.}} | | {{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Suche]]<!--[[category:Aktenplan]][[category:Dokumente]]-->{{AnleitungAbsatz |
| | |Diese Anleitung behandelt die Suche von {{Tooltip|Akte|Akten}}, {{Tooltip|Vorgang|Vorgängen}} und {{Tooltip|Dokumente|Dokumenten}} in DMS/eAkte. |
| | }} |
| | {{Verweis |
| | |Eine kurze Videoanleitung zum Thema Suche in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto: 528a86d7-f86c-4f02-a5ea-acc3007a3101 |Videoplattform Panopto]]. |
| | }} |
| | == Widget "Suche" und Widget "Suche mit Suchschlitz" == |
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| ==1. Ansicht: Suche==
| | {{AnleitungAbsatz |
| | |Sie können Ihre Suche beginnen, indem Sie auf das Widget '''Suche - Wissen zentral verfügbar''' klicken. Damit öffnet sich die normale Suchmaske. Dieses Widget ist sowohl auf dem Dashboard als auch in der klassischen Ansicht vorhanden. |
| | }} |
| | {{AnleitungScreenshot|Widget Suche mit Freitextfeld.png|Widget "Suche" mit einem drunter liegenden Freitext Suchfeld. |
| | |Auf dem Dashboard ist außerdem das Widget '''Suche mit Suchschlitz''' verfügbar. |
| | }} |
| | {{AnleitungAbsatz |
| | |Klicken Sie auf den Schriftzug '''Suche''' oberhalb des Suchschlitzes, gelangen Sie zur regulären [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] und können darüber ihre Suche durchführen. |
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| {{AnleitungScreenshot|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
| | Sie können aber auch direkt eine Freitextsuche durchführen. Geben Sie hierfür den gesuchten Begriff in den Suchschlitz ein und drücken Sie '''Enter''' oder klicken rechts auf die Lupe. Dadurch werden Sie über die [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] direkt zu den Suchergebnissen geleitet. |
| |Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf die Kachel '''Suche''', um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:
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| }}
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| Unter dem Eingabefeld '''Suchbegriff eingeben''' befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
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| Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.
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| Mit einem Klick auf den Button '''Suchen''' wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt.
| | In der [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen. |
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| {{Hinweis|Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Vorgängen oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.
| | Sollte dieses Widget noch nicht auf dem Dashboard vorhanden sein, klicken Sie auf dem Dashboard oben rechts auf '''+ Widget hinzufügen''' . Wählen Sie dort das Widget '''Suche''' mit der Beschreibung "Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Akten" aus und klicken auf '''Hinzufügen'''. |
| }} | | }} |
| {{Information|'''Tipp:''' Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten. | | |
| | {{Verweis |
| | |Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg]]. |
| }} | | }} |
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| ==2. Platzhalter== | | == Ansicht: Suche == |
| Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert.
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| Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen.
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| ==3. Weitere Sucheinschränkungen==
| | {{AnleitungScreenshotGroß|Suche.png|Übersicht der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystem. |
| Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen. | | |Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf das Widget '''Suche''', um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster: |
| | }} |
| | {{AnleitungAbsatz |
| | |Unter dem Eingabefeld '''Suchbegriff eingeben''' befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt. |
| | Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten. |
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| ===Kategorie auswählen===
| | Mit einem Klick auf den Button '''Suchen''' wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt. |
| {{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
| |
| |Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suchen vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Aufgabe, Projektdokument usw. nutzen:
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| }} | | }} |
| ===Eigenschaften===
| | {{Hinweis |
| {{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | | |Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Akten oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen. |
| |Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden. | | }} |
| | {{Information |
| | |'''Tipp''': Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten. |
| }} | | }} |
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| ===Erweitert=== | | == Platzhalter == |
| {{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | | |
| |Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Vorgangszeichen''', '''Vorgangszeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.
| | {{AnleitungAbsatz |
| | |Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen. |
| }} | | }} |
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| ===Allgemein=== | | == Weitere Sucheinschränkungen == |
| {{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung allgemein.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
| |
| |Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Vorgangszeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt vorgenommen.
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| In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes als Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche auftauchen. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter '''*''', da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächer suchen, aber wir nicht wissen, wie der vollständige Name lautet. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.
| | {{AnleitungAbsatz |
| | |Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen. |
| }} | | }} |
| Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.
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| ==4. Sortierung der Ergebnisliste== | | === Kategorie auswählen === |
| Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon.
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| {{AnleitungScreenshot|Listenansicht und Tabellenansicht.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | | {{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Auswahlfeld der Sucheinschränkung Kategorie auswählen. |
| |Sie können die Ergebnisse der Trefferliste in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht sortieren. Nachfolgend wird dargestellt, wie Sie die Ergebnisse in der Listenansicht sortieren können:
| | |Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Projektakte, Projektdokument usw. nutzen. |
| }} | | }} |
| ===4.1 Sortierung der Ergebnisliste in der Listenansicht===
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| {{AnleitungScreenshot|Sortieren in der Ergebnisliste.png|Das Sortierfeld befindet sich rechts oberhalb der Ergebnisliste. | | === Eigenschaften === |
| |Sie können die Ergebnislist in der Listenansicht und in der Tabellenansicht nach bestimmten Metadaten sortieren. Standardmäßig wird nach dem Änderungsdatum sortiert. Neben der Sortierung der nach Metadaten, können Sie zusätzlich die Ergebnisse alphabetisch aufsteigend und absteigend sortieren. | | {{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Filtern nach Sucheinschränkung in der Suche. |
| Nachfolgend wird dargestellt, wie Sie die Ergebnisse in der Listenansicht sortieren können:
| | |Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden. |
| }} | | }} |
| {{AnleitungScreenshot|Sortierung Listenansicht.png|Das Sortierfeld befindet sich rechts oberhalb der Ergebnisliste. | | |
| |Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, wie beispielsweise die Sortierung nach '''federführende Organisationseinheit''', '''Dokumenttyp''' oder '''Geändert am''' | | === Erweitert === |
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| | {{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Übersicht der erweiterten Sucheinschränkungsfelder im Dokumentenmanagementsystem. |
| | |Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Aktenzeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie. |
| }} | | }} |
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| ===4.2 Sortierung der Ergebnisliste in der Tabellenansicht=== | | === Allgemein === |
| ====4.2.1 Trefferliste Tabellenansicht: Spalten verschieben====
| | {{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung allgemein.png|Ausgefüllte Suche mit Sucheinschränkungen anhand eines Beispiels im Dokumentenmanagementsystems. |
| {{AnleitungScreenshot|Tabellenansicht Spalten verschieben.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | | |Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Aktenzeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt. |
| |Die Reihenfolge der einzelnen Spalten können Sie in der Tabellenansicht per drag and drop verschieben. | | |
| | In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt. |
| | }} |
| | {{AnleitungAbsatz |
| | |Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken. |
| }} | | }} |
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| {{Hinweis|Es werden Ihnen in der Ansicht nur die ersten 100 Ergebnisse angezeigt. Wenn die ausgeführte Suche mehr als 100 Ergebnisse beinhaltet, müssen Sie auf den Button '''Alle Ergebnisse anzeigen''' klicken, um alle Ergebnisse sich anzeigen zu lassen.
| | == Sortierung der Ergebnisliste == |
| }}
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| ====4.2.2 Trefferliste Tabellenansicht: auf- oder absteigend sortieren====
| | {{AnleitungAbsatz |
| {{AnleitungScreenshot|Tabellenansicht sortieren.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | | |Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon. |
| |Die Spalten in der Tabellenansicht lassen sich auf- und absteigend sortieren. | |
| Zum Sortieren einer Spalte klicken Sie auf den Spaltentitel. Es erscheint ein Pfeil, der anzeigt, ob die Inhalte der Spalte auf- oder absteigend angezeigt werden. Durch erneutes Klicken auf den Spaltentitel wechseln Sie die Anordnung der Sortierung oder deaktivieren die Sortierung.
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| }} | | }} |
| ====4.2.3 Trefferliste Tabellenansicht: Ergebnisse gruppieren====
| | {{Verweis |
| {{AnleitungScreenshot|Tabellenansicht-Ergebnisse gruppieren.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | | |Weitere Informationen zur Sortierung der Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]]. |
| |Zum Gruppieren der Ergebnisse nach den Inhalten der ausgewählten Spalte, ziehen Sie per drag and drop die Spalte in den grauen Bereich über den Elementen. Alternativ führen Sie den Mauszeiger über den Spaltentitel und klicken rechts neben dem Titel auf die erscheinenden drei Striche. Dort wählen Sie anschließend '''Gruppieren nach …''' aus. | |
| }} | | }} |
| {{AnleitungScreenshot|Tabellenansicht Gruppierung.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | | |
| |Gruppieren Sie die Suchergebnisse nach den Registern (sofern vorhanden), um bei einer langen Ergebnisliste eine nach Registern strukturierte, kompakte Übersicht zu erhalten. Unterhalb jedes einzelnen Registers finden sich die zugeordneten Dokumente wieder und können bei Bedarf mit dem Pfeil links der Registerbezeichnung auf- und zugeklappt werden. Register stellen somit eine zusätzliche Möglichkeit der Unterteilung von Dokumenten innerhalb von Vorgängen und Teilvorgängen dar.
| | == Ergebnis im Aktenplan lokalisieren == |
| | |
| | {{AnleitungScreenshotGroß|Dokument im Aktenplan lokalisieren.png|Übersicht des Kontextmenüs des Dokumentenmanagemtsystems. Menüpunkt Im Aktenplan lokalisieren. |
| | |Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion '''Im Aktenplan lokalisieren''' des Kontextmenüs ermitteln. |
| | Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend müssen Sie im Kontextmenü auf '''Im Aktenplan lokalisieren''' klicken. |
| }} | | }} |
| {{Hinweis|Falls Sie die Ansicht auf den Standard wieder zurücksetzen möchten, müssen Sie oben rechts auf den nach rechts zeigenden kreisförmigen Pfeil klicken. | | {{AnleitungScreenshot|Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png|Darstellung des Aktenplans. |
| | |Nun wird der entsprechende Vorgang angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet. |
| }} | | }} |
| ====4.2.4 Trefferliste Tabellenansicht: Spalten anpinnen====
| | {{Verweis |
| {{AnleitungScreenshot|Tabellenansicht spalten anpinnen.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | | |Weitere Informationen zum Aktenplan finden Sie in der Anleitung [[Aktenplan in DMS/eAkte]]. |
| |Die Tabellenansicht besteht aus mehreren Spalten, die Sie einsehen können, indem Sie nach rechts scrollen. Damit Sie bestimmte Spalten wie z.B. den Titel nicht aus den Augen verlieren, können Sie einzelne Spalten anpinnen. Fahren Sie hierfür mit der Maus über die Spalte, dann erscheint ein Symbol mit drei Strichen. Klicken Sie auf dieses Symbol und anschließend auf „Spalte anpinnen“. Nun können Sie zwischen „Links anpinnen“, „Rechts anpinnen“ und „Nicht anpinnen“ wählen. | |
| Sie können auch mehrere Spalten anpinnen.
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| }} | | }} |
| ====4.2.5 Trefferliste Tabellenansicht: Filtern==== | | |
| {{AnleitungScreenshot|Tabellenansicht filtern.png|ITEXT. | | == Such-Eingaben zurücksetzen == |
| |Sie können innerhalb einer Spalte filtern, um die Ergebnisliste weiter einzuschränken. Fahren Sie hierfür mit der Maus über die Spalte, dann erscheint ein Symbol mit drei Strichen. Klicken Sie auf dieses Symbol und anschließend auf das mittlere Symbol. | | |
| | {{AnleitungScreenshot|Suche zurücksetzen.png|Darstellung Menüpunkts Suche zurücksetzen in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems. |
| | |Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen entfernt. |
| }} | | }} |
| Über das Dropdown Menü können Sie den Filter genauer definieren. Im Standard ist hier '''Enthält''' vordefiniert. Wenn Sie in dem darunterliegenden Eingabefeld den Begriff eingeben, wird der Filter nach dem Begriff vorgenommen. Zeitgleich öffnet sich ein weiterer Filter, mit dem Sie einen Zusätzlichen Begriff eingeben können. Diesen müssen Sie aber nicht unbedingt ausfüllen.
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| ==5. Ergebnis im Aktenplan lokalisieren == | | == Suche im Persönlichen Bereich speichern == |
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| {{AnleitungScreenshot|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | | {{AnleitungScreenshot|Suche persönlicher Bereich.png|Darstellung der Funktion Favoriten in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems. |
| |Klick: | | |Sie haben die Möglichkeit Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern rechts oberhalb des Suchfeldes möglich. |
| | }} |
| | {{AnleitungAbsatz |
| | |Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button '''Neu erstellen''' erstellen. |
| | Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen. |
| | }} |
| | {{Verweis |
| | |Weitere Informationen zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]]. |
| }} | | }} |
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| ==6. Speichern von Suchen == | | == Suchevorlage im Suchfenster == |
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| {{AnleitungScreenshot|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | | {{AnleitungScreenshotGroß|Suchvorlage neu.png|Darstellung der Suchvorlage in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems. |
| |Klick:
| | |Suchen, die Sie gespeichert haben, können Sie nicht nur in Ihrem Persönlichen Bereich aufrufen, sondern auch in den Suchvorlagen, die Ihnen links in der Suchmaske angeboten werden. Wenn Sie die Suchvorlagen aufklappen, sehen Sie nicht nur die Suchvorlagen (1), sondern auch Ihren Suchverlauf (2). |
| | <br> Über den Suchvorlagen sehen Sie ein Menü (3), welches Ihnen ermöglicht, die Suchvorlagen zu filtern, zu aktualisieren oder zu verwalten. Wenn Sie eine Suchvorlage ausgewählt haben, wird Ihnen das unter anderem auch in der Suchmaske oben (4) angezeigt. |
| }} | | }} |
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| ==7. Weitere Möglichkeit der Speicherung von Suchen == | | == Suchevorlage verwalten == |
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| {{AnleitungScreenshot|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben. | | {{AnleitungScreenshotGroß|Suchvorlagen bearbeiten.png|Darstellung der Suchvorlage im Bearbeitungsmodus. |
| |Klick: | | |Wenn Sie über das '''Zahnrad-Symbol''' auf '''Suchvorlagen verwalten''' gehen, springen Sie in ein neues Fenster. Hier können Sie unter anderem Ihre Suchvorlagen '''Bearbeiten''', '''Löschen''', '''Beobachten''' oder den '''Link in Zwischenablage kopieren''', wenn Sie auf die drei Punkte rechts klicken. Die Suchvorlagen können Sie ebenfalls über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen und bearbeiten. |
| | }} |
| | {{Verweis |
| | |Weitere Informationen zur Bearbeitung finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]]. |
| }} | | }} |
Widget "Suche" und Widget "Suche mit Suchschlitz"
Sie können Ihre Suche beginnen, indem Sie auf das Widget Suche - Wissen zentral verfügbar klicken. Damit öffnet sich die normale Suchmaske. Dieses Widget ist sowohl auf dem Dashboard als auch in der klassischen Ansicht vorhanden.
Auf dem Dashboard ist außerdem das Widget Suche mit Suchschlitz verfügbar.
Klicken Sie auf den Schriftzug Suche oberhalb des Suchschlitzes, gelangen Sie zur regulären Ansicht: Suche und können darüber ihre Suche durchführen.
Sie können aber auch direkt eine Freitextsuche durchführen. Geben Sie hierfür den gesuchten Begriff in den Suchschlitz ein und drücken Sie Enter oder klicken rechts auf die Lupe. Dadurch werden Sie über die Ansicht: Suche direkt zu den Suchergebnissen geleitet.
In der Ansicht: Suche können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen.
Sollte dieses Widget noch nicht auf dem Dashboard vorhanden sein, klicken Sie auf dem Dashboard oben rechts auf + Widget hinzufügen . Wählen Sie dort das Widget Suche mit der Beschreibung "Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Akten" aus und klicken auf Hinzufügen.
Ansicht: Suche
Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf das Widget Suche, um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:
Unter dem Eingabefeld Suchbegriff eingeben befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.
Mit einem Klick auf den Button Suchen wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt.
Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Akten oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.
Tipp: Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.
Platzhalter
Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen.
Weitere Sucheinschränkungen
Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld Kategorie auswählen, Eigenschaften filtern, den Feldern unterhalb des Begriffs Allgemein und Erweitert vornehmen.
Kategorie auswählen
Unter dem Auswahlmenü Kategorie auswählen haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Projektakte, Projektdokument usw. nutzen.
Eigenschaften
Über das Feld Eigenschaften haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.
Erweitert
Die Sucheinschränkung Erweitert ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach Register, Aktenzeichen, etc. Die Sucheinschränkung Erweitert, öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.
Allgemein
Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Aktenzeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt.
In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie Verkündungsblatt aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff Fächer und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.
Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.
Sortierung der Ergebnisliste
Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon.
Ergebnis im Aktenplan lokalisieren
Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion Im Aktenplan lokalisieren des Kontextmenüs ermitteln.
Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend müssen Sie im Kontextmenü auf Im Aktenplan lokalisieren klicken.
Nun wird der entsprechende Vorgang angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet.
Such-Eingaben zurücksetzen
Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen entfernt.
Suche im Persönlichen Bereich speichern
Sie haben die Möglichkeit Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern rechts oberhalb des Suchfeldes möglich.
Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button Neu erstellen erstellen.
Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem persönlichen Bereich abrufen.
Suchevorlage im Suchfenster
Suchen, die Sie gespeichert haben, können Sie nicht nur in Ihrem Persönlichen Bereich aufrufen, sondern auch in den Suchvorlagen, die Ihnen links in der Suchmaske angeboten werden. Wenn Sie die Suchvorlagen aufklappen, sehen Sie nicht nur die Suchvorlagen (1), sondern auch Ihren Suchverlauf (2).
Über den Suchvorlagen sehen Sie ein Menü (3), welches Ihnen ermöglicht, die Suchvorlagen zu filtern, zu aktualisieren oder zu verwalten. Wenn Sie eine Suchvorlage ausgewählt haben, wird Ihnen das unter anderem auch in der Suchmaske oben (4) angezeigt.
Suchevorlage verwalten
Wenn Sie über das Zahnrad-Symbol auf Suchvorlagen verwalten gehen, springen Sie in ein neues Fenster. Hier können Sie unter anderem Ihre Suchvorlagen Bearbeiten, Löschen, Beobachten oder den Link in Zwischenablage kopieren, wenn Sie auf die drei Punkte rechts klicken. Die Suchvorlagen können Sie ebenfalls über die Startseite unter dem persönlichen Bereich abrufen und bearbeiten.
