Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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[[kategorie:Anleitung]]
{{Anleitung}}[[Kategorie:Basisanleitungen]][[category:Aufgaben und Abläufe]]<!--[[Kategorie:Schnelleinstieg in DMS/eAkte]]-->
{{AnleitungFunktionDeaktiviert}}
In Ihrem Arbeitsalltag arbeiten Sie mit anderen Menschen zusammen, beispielsweise durch "bitte Rücksprache" oder "bitte Antwortschreiben erstellen". In DMS/eAkte erfolgt diese Zusammenarbeit digital mit Hilfe von Aufgaben.


== Aufgaben ohne Dokumentenbezug erstellen ==
Aufgaben können anhand von [[Dokumente]]n und [[Akte|Akten]] erteilt werden. Diese Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Im Folgenden wird aus Gründen der Lesbarkeit jedoch nur von Einzelpersonen ausgegangen.


{{AnleitungAbsatz
==Aufgaben erstellen==
|Um zur Aufgabenübersicht zu gelangen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aufgaben'''.
 
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe erstellen neues Icon.JPG|Die Schaltfläche Aufgabe zum Dokument erstellen. Ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte und ein Plus-Zeichen rechts unten.
|Wenn Sie ein Dokument oder eine Akte geöffnet haben und dazu eine Aufgabe erstellen möchten, aktivieren Sie im Menüband am rechten Bildschirmrand die Funktion '''Aufgabe zum Dokument erstellen'''. Das Symbol ist ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte und einem Plus-Zeichen rechts unten.
}}
{{AnleitungAbsatz|
Befinden Sie sich in der Tabellenansicht, finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü '''Weitere Aktionen''' der jeweiligen Akte oder des jeweiligen Dokuments.
 
Mit Betätigung verschiebt sich das Fenster nach links und öffnet eine neue Anzeige mit den Feldern '''Verfügung''' und '''Empfänger'''.
Außerdem werden die Funktionen '''Erweiterte Eigenschaften anzeigen''', '''Abbrechen''' und '''Aufgabe erstellen''' angeboten.
}}
{{Definitionsliste|
{{DefPunkt|Betreff
|Der Betreff der Aufgabe ist mit dem Namen der Akte oder des Dokumentes vorbelegt. Sie können diesen Betreff aber auch ergänzen oder ändern.
}}
{{DefPunkt|Empfänger
|Unter Empfänger wählen Sie die Person aus, die die Aufgabe erledigen soll. Nachdem Sie mindestens drei Buchstaben des Namens eingegeben haben, werden Ihnen mögliche Empfänger*innen angezeigt. Mit Anklicken wählen Sie die entsprechende Person aus.
 
Sie können an dieser Stelle auch mehrere Personen auswählen. Diese erhalten dann die Aufgabe gleichzeitig.
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Aufgabe erstellen.png|Eine Übersicht mit drei Eingabemasken sowie einem Plus-Symbol rechts davon ist zu sehen.
{{DefPunkt|Erweiterte Eigenschaften
|Klicken Sie in der Aufgabenübersicht am rechten Rand im Menü auf das Plus-Zeichen, um eine neue Aufgabe erstellen zu können.
|Wählen Sie '''Erweiterte Eigenschaften anzeigen''', können Sie eine '''Beschreibung''' und einen '''Kontext''' angeben, also der ausgewählten Person weitere Informationen zum Sachverhalt mitgeben.  
}}
}}
<div class="absatz" id="Aufgabe erstellen Maske"></div>
{{AnleitungAbsatz
|Sie sehen nun die Maske, wo Sie Ihre spezielle Aufgabe erstellen können. Standardmäßig werden Ihnen die beiden Pflichtfelder '''Betreff''' und '''Empfänger''' angeboten. Füllen Sie den '''Betreff''' mit dem Titel der Aufgabe aus (z.B. Frank anrufen). Füllen Sie anschließend das Feld '''Empfänger''' aus. Sobald Sie anfangen zu tippen, werden Ihnen Personen zur Auswahl angeboten. Sie können eine oder mehrere Personen für die Aufgabe auswählen (natürlich auch sich selbst).
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Eingabemaske Aufgabe erstellen.png|Die Eingabemaske für Aufgaben ist zu sehen. Unter dem Feld "Empfänger" ist ein Button mit vier Strichen und einem Plus zu sehen.
{{AnleitungScreenshot|Aufgabe erstellen Betreff.png|Obere Hälfte des Menüs Aufgabe erstellen. Gezeigt werden die Felder Betreff, Empfänger (ausgewählt ist ein Testuser), die Schaltfläche Erweiterte Eigenschaften verbergen, die Beschreibung und das Feld Kontext.
|Sie können nun die Aufgabe durch einen Klick auf '''Aufgabe erstellen''' abschicken oder weitere Informationen eingeben. Wenn Sie weitere Informationen zu der Aufgabe eingeben wollen, klicken Sie auf den Button unter dem Empfänger-Feld.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
{{Definitionsliste|
|Nach dem Klick auf den Button klappen sich erweiterte Eigenschaften aus. Hier können Sie im Feld '''Beschreibung''' die Aufgabe genauer erklären. Sie können ein oder mehrere Schlagworte zu der Aufgabe in das Feld '''Kontext''' schreiben (z.B. Anruf) und Sie können der Aufgabe eine '''Priorität''' (Niedrig, Standard, Hoch) mitgeben. Weiterhin können Sie der Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zuweisen und eine Zeitangabe, wann die Empfänger*innen der Aufgabe per Mail an die Erledigung erinnert werden sollen.<br>
{{DefPunkt|Priorität
Um die Aufgabe abzuschicken, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche '''Aufgabe erstellen'''.
|Auch die Priorität lässt sich einstellen. Die Grundeinstellung ist '''Standard''', also mittlere Priorität. Sie können diese auf '''Hoch''' oder '''Niedrig''' setzen.
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Mail zugewiesene Aufgabe.png|Eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Sie eine neue Aufgabe erhalten haben mit einem Link zur Aufabe, ist zu sehen.
{{DefPunkt|Fällig
|Der oder die Empfänger*innen bekommen automatisiert eine Mail zugesendet, dass Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde.
|Sie können weiterhin ein Datum und eine Uhrzeit minutengenau einstellen, wann die Aufgabe fällig ist.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
{{DefPunkt|Erinnerung
|Sie können die erstellte Aufgabe jederzeit durch einen Klick auf die Kachel '''Aufgaben''' ansehen.
|Wenn Sie eine Fälligkeit festgelegt haben, können Sie außerdem bestimmen, dass die Person, die die Aufgabe erledigen soll, eine Erinnerung erhält. Darunter können Sie noch festlegen, ob Benachrichtigungen erfolgen sollen.
}}
}}
{{Verweis
{{DefPunkt|Benachrichtigungen
|Genauere Informationen zur Aufgabenübersicht finden Sie unter [[Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte#Aufgabenübersicht|Aufgabenübersicht]].
|Wählen Sie '''Benachrichtigen, wenn die Aufgabe erledigt wurde''', erhalten Sie eine E-Mail in Ihr Outlook-Postfach, wenn die  Aufgabe erledigt wurde. Wenn Sie '''Benachrichtigen, wenn die Fälligkeit überschritten wurde''' wählen, erhalten sowohl Sie als auch die Person, die die Aufgabe bearbeiten soll, eine E-Mail ins Outlook-Postfach, sobald die Frist überschritten wurde.
}}
}}
== Aufgaben mit Dokumentenbezug erstellen ==
{{AnleitungAbsatz
|Um eine Aufgabe zu einem konkreten Dokument oder sogar einem ganzen Vorgang zu erstellen, müssen Sie erst einmal zu dem konkreten Element navigieren (über die Suche, den persönlichen Bereich oder den Aktenplan).
}}
}}
{{Verweis
{{AnleitungScreenshot|Aufgabe erstellen Erweiterte Eigenschaften.png|Die untere Hälfte des Menüs Aufgabe Erstellen; es werden die erweiterten Eigenschaften angezeigt. Die Priorität wurde auf Standard gesetzt, es wurde keine Uhrzeit für eine Fälligkeit bzw. eine Erinnerung eingestellt. Die Benachrichtigungen wenn Aufgabe erledigt und wenn Fälligkeit überschritten wurden nicht ausgewählt.
|Hinweise zur Nutzung der Suche finden Sie in der Anleitung [[Suche in DMS/eAkte]].
|Mit '''Aufgabe erstellen''' wird die Aufgabe gespeichert und der ausgewählten Person übergeben.
 
Hinweise zum Umgang mit dem persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte]]
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
{{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgaben.png|Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.
|Klicken Sie auf das Dokument, damit Sie sich in der Ansicht des gewünschten Dokumentes befinden. Anschließend klicken Sie im Menü auf der rechten Seite auf die Schaltfläche '''Aufgabe zum Dokument erstellen''', der wie ein Klemmbrett aussieht. Die Bezeichnung der Menü-Symbole wird Ihnen angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Schaltflächen fahren.<br>
|Sie können Aufgaben auch ohne Bezug auf ein Dokument oder eine Akte erstellen, in dem Sie auf das Widget Aufgaben klicken.  
Sie sehen nun die Maske, in der Sie Ihre spezielle Aufgabe erstellen können. Standardmäßig werden Ihnen die beiden Pflichtfelder '''Betreff''' und '''Empfänger''' angeboten. Durch den Bezug zu einem Dokument oder Vorgang ist das Feld '''Betreff''' schon mit dem Titel des Elements vorbelegt. Sie können diesen bei Bedarf anpassen.
}}
}}
{{Verweis
{{AnleitungScreenshotImText|Neue Aufgabe erstellen.png|Die Schaltfläche Eine neue Aufgabe erstellen. Ein Plus
|Die weiteren Schritte zur Erstellung einer Aufgabe finden Sie unter [[#Aufgabe erstellen Maske|Aufgaben ohne Dokumentenbezug erstellen]].
|Dort finden Sie im linken Menüband die Schaltfläche '''+ Neue Aufgabe'''. Wenn Sie so vorgehen, sollten Sie aber von den '''Erweiterten Eigenschaften''' Gebrauch machen, damit die Personen, die die Aufgabe erledigen sollen, entsprechende Informationen dazu erhalten.
}}
}}


== Aufgabe erledigen oder weiterleiten ==
== Erstellte Aufgaben anzeigen ==


{{AnleitungAbsatz
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe zum Dokument erstellen.png|Es wird die Schaltfläche Aufgaben zum Dokument anzeigen gezeigt.
|Um eine Ihnen zugewiesene Aufgabe als erledigt zu markieren oder weiterzuleiten, müssen Sie zuerst die Aufgabe aufrufen. Um zur Aufgabenübersicht zu gelangen, klicken Sie auf der Startseite auf die Kachel '''Aufgaben'''. Die Zahl neben dem Icon auf der Kachel zeigt Ihnen die Zahl Ihrer offenen Aufgaben an.<br>
|Haben Sie die Akte oder das Dokument geöffnet, können Sie sich die '''Aufgaben zum Dokument anzeigen''' lassen. Die entsprechende Schaltfläche wird im rechten Menüband angeboten. In der Tabellenansicht finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü '''Weitere Funktionen'''.
In der Auflistung klicken Sie auf die jeweilige Aufgabe, die Sie selbst bearbeiten oder weiterleiten möchten.
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Aufgabe bearbeiten weiterleiten.png|Die Detailansicht der Aufgabe ist zu sehen. Rechts von den Informationsfeldern befinden sich die Symbole der Schaltflächen "Weiterleiten", "Erledigen", "Anhang hinzufügen" und "Als ungelesen markieren".
{{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgaben.png|Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.
|Sie gelangen in die Detailansicht der Aufgabe. Im Menü rechts können Sie die Aufgabe als erledigt markieren. Dafür klicken Sie auf die Schaltfläche '''Erledigen''', die wie ein Haken aussieht. Es erscheint ein Text, der Ihnen bestätigt, dass die Aufgabe erledigt wurde.<br>
|Sie können sich alle Aufgaben, die Sie erteilt haben, anzeigen lassen, wenn Sie auf dem Dashboard das Widget '''Aufgaben''' auswählen.
Alternativ können Sie die Aufgabe im Menü rechts auch an eine andere Person weiterleiten. Dafür klicken Sie auf die Schaltfläche '''Weiterleiten''', die in Form eines geschwungenen Pfeils dargestellt ist.
}}
}}
{{AnleitungScreenshot|Aufgabe weiterleiten.png|Ein Pop-Up-Fenster mit dem Eingabefeld für Empfänger*innen ist zu sehen. Unten
{{AnleitungScreenshot|Aufgabenuebersicht.png|Es wird das Aufklappmenü Meine erstellten Aufgaben gezeigt.
|Nach dem Klick auf die Schaltfläche '''Weiterleiten''' erscheint ein Pop-Up-Fenster. Dort können Sie eine*n oder mehrere Empfänger*innen auswählen. Beginnen Sie in dem Feld den gewünschten Namen einzutippen. Dann erscheinen passende Vorschläge für Sie. Haben Sie den oder die gewünschte*n Empfänger*innen ausgewählt, klicken Sie auf die Schaltfläche '''Weiterleiten''', um die Weiterleitung der Aufgabe abzuschließen.
|Die Liste Ihrer Aufgaben ist in mehrere Gruppen aufgeteilt, die sich durch das Aufklappmenü rechts oben aufrufen lassen:
# Meine Aufgaben
# An mich gesendet
# An mich und andere gesendet
# Meine erstellten Aufgaben
# Meine weitergeleiteten Aufgaben
# Meine erledigten Aufgaben
Rufen Sie über das Aufklappmenü '''Meine erstellten Aufgaben''' auf.  
}}
{{AnleitungAbsatz
|Ihnen wird dann eine Übersicht aller Aufgaben angezeigt, die Sie erteilt haben. Hier erhalten Sie unter anderem Informationen zum Status und zur Fälligkeit. Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie weitere Details finden.
}}
}}


== Aufgabenübersicht ==
==Aufgaben erledigen==


{{AnleitungScreenshot|Aufgabenübersicht.png|Eine Übersicht der offenen Aufgaben ist zu sehen. Oberhalb der Auflistung finden sich verschiedene Eingabe- und Aktionsfelder.
{{AnleitungScreenshot|Widget_Aufgabe_erhalten.png.png|Es wird die Schaltfläche Widget Aufgabe erhalten gezeigt.
|Sie sehen nun die Übersicht Ihrer offenen Aufgaben. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Suche und Sortierung.
|Wurde Ihnen eine Aufgabe übertragen, wird am Widget '''Aufgaben''' auf der Startseite zusätzlich eine Zahl in einem blauen Kreis angezeigt. Die Zahl entspricht der Anzahl Ihrer unerledigten Aufgaben und wird angezeigt, solange Sie noch Aufgaben haben.
}}
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wenn Sie durch Betätigen des Widgets in den Aufgabenbereich wechseln, erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Aufgaben. Neue Aufgaben werden in fett dargestellt.


=== (1) Wechseln der Ansicht ===
Mit dem Aufklappmenü auf der linken Seite können Sie die Ansicht einschränken:
# Meine Aufgaben
# An mich gesendet
# An mich und andere gesendet
# Meine erstellten Aufgaben
# Meine weitergeleiteten Aufgaben
# Meine erledigten Aufgaben
Klicken Sie auf eine Aufgabe, öffnet sich ein neues Fenster mit Details zu dieser Aufgabe.


{{AnleitungAbsatz
'''Weiterleiten'''
|Über die Schaltfläche rechts oben können Sie zwischen Tabellen- und Listenansicht der Aufgaben wechseln. Je nachdem, welche Ansicht Sie aktiviert haben sieht die Schaltfläche unterschiedlich aus.
}}
Damit werden Ihnen die Aufgaben entweder als Liste (größer) oder als Tabelle (mehr Details) angezeigt.
{{AnleitungScreenshotImText|AufgabeWeiterleiten.png|Es wird die Schaltfläche Weiterleiten gezeigt.
|Sie können die Aufgabe an andere Personen '''Weiterleiten'''. Im folgenden Menü können Sie eine oder mehrere Personen auswählen, die die Aufgabe erledigen sollen. Mit Bestätigung wird das Fenster geschlossen, die Aufgabe aus Ihrer Übersicht entfernt und der zuständigen Person übergeben.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Erledigen'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe erledigen.png|Es wird die Schaltfläche Erledigen gezeigt.
|Durch Betätigen von '''Erledigen''' endet die Aufgabe für Sie, die Ansicht wird geschlossen und die Aufgabe aus der Übersicht entfernt.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Anhang'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Anhang.png|Es wird die Schaltfläche Anhang gezeigt.
|Mit '''Anhang''' öffnet sich ein weiteres Fenster und Ihnen wird die Akte oder das Dokument angezeigt, worauf sich die Aufgabe bezieht.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Aufgabe als ungelesen markieren'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Als_ungelesen_markieren.png|Es wird die Schaltfläche Aufgabe als ungelesen markieren gezeigt.
|Mit '''Aufgabe als ungelesen markieren''' wird die Aufgabe in der Übersicht wieder fett dargestellt.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Aufgabe als gelesen markieren'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe gelesen.png|Es wird die Schaltfläche Aufgabe als gelesen markieren gezeigt.
|Mit '''Aufgabe als gelesen markieren''' wird die Aufgabe in der Übersicht nicht mehr fett dargestellt.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Übernehmen'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe uebernehmen.png|Es wird die Schaltfläche Übernehmen gezeigt.
|Ist dieselbe Aufgabe nicht nur Ihnen, sondern auch weiteren Personen zugewiesen, können Sie die Bearbeitung durch '''Übernehmen''' an sich ziehen. Für die anderen Personen ist die Bearbeitung gesperrt, die Aufgabe wird bei Ihnen nicht am Widget angezeigt. Die anderen Personen können Ihnen die Bearbeitung aber auch wieder entziehen.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Zurückgeben'''
}}
{{AnleitungScreenshotImText|Aufgabe zurueckgeben.png|Es wird die Schaltfläche Zurückgeben gezeigt.
|Durch '''Zurückgeben''' können Sie diese Übernahme wieder rückgängig machen.
}}
}}


=== (2) Suchen in den Aufgaben  ===
==Menüband==


{{AnleitungAbsatz
{{AnleitungScreenshot|Aufgaben Menueleiste.png|Es wird das Menüband auf der rechten Seite gezeigt.
|Über das Suchfeld im rechten oberen Bereich können Sie über den Suchschlitz nach speziellen Aufgaben suchen. Dabei werden alle Textfelder der Aufgabe durchsucht (Betreff, Empfänger, Kontext, Beschreibung etc.).
|In dem Menüband rechts oberhalb Ihrer Aufgaben können Sie noch einige weitere Aktionen ausführen. Von links nach rechts finden Sie dort die Möglichkeit Ihre Aufgaben zu durchsuchen, zwischen Tabellen- und Listenansicht zu wechseln und auf die Aufgabenvorschau umzuschalten. Zudem können Sie sich über das '''Zahnrad-Symbol''' Aufgaben anzeigen lassen, die von anderen Empängern bearbeitet werden; Sie können die Dokumenteigenschaften aufrufen und die aktuelle Ansicht zurücksetzen.
}}
{{AnleitungAbsatz|
'''Spalten gruppieren'''
}}
{{AnleitungScreenshotGroß|Aufgaben Gruppierung.png|Es wird die Spalte für Gruppierungen angezeigt.
|Sie können Ihre Aufgaben gruppieren, indem Sie den gewünschten Punkt in die graue Spalte zwischen den Aufgaben und dem Menüband ziehen.  
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Gruppierung von Spalten finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}
}}


=== (3) Sortieren der Aufgaben nach Kriterien  ===
{{AnleitungAbsatz|
 
'''Weiteres Menüband'''
{{AnleitungAbsatz
|Über das Sortierfeld im rechten oberen Bereich können Sie Ihre Aufgaben nach verschiedenen Kriterien (Erhalten, Betreff, Absender, Priorität, Fälligkeit) sortieren.
}}
}}
 
{{AnleitungScreenshot|Aufgaben klicken.png|Es werden die geklickten Aufgaben angezeigt. Obberhalb wird ein weiteres Menüband links angezeigt.
=== (4) Sortieren der Aufgaben aufsteigend/absteigend  ===
|Wenn Sie mindestens eine Ihrer Aufgaben auswählen, erscheint ein weiteres Menüband links oberhalb Ihrer Aufgaben. Dort könnnen Sie eine Aufgabe übernehmen, zurückgeben, weiterleiten, erledigen, als gelesen oder ungelesen markieren, ohne, dass Sie in die jeweilige Aufgabe springen müssen. Beachten Sie bitte, dass Sie auf diesem Wege allerdings keine Details der Aufgabe angezeigt bekommen.
 
{{AnleitungAbsatz
|Sie können die Aufgaben über das Icon rechts neben dem Drop-down-Feld entweder auf- oder absteigend sortieren.
}}
}}


=== (5) Unterteilen nach Gruppen oder Aktivitäten  ===
==Ausstehende Aufgaben==


{{AnleitungScreenshot|Meine Aufgaben Drop-down-Feld.png|Das Drop-down-Feld unter "Meine Aufgaben" ist zu sehen. Es werden die verfügbaren Gruppen (Meine Aufgaben, An mich gesendet, An mich und andere gesendet) sowie "Meine Aktivitäten" (Meine erstellten Aufgaben, Meine weitergeleiteten Aufgaben, Meine erledigten Aufgaben) angezeigt.
{{AnleitungScreenshot|Aufgaben neues Widget.png|Es wird die Schaltfläche Widget Aufgaben ausstehend gezeigt.
|Über das Drop-down-Feld links oben können Sie Ihre Aufgaben nach bestimmten Gruppen unterteilt anzeigen lassen. Durch einen Klick auf '''Meine Aufgaben''' sehen Sie alle offen Aufgaben, die Ihnen momentan zugewiesen worden sind (auch Aufgaben mit mehreren Empfänger*innen). Die Option '''An mich gesendet''' schließt alle Aufgaben aus, die Ihnen von jemand anderem weitergeleitet wurden, also Ihnen ursprünglich nicht zugewiesen waren. Über die Option '''An mich und andere gesendet''' sehen Sie alle Aufgaben, die neben Ihnen noch mindestens einer weiteren Person gesendet wurden.<br>
|Mit dem Widget '''Aufgaben - Erledigen von ausstehenden Aufgaben''' können Sie sich auf Ihrer Startseite in einer Listenform anzeigen lassen, welche Aufgaben neu sind bzw. noch nicht von Ihnen bearbeitet wurden. Damit können Sie direkt in eine Aufgabe springen. Zudem können Sie mit einem Klick auf das Symbol '''Aufgaben Erstellen''' am Ende der Liste auch von diesem Widget aus eine Aufgabe erzeugen.
Weiterhin können Sie sich alle von Ihnen erstellten, weitergeleiteten oder erledigten Aufgaben ansehen.
}}
}}

Aktuelle Version vom 21. Oktober 2024, 11:32 Uhr

Menü

In Ihrem Arbeitsalltag arbeiten Sie mit anderen Menschen zusammen, beispielsweise durch "bitte Rücksprache" oder "bitte Antwortschreiben erstellen". In DMS/eAkte erfolgt diese Zusammenarbeit digital mit Hilfe von Aufgaben.

Aufgaben können anhand von Dokumenten und Akten erteilt werden. Diese Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Im Folgenden wird aus Gründen der Lesbarkeit jedoch nur von Einzelpersonen ausgegangen.

Aufgaben erstellen

Die Schaltfläche Aufgabe zum Dokument erstellen. Ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte und ein Plus-Zeichen rechts unten.
Wenn Sie ein Dokument oder eine Akte geöffnet haben und dazu eine Aufgabe erstellen möchten, aktivieren Sie im Menüband am rechten Bildschirmrand die Funktion Aufgabe zum Dokument erstellen. Das Symbol ist ein Klemmbrett mit einem Häkchen in der Mitte und einem Plus-Zeichen rechts unten.

Befinden Sie sich in der Tabellenansicht, finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü Weitere Aktionen der jeweiligen Akte oder des jeweiligen Dokuments.

Mit Betätigung verschiebt sich das Fenster nach links und öffnet eine neue Anzeige mit den Feldern Verfügung und Empfänger. Außerdem werden die Funktionen Erweiterte Eigenschaften anzeigen, Abbrechen und Aufgabe erstellen angeboten.

Betreff
Der Betreff der Aufgabe ist mit dem Namen der Akte oder des Dokumentes vorbelegt. Sie können diesen Betreff aber auch ergänzen oder ändern.
Empfänger
Unter Empfänger wählen Sie die Person aus, die die Aufgabe erledigen soll. Nachdem Sie mindestens drei Buchstaben des Namens eingegeben haben, werden Ihnen mögliche Empfänger*innen angezeigt. Mit Anklicken wählen Sie die entsprechende Person aus.

Sie können an dieser Stelle auch mehrere Personen auswählen. Diese erhalten dann die Aufgabe gleichzeitig.

Erweiterte Eigenschaften
Wählen Sie Erweiterte Eigenschaften anzeigen, können Sie eine Beschreibung und einen Kontext angeben, also der ausgewählten Person weitere Informationen zum Sachverhalt mitgeben.
Obere Hälfte des Menüs Aufgabe erstellen. Gezeigt werden die Felder Betreff, Empfänger (ausgewählt ist ein Testuser), die Schaltfläche Erweiterte Eigenschaften verbergen, die Beschreibung und das Feld Kontext.
Priorität
Auch die Priorität lässt sich einstellen. Die Grundeinstellung ist Standard, also mittlere Priorität. Sie können diese auf Hoch oder Niedrig setzen.
Fällig
Sie können weiterhin ein Datum und eine Uhrzeit minutengenau einstellen, wann die Aufgabe fällig ist.
Erinnerung
Wenn Sie eine Fälligkeit festgelegt haben, können Sie außerdem bestimmen, dass die Person, die die Aufgabe erledigen soll, eine Erinnerung erhält. Darunter können Sie noch festlegen, ob Benachrichtigungen erfolgen sollen.
Benachrichtigungen
Wählen Sie Benachrichtigen, wenn die Aufgabe erledigt wurde, erhalten Sie eine E-Mail in Ihr Outlook-Postfach, wenn die Aufgabe erledigt wurde. Wenn Sie Benachrichtigen, wenn die Fälligkeit überschritten wurde wählen, erhalten sowohl Sie als auch die Person, die die Aufgabe bearbeiten soll, eine E-Mail ins Outlook-Postfach, sobald die Frist überschritten wurde.

Mit Aufgabe erstellen wird die Aufgabe gespeichert und der ausgewählten Person übergeben.

Die untere Hälfte des Menüs Aufgabe Erstellen; es werden die erweiterten Eigenschaften angezeigt. Die Priorität wurde auf Standard gesetzt, es wurde keine Uhrzeit für eine Fälligkeit bzw. eine Erinnerung eingestellt. Die Benachrichtigungen wenn Aufgabe erledigt und wenn Fälligkeit überschritten wurden nicht ausgewählt.

Sie können Aufgaben auch ohne Bezug auf ein Dokument oder eine Akte erstellen, in dem Sie auf das Widget Aufgaben klicken.

Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.
Die Schaltfläche Eine neue Aufgabe erstellen. Ein Plus
Dort finden Sie im linken Menüband die Schaltfläche + Neue Aufgabe. Wenn Sie so vorgehen, sollten Sie aber von den Erweiterten Eigenschaften Gebrauch machen, damit die Personen, die die Aufgabe erledigen sollen, entsprechende Informationen dazu erhalten.

Erstellte Aufgaben anzeigen

Es wird die Schaltfläche Aufgaben zum Dokument anzeigen gezeigt.
Haben Sie die Akte oder das Dokument geöffnet, können Sie sich die Aufgaben zum Dokument anzeigen lassen. Die entsprechende Schaltfläche wird im rechten Menüband angeboten. In der Tabellenansicht finden Sie diese Funktion im 3-Punkte-Menü Weitere Funktionen.

Sie können sich alle Aufgaben, die Sie erteilt haben, anzeigen lassen, wenn Sie auf dem Dashboard das Widget Aufgaben auswählen.

Es wird das Widget Aufgaben gezeigt.

Die Liste Ihrer Aufgaben ist in mehrere Gruppen aufgeteilt, die sich durch das Aufklappmenü rechts oben aufrufen lassen:

  1. Meine Aufgaben
  2. An mich gesendet
  3. An mich und andere gesendet
  4. Meine erstellten Aufgaben
  5. Meine weitergeleiteten Aufgaben
  6. Meine erledigten Aufgaben

Rufen Sie über das Aufklappmenü Meine erstellten Aufgaben auf.

Es wird das Aufklappmenü Meine erstellten Aufgaben gezeigt.

Ihnen wird dann eine Übersicht aller Aufgaben angezeigt, die Sie erteilt haben. Hier erhalten Sie unter anderem Informationen zum Status und zur Fälligkeit. Wenn Sie eine Aufgabe anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie weitere Details finden.

Aufgaben erledigen

Wurde Ihnen eine Aufgabe übertragen, wird am Widget Aufgaben auf der Startseite zusätzlich eine Zahl in einem blauen Kreis angezeigt. Die Zahl entspricht der Anzahl Ihrer unerledigten Aufgaben und wird angezeigt, solange Sie noch Aufgaben haben.

Es wird die Schaltfläche Widget Aufgabe erhalten gezeigt.

Wenn Sie durch Betätigen des Widgets in den Aufgabenbereich wechseln, erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Aufgaben. Neue Aufgaben werden in fett dargestellt.

Mit dem Aufklappmenü auf der linken Seite können Sie die Ansicht einschränken:

  1. Meine Aufgaben
  2. An mich gesendet
  3. An mich und andere gesendet
  4. Meine erstellten Aufgaben
  5. Meine weitergeleiteten Aufgaben
  6. Meine erledigten Aufgaben

Klicken Sie auf eine Aufgabe, öffnet sich ein neues Fenster mit Details zu dieser Aufgabe.

Weiterleiten

Es wird die Schaltfläche Weiterleiten gezeigt.
Sie können die Aufgabe an andere Personen Weiterleiten. Im folgenden Menü können Sie eine oder mehrere Personen auswählen, die die Aufgabe erledigen sollen. Mit Bestätigung wird das Fenster geschlossen, die Aufgabe aus Ihrer Übersicht entfernt und der zuständigen Person übergeben.

Erledigen

Es wird die Schaltfläche Erledigen gezeigt.
Durch Betätigen von Erledigen endet die Aufgabe für Sie, die Ansicht wird geschlossen und die Aufgabe aus der Übersicht entfernt.

Anhang

Es wird die Schaltfläche Anhang gezeigt.
Mit Anhang öffnet sich ein weiteres Fenster und Ihnen wird die Akte oder das Dokument angezeigt, worauf sich die Aufgabe bezieht.

Aufgabe als ungelesen markieren

Es wird die Schaltfläche Aufgabe als ungelesen markieren gezeigt.
Mit Aufgabe als ungelesen markieren wird die Aufgabe in der Übersicht wieder fett dargestellt.

Aufgabe als gelesen markieren

Es wird die Schaltfläche Aufgabe als gelesen markieren gezeigt.
Mit Aufgabe als gelesen markieren wird die Aufgabe in der Übersicht nicht mehr fett dargestellt.

Übernehmen

Es wird die Schaltfläche Übernehmen gezeigt.
Ist dieselbe Aufgabe nicht nur Ihnen, sondern auch weiteren Personen zugewiesen, können Sie die Bearbeitung durch Übernehmen an sich ziehen. Für die anderen Personen ist die Bearbeitung gesperrt, die Aufgabe wird bei Ihnen nicht am Widget angezeigt. Die anderen Personen können Ihnen die Bearbeitung aber auch wieder entziehen.

Zurückgeben

Es wird die Schaltfläche Zurückgeben gezeigt.
Durch Zurückgeben können Sie diese Übernahme wieder rückgängig machen.

Menüband

In dem Menüband rechts oberhalb Ihrer Aufgaben können Sie noch einige weitere Aktionen ausführen. Von links nach rechts finden Sie dort die Möglichkeit Ihre Aufgaben zu durchsuchen, zwischen Tabellen- und Listenansicht zu wechseln und auf die Aufgabenvorschau umzuschalten. Zudem können Sie sich über das Zahnrad-Symbol Aufgaben anzeigen lassen, die von anderen Empängern bearbeitet werden; Sie können die Dokumenteigenschaften aufrufen und die aktuelle Ansicht zurücksetzen.

Es wird das Menüband auf der rechten Seite gezeigt.

Spalten gruppieren

Sie können Ihre Aufgaben gruppieren, indem Sie den gewünschten Punkt in die graue Spalte zwischen den Aufgaben und dem Menüband ziehen.

Es wird die Spalte für Gruppierungen angezeigt.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zur Gruppierung von Spalten finden Sie in der Anleitung Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte.

Weiteres Menüband

Wenn Sie mindestens eine Ihrer Aufgaben auswählen, erscheint ein weiteres Menüband links oberhalb Ihrer Aufgaben. Dort könnnen Sie eine Aufgabe übernehmen, zurückgeben, weiterleiten, erledigen, als gelesen oder ungelesen markieren, ohne, dass Sie in die jeweilige Aufgabe springen müssen. Beachten Sie bitte, dass Sie auf diesem Wege allerdings keine Details der Aufgabe angezeigt bekommen.

Es werden die geklickten Aufgaben angezeigt. Obberhalb wird ein weiteres Menüband links angezeigt.

Ausstehende Aufgaben

Mit dem Widget Aufgaben - Erledigen von ausstehenden Aufgaben können Sie sich auf Ihrer Startseite in einer Listenform anzeigen lassen, welche Aufgaben neu sind bzw. noch nicht von Ihnen bearbeitet wurden. Damit können Sie direkt in eine Aufgabe springen. Zudem können Sie mit einem Klick auf das Symbol Aufgaben Erstellen am Ende der Liste auch von diesem Widget aus eine Aufgabe erzeugen.

Es wird die Schaltfläche Widget Aufgaben ausstehend gezeigt.
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