Suche in DMS/eAkte

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Diese Anleitung behandelt die Suche von Akten, Vorgängen und Dokumenten in DMS/eAkte.

Eine kurze Videoanleitung zum Thema Suche in DMS/eAkte finden Sie auf der Videoplattform Panopto.

Widget "Suche" und Widget "Suche mit Suchschlitz"

Sie können Ihre Suche beginnen, indem Sie auf das Widget Suche - Wissen zentral verfügbar klicken. Damit öffnet sich die normale Suchmaske. Dieses Widget ist sowohl auf dem Dashboard als auch in der klassischen Ansicht vorhanden.

Auf dem Dashboard ist außerdem das Widget Suche mit Suchschlitz verfügbar.

Klicken Sie auf den Schriftzug Suche oberhalb des Suchschlitzes, gelangen Sie zur regulären Ansicht: Suche und können darüber ihre Suche durchführen.

Sie können aber auch direkt eine Freitextsuche durchführen. Geben Sie hierfür den gesuchten Begriff in den Suchschlitz ein und drücken Sie Enter oder klicken rechts auf die Lupe. Dadurch werden Sie über die Ansicht: Suche direkt zu den Suchergebnissen geleitet.

In der Ansicht: Suche können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen.

Sollte dieses Widget noch nicht auf dem Dashboard vorhanden sein, klicken Sie auf dem Dashboard oben rechts auf + Widget hinzufügen . Wählen Sie dort das Widget Suche mit der Beschreibung "Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Akten" aus und klicken auf Hinzufügen.

Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg.

Ansicht: Suche

Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf das Widget Suche, um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:

Unter dem Eingabefeld Suchbegriff eingeben befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt. Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.

Mit einem Klick auf den Button Suchen wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt.

Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Akten oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.

Tipp: Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.

Platzhalter

Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen.

Weitere Sucheinschränkungen

Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld Kategorie auswählen, Eigenschaften filtern, den Feldern unterhalb des Begriffs Allgemein und Erweitert vornehmen.

Kategorie auswählen

Unter dem Auswahlmenü Kategorie auswählen haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Projektakte, Projektdokument usw. nutzen.

Eigenschaften

Über das Feld Eigenschaften haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.

Erweitert

Die Sucheinschränkung Erweitert ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach Register, Aktenzeichen, etc. Die Sucheinschränkung Erweitert, öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.

Allgemein

Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Aktenzeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt.

In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie Verkündungsblatt aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff Fächer und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.

Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.

Sortierung der Ergebnisliste

Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon.

Weitere Informationen zur Sortierung der Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste finden Sie in der Anleitung Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte.

Ergebnis im Aktenplan lokalisieren

Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion Im Aktenplan lokalisieren des Kontextmenüs ermitteln. Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend müssen Sie im Kontextmenü auf Im Aktenplan lokalisieren klicken.

Nun wird der entsprechende Vorgang angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet.

Weitere Informationen zum Aktenplan finden Sie in der Anleitung Aktenplan in DMS/eAkte.

Such-Eingaben zurücksetzen

Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen entfernt.

Suche im Persönlichen Bereich speichern

Sie haben die Möglichkeit Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern rechts oberhalb des Suchfeldes möglich.

Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button Neu erstellen erstellen. Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem persönlichen Bereich abrufen.

Weitere Informationen zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung Persönlicher Bereich.

Suchevorlage im Suchfenster

Suchen, die Sie gespeichert haben, können Sie nicht nur in Ihrem Persönlichen Bereich aufrufen, sondern auch in den Suchvorlagen, die Ihnen links in der Suchmaske angeboten werden. Wenn Sie die Suchvorlagen aufklappen, sehen Sie nicht nur die Suchvorlagen (1), sondern auch Ihren Suchverlauf (2).
Über den Suchvorlagen sehen Sie ein Menü (3), welches Ihnen ermöglicht, die Suchvorlagen zu filtern, zu aktualisieren oder zu verwalten. Wenn Sie eine Suchvorlage ausgewählt haben, wird Ihnen das unter anderem auch in der Suchmaske oben (4) angezeigt.

Suchevorlage verwalten

Wenn Sie über das Zahnrad-Symbol auf Suchvorlagen verwalten gehen, springen Sie in ein neues Fenster. Hier können Sie unter anderem Ihre Suchvorlagen Bearbeiten, Löschen, Beobachten oder den Link in Zwischenablage kopieren, wenn Sie auf die drei Punkte rechts klicken. Die Suchvorlagen können Sie ebenfalls über die Startseite unter dem persönlichen Bereich abrufen und bearbeiten.

Weitere Informationen zur Bearbeitung finden Sie in der Anleitung Persönlicher Bereich.