Aktenplan in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen
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{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Aktenplan]]{{AnleitungAbsatz | {{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[kategorie:Ablage]]<!--[[category:Aktenplan]]-->{{AnleitungAbsatz | ||
|Der {{Tooltip|Aktenplan}} sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu {{Tooltip|Akte|Akten}}, {{Tooltip|Vorgang|Vorgängen}} und den zugehörigen {{Tooltip|Dokumente|Dokumenten}}. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/prozessmanagement/prozesslandkarte/ Prozesslandkarte der Uni Bielefeld]. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung {{Tooltip|Wissensdokumente|'''Wissensdokumente'''}}, im thematischen Zusammenhang erreichbar. | |Der {{Tooltip|Aktenplan}} sorgt zusätzlich für Transparenz der Ablagestruktur und erleichtert den systematischen Zugang zu {{Tooltip|Akte|Akten}}, {{Tooltip|Vorgang|Vorgängen}} und den zugehörigen {{Tooltip|Dokumente|Dokumenten}}. Die Struktur des Aktenplans orientiert sich an den Geschäftsprozessen und korrespondiert mit der [https://www.uni-bielefeld.de/intern/dezernate/dezernat-dt-p/prozessmanagement/prozesslandkarte/ Prozesslandkarte der Uni Bielefeld]. Über den Aktenplan sind viele universitätsöffentliche Informationen, einige davon unter der Bezeichnung {{Tooltip|Wissensdokumente|'''Wissensdokumente'''}}, im thematischen Zusammenhang erreichbar. | ||
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{{Verweis | {{Verweis | ||
|Informationen, wie Sie Akten im Aktenplan anlegen, löschen und [[Zu den Akten-Verfügung|z. d. A.-verfügen]] erhalten Sie im Artikel [[Akte anlegen in DMS/eAkte| | |Informationen, wie Sie Akten im Aktenplan anlegen, löschen und [[Zu den Akten-Verfügung|z. d. A.-verfügen]] erhalten Sie im Artikel [[Akte anlegen in DMS/eAkte|Akte anlegen]]. | ||
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{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png|Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen. | {{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Geschäftsprozesse.png|Die Geschäftsprozesse werden untereinander gelistet: 00 Wissensdokumente, 01 Personal managen, 02 Forschung unterstützen, 03 Organisieren, 04 Kommunizieren, 05 Informieren, 06 Finanzen managen, 07 Einkaufen, 08 Studium und Lehre unterstützen, 09 Facilities managen, 20 Stabsstellen, 30 Vertretungen managen und 40 allgemeine Dateiablagen. | ||
|Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf | |Um den Aktenplan zu öffnen, klicken Sie auf der Startseite auf das Widget '''Aktenplan'''. Anschließend öffnet sich der Aktenplan: | ||
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{{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png|Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. | {{AnleitungScreenshot|Datei:Aktenplan Wissensdokumente im Aktenplan.png|Die Geschäftsprozesse werden als Ordnerstruktur gezeigt. 03 Wissensdokumente Projekte ist ausgeklappt. Dort werden der Prozess 03.01 Wissensdokumente Projekte (eingeklappt), der Prozess 03.01 Projektportfolio managen (ausgeklappt) mit den Vorgängen 03.01.00-000001 Testakte sowie den anderen Vorgängen gezeigt. | ||
|Im Aktenplan werden [[Betreffseinheit|Betreffseinheiten]] in Form von | |Im Aktenplan werden [[Betreffseinheit|Betreffseinheiten]] in Form von Mappen dargestellt. Vorgänge werden als Aktenordner dargestellt. | ||
Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Betreffseinheit oder Akte, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in die jeweilige Akte oder in den Vorgang zu gelangen. | Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die jeweilige Betreffseinheit oder Akte, um die weiteren Ebenen aufzuklappen oder wieder zuzuklappen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts daneben, um in die jeweilige Akte oder in den Vorgang zu gelangen. | ||
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{{Hinweis | {{Hinweis | ||
|Wenn in Ihrer Ansicht neben einer Akte oder einem Vorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt oder Sie keine Berechtigung dafür besitzen. | |Wenn in Ihrer Ansicht neben einer Akte oder einem Vorgang kein Pfeil nach Rechts angezeigt wird, liegt es entweder daran, dass es keinen Inhalt dazu gibt '''oder''' Sie keine Berechtigung dafür besitzen. | ||
}} | }} | ||
{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan In Ergebnisliste anzeigen.png|Der Aktenplaneintrag 0-000002 Dienstvereinbarungen ist orange markiert. Neben der Bezeichnung sind drei waagerechte Strichen, mit denen ein Untermenü aufgeklappt wurde. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben. Neu und Suche sind grau dargestellt, also nicht auswählbar. Funktionen ist ausgewählt. Es hat sich ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Eigenschaften, in Ergebnisliste öffen, un Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Der Mauszeiger hat den Eintrag in Ergebnisliste öffnen markiert. | {{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan In Ergebnisliste anzeigen.png|Der Aktenplaneintrag 0-000002 Dienstvereinbarungen ist orange markiert. Neben der Bezeichnung sind drei waagerechte Strichen, mit denen ein Untermenü aufgeklappt wurde. Es enthält die Einträge Neu, Funktionen, Aktualisieren, Suche, Einstellungen und Verschieben. Neu und Suche sind grau dargestellt, also nicht auswählbar. Funktionen ist ausgewählt. Es hat sich ein weiteres Untermenü geöffnet mit den Einträgen Eigenschaften, in Ergebnisliste öffen, un Ergebnisliste anzeigen, zdA-Verfügung setzen und Löschen. Der Mauszeiger hat den Eintrag in Ergebnisliste öffnen markiert. | ||
|Alternativ können Sie auch auf die drei waagerechten Striche (Funktionen) klicken und anschließend auf '''In Ergebnisliste öffnen'''. | |Alternativ können Sie auch auf die drei waagerechten Striche (Funktionen) klicken und anschließend über '''Funktionen''' auf '''In Ergebnisliste öffnen'''. | ||
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{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan | {{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan in Ergebnisliste.jpg|Die Akte Dienstvereinbarungen wird angezeigt. | ||
|Nun wird der Akteninhalt angezeigt, indem sich eine neue Anzeige öffnet. | |Nun wird der Akteninhalt angezeigt, indem sich eine neue Anzeige öffnet. Sie sehen die Dokumente, die sich in der Akte befinden. | ||
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{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Eigenschaften.png|Die Eigenschaften der Wissenakte Hausrundschreiben werden angezeigt. Sie enthalten unter anderem die Metadatenfelder Aktentitel: Hausrundschreiben, Aktenzeichen 00.02-000001, Aktenplanzeichen: 00.02, federführende Organisationseinheit DTP, den Akteneigner Hartl, Fabian, letzte Änderung 20.03.2023, Aussonderungsart: A, Aufbewahrungsfrist: 120 und Transferfrist: 0. | {{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Eigenschaften.png|Die Eigenschaften der Wissenakte Hausrundschreiben werden angezeigt. Sie enthalten unter anderem die Metadatenfelder Aktentitel: Hausrundschreiben, Aktenzeichen 00.02-000001, Aktenplanzeichen: 00.02, federführende Organisationseinheit DTP, den Akteneigner Hartl, Fabian, letzte Änderung 20.03.2023, Aussonderungsart: A, Aufbewahrungsfrist: 120 und Transferfrist: 0. | ||
|Es öffnet sich eine Ansicht der Eigenschaften des gewählten Aktenplaneintrags. Beispiele für mögliche | |Es öffnet sich eine Ansicht der Eigenschaften des gewählten Aktenplaneintrags. Beispiele für mögliche Metadatenfelder sind '''Titel''', '''Aktenplanzeichen''', '''Federführung''' oder '''Aufbewahrungsfrist'''. | ||
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{{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellungen sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben. | {{AnleitungScreenshotGroß|Aktenplan Einstellungen.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist hervorgehoben. In den Einstellungen sind die Schriftgröße und die Schaltfläche Ok zum Bestätigen der Eingaben hervorgehoben. | ||
|Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt '''Schriftart | |Die Schriftgröße des Aktenplans können Sie für sich individuell anpassen. Klicken Sie hierfür in der rechten Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol. Anschließend können Sie unter dem Punkt die '''Schriftart''' sowie die '''Schriftgröße''' einstellen, indem Sie entweder direkt die Schriftgröße in das Feld eintippen oder über die Pfeile daneben die Schriftgröße verkleinern oder vergrößern. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit '''Speichern'''. Diese Einstellung bleibt dann für Sie individuell erhalten. | ||
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{{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Mit Favoriten starten.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben. | {{AnleitungScreenshotGroß|Datei:Aktenplan Mit Favoriten starten.png|Das Einstellungsfenster des Aktenplans ist geöffnet. Die Schaltfläche im rechten Seitenmenü in Form eines Zahnrads ist rot hervorgehoben. In den Einstellungen ist die Auswahl Mit Favoriten starten rot hervorgehoben. | ||
| | |Wenn Sie direkt nach dem Klicken auf die Kachel '''Aktenplan''' mit Ihren Aktenplan Favoriten starten möchten anstelle des allgemeinen Aktenplans, nehmen Sie folgende Einstellungen vor: | ||
Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad. | Klicken im Aktenplan auf der rechten Seite der Menüleiste auf das Zahnrad. | ||
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|Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter [[#Aktenplan Favoriten öffnen|'''Aktenplan Favoriten öffnen''']] beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln. | |Auch wenn Sie immer mit den Aktenplan-Favoriten starten, können Sie, wie unter [[#Aktenplan Favoriten öffnen|'''Aktenplan Favoriten öffnen''']] beschrieben, zwischen dem allgemeinen Aktenplan und den Favoriten wechseln. | ||
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Aktuelle Version vom 16. Oktober 2024, 13:00 Uhr
Eigenschaften eines Aktenplaneintrags anzeigen
Aktenplan Schriftgröße anpassen
Aktenplan Favoriten
Prozessebene als Favorit speichern
Aktenplan Favoriten öffnen
Aktenplan Favoriten entfernen