Suche in DMS/eAkte: Unterschied zwischen den Versionen

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[[category:Anleitung|Suche]][[category:Suche|Suche]]{{AnleitungAbsatz|Diese Anleitung behandelt die Suche von Vorgängen, Teilvorgängen und Dokumenten in DMS/eAkte.}}
{{Anleitung}}[[category:Basisanleitungen]][[category:Suche]]<!--[[category:Aktenplan]][[category:Dokumente]]-->{{AnleitungAbsatz
|Diese Anleitung behandelt die Suche von {{Tooltip|Akte|Akten}}, {{Tooltip|Vorgang|Vorgängen}} und {{Tooltip|Dokumente|Dokumenten}} in DMS/eAkte.
}}
{{Verweis
|Eine kurze Videoanleitung zum Thema Suche in DMS/eAkte finden Sie auf der [[panopto: 528a86d7-f86c-4f02-a5ea-acc3007a3101 |Videoplattform Panopto]].
}}
== Widget "Suche" und Widget "Suche mit Suchschlitz" ==
 
{{AnleitungAbsatz
|Sie können Ihre Suche beginnen, indem Sie auf das Widget '''Suche - Wissen zentral verfügbar''' klicken. Damit öffnet sich die normale Suchmaske. Dieses Widget ist sowohl auf dem Dashboard als auch in der klassischen Ansicht vorhanden.
}}
{{AnleitungScreenshot|Widget Suche mit Freitextfeld.png|Widget "Suche" mit einem drunter liegenden Freitext Suchfeld.
|Auf dem Dashboard ist außerdem das Widget '''Suche mit Suchschlitz''' verfügbar.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Klicken Sie auf den Schriftzug '''Suche''' oberhalb des Suchschlitzes, gelangen Sie zur regulären [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] und können darüber ihre Suche durchführen.
 
Sie können aber auch direkt eine Freitextsuche durchführen. Geben Sie hierfür den gesuchten Begriff in den Suchschlitz ein und drücken Sie '''Enter''' oder klicken rechts auf die Lupe. Dadurch werden Sie über die [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] direkt zu den Suchergebnissen geleitet.
 
In der [[Suche in DMS/eAkte#Ansicht: Suche|Ansicht: Suche]] können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen.


==1. Ansicht: Suche==
Sollte dieses Widget noch nicht auf dem Dashboard vorhanden sein, klicken Sie auf dem Dashboard oben rechts auf '''+ Widget hinzufügen''' . Wählen Sie dort das Widget '''Suche''' mit der Beschreibung "Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Akten" aus und klicken auf '''Hinzufügen'''.
}}


{{AnleitungScreenshot|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
{{Verweis
|Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf die Kachel '''Suche''', um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:
|Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt [[Schnelleinstieg in DMS/eAkte#Dashboard|Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg]].
}}
}}
Unter dem Eingabefeld '''Suchbegriff eingeben''' befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
 
Hier können Sie, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben.
== Ansicht: Suche ==
 
{{AnleitungScreenshotGroß|Suche.png|Übersicht der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystem.
|Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf das Widget '''Suche''', um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:
}}
{{AnleitungAbsatz
|Unter dem Eingabefeld '''Suchbegriff eingeben''' befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt.
Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.  
Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.  


Über einen Klick auf den Button '''Suchen''' gelangen Sie zur Ergebnisliste.
Mit einem Klick auf den Button '''Suchen''' wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis-  beziehungsweise Trefferliste angezeigt.
 
}}
{{Hinweis|In der Ergebnisliste werden nur Ergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.
{{Hinweis
|Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Akten oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.
}}
}}
{{Information|'''Tipp:''' Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.
{{Information
|'''Tipp''': Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.
}}
}}


==2. Platzhalter==
== Platzhalter ==
Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert.
Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie auch in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbirgt.


{{AnleitungAbsatz
|Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen.
}}


'''Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung:<br>
== Weitere Sucheinschränkungen ==
'''
:'''Suchen mit Platzhaltern und Operatoren
'''
:* Platzhalter für unbekannte Anzahl von Zeichen: "*"
:* Platzhalter für genau ein unbekanntes Zeichen: "?"
:* Oder-Suche: "|"
:* Bereichstrennzeichen: ".."
:* Ausschließende Suche: "!"
:* Suche nach leerer Eigenschaft: "$"
:* Kleiner-als-Suche: "<" (nur bei Geldbeträgen und Zahlen)
:* Größer-als-Suche: ">" (nur bei Geldbeträgen und Zahlen)
:* Relative Datumsangaben in Tagen: "{X}" (z.B. {-1}, um nach dem Datum von gestern zu suchen)


:'''Eingabeformate bei Datumsfeldern
{{AnleitungAbsatz
'''
|Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen.
:* 31.03.2020
}}
:* 31.03.20
:* 310320


:'''Eingabeformate bei Zahlen und Geldbeträgen'''
=== Kategorie auswählen ===
:* Dezimaltrennzeichen: ","
:* Tausendertrennzeichen: "."
:* Negativzeichen: "-"


==3. Weitere Sucheinschränkungen==
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Auswahlfeld der Sucheinschränkung Kategorie auswählen.
Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld '''Kategorie auswählen''', '''Eigenschaften filtern''', den Feldern unterhalb des Begriffs '''Allgemein''' und '''Erweitert''' vornehmen.
|Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Projektakte, Projektdokument usw. nutzen.
}}


===Kategorie auswählen===
=== Eigenschaften ===
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Kategorie.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Filtern nach Sucheinschränkung in der Suche.
|Unter dem Auswahlmenü '''Kategorie auswählen''' haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suchen vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Aufgabe, Projektdokument usw. nutzen:
|Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.
}}
}}
===Eigenschaften===
 
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Eigenschaften.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
=== Erweitert ===
|Über das Feld '''Eigenschaften''' haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.
 
{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Übersicht der erweiterten Sucheinschränkungsfelder im Dokumentenmanagementsystem.
|Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Aktenzeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.
}}
}}


===Erweitert===
=== Allgemein ===
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung Erweitert.PNG|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshotGroß|Sucheinschränkung allgemein.png|Ausgefüllte Suche mit Sucheinschränkungen anhand eines Beispiels im Dokumentenmanagementsystems.  
|Die Sucheinschränkung '''Erweitert''' ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach '''Register''', '''Vorgangszeichen''', '''Vorgangszeichen''', etc. Die Sucheinschränkung '''Erweitert''', öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.
|Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Aktenzeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt.
 
In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.
}}
}}


===Allgemein===
== Sortierung der Ergebnisliste ==
{{AnleitungScreenshot|Sucheinschränkung allgemein.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
|Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Vorgangszeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt vorgenommen.


In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes als Kategorie '''Verkündungsblatt''' aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche auftauchen. Als nächstes geben wir als Suchbegriff '''Fächer''' und den Platzhalter  '''*''', da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächer suchen, aber wir nicht wissen, wie der vollständige Name lautet. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.
{{AnleitungAbsatz
|Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Sortierung der Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste finden Sie in der Anleitung [[Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte]].
}}
}}
Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.


==4. Sortierung der Ergebnisliste==
== Ergebnis im Aktenplan lokalisieren ==
===4.1 Sortierung der Ergebnisliste in der Listenansicht===


{{AnleitungScreenshot|Sortieren in der Ergebnisliste.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshotGroß|Dokument im Aktenplan lokalisieren.png|Übersicht des Kontextmenüs des Dokumentenmanagemtsystems. Menüpunkt Im Aktenplan lokalisieren.
|Sie können die Ergebnisse der Trefferliste in der Listenansicht und in der Tabellenansicht sortieren. Nachfolgend wird dargestellt, wie Sie die Ergebnisse in der Listenansicht sortieren können:
|Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion '''Im Aktenplan lokalisieren''' des Kontextmenüs ermitteln.
Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend müssen Sie im Kontextmenü auf '''Im Aktenplan lokalisieren''' klicken.
}}
{{AnleitungScreenshot|Dokument im Aktenplan lokalisieren2.png|Darstellung des Aktenplans.
|Nun wird der entsprechende Vorgang angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum Aktenplan finden Sie in der Anleitung [[Aktenplan in DMS/eAkte]].
}}
}}


===4.2 Sortierung der Ergebnisliste in der Tabellenansicht===
== Such-Eingaben zurücksetzen ==


{{AnleitungScreenshot|Sortieren in der Ergebnisliste.png|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshot|Suche zurücksetzen.png|Darstellung Menüpunkts Suche zurücksetzen in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Sie können die Ergebnisse der Trefferliste in der Listenansicht und in der Tabellenansicht sortieren. Nachfolgend wird dargestellt, wie Sie die Ergebnisse in der Listenansicht sortieren können:
|Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen entfernt.  
}}
}}


==5 Im Aktenplan lokalisieren ==
== Suche im Persönlichen Bereich speichern ==


{{AnleitungScreenshot|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshot|Suche persönlicher Bereich.png|Darstellung der Funktion Favoriten in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Klick:
|Sie haben die Möglichkeit Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern rechts oberhalb des Suchfeldes möglich.
}}
{{AnleitungAbsatz
|Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button '''Neu erstellen''' erstellen.
Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}
}}
==6 Speichern von Suchen ==


{{AnleitungScreenshot|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
== Suchevorlage im Suchfenster ==
|Klick:
 
{{AnleitungScreenshotGroß|Suchvorlage neu.png|Darstellung der Suchvorlage in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.
|Suchen, die Sie gespeichert haben, können Sie nicht nur in Ihrem Persönlichen Bereich aufrufen, sondern auch in den Suchvorlagen, die Ihnen links in der Suchmaske angeboten werden. Wenn Sie die Suchvorlagen aufklappen, sehen Sie nicht nur die Suchvorlagen (1), sondern auch Ihren Suchverlauf (2).
<br> Über den Suchvorlagen sehen Sie ein Menü (3), welches Ihnen ermöglicht, die Suchvorlagen zu filtern, zu aktualisieren oder zu verwalten. Wenn Sie eine Suchvorlage ausgewählt haben, wird Ihnen das unter anderem auch in der Suchmaske oben (4) angezeigt.
}}
}}


==7 Weitere Möglichkeit der Speicherung von Suchen ==
== Suchevorlage verwalten ==


{{AnleitungScreenshot|Ansicht Eingabemasken der DMS-Suche.PNG|Im rechten Seitenmenü ist die Schaltfläche '''''PDF zusammenführen''''' durch eine rote Umrandung hervorgehoben.
{{AnleitungScreenshotGroß|Suchvorlagen bearbeiten.png|Darstellung der Suchvorlage im Bearbeitungsmodus.
|Klick:
|Wenn Sie über das '''Zahnrad-Symbol''' auf '''Suchvorlagen verwalten''' gehen, springen Sie in ein neues Fenster. Hier können Sie unter anderem Ihre Suchvorlagen '''Bearbeiten''', '''Löschen''', '''Beobachten''' oder den '''Link in Zwischenablage kopieren''', wenn Sie auf die drei Punkte rechts klicken. Die Suchvorlagen können Sie ebenfalls über die Startseite unter dem '''persönlichen Bereich''' abrufen und bearbeiten.
}}
{{Verweis
|Weitere Informationen zur Bearbeitung finden Sie in der Anleitung [[Persönlicher Bereich in DMS/eAkte|Persönlicher Bereich]].
}}
}}

Aktuelle Version vom 21. Oktober 2024, 16:09 Uhr

Menü

Diese Anleitung behandelt die Suche von Akten, Vorgängen und Dokumenten in DMS/eAkte.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Eine kurze Videoanleitung zum Thema Suche in DMS/eAkte finden Sie auf der Videoplattform Panopto.

Widget "Suche" und Widget "Suche mit Suchschlitz"

Sie können Ihre Suche beginnen, indem Sie auf das Widget Suche - Wissen zentral verfügbar klicken. Damit öffnet sich die normale Suchmaske. Dieses Widget ist sowohl auf dem Dashboard als auch in der klassischen Ansicht vorhanden.

Auf dem Dashboard ist außerdem das Widget Suche mit Suchschlitz verfügbar.

Widget "Suche" mit einem drunter liegenden Freitext Suchfeld.

Klicken Sie auf den Schriftzug Suche oberhalb des Suchschlitzes, gelangen Sie zur regulären Ansicht: Suche und können darüber ihre Suche durchführen.

Sie können aber auch direkt eine Freitextsuche durchführen. Geben Sie hierfür den gesuchten Begriff in den Suchschlitz ein und drücken Sie Enter oder klicken rechts auf die Lupe. Dadurch werden Sie über die Ansicht: Suche direkt zu den Suchergebnissen geleitet.

In der Ansicht: Suche können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen.

Sollte dieses Widget noch nicht auf dem Dashboard vorhanden sein, klicken Sie auf dem Dashboard oben rechts auf + Widget hinzufügen . Wählen Sie dort das Widget Suche mit der Beschreibung "Suche nach Dokumenten, E-Mails oder Akten" aus und klicken auf Hinzufügen.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitergehende Informationen zum Dashboard und anderen Widgets finden Sie unter dem Punkt Dashboard in der Anleitung Schnelleinstieg.

Ansicht: Suche

Klicken Sie auf der Dokumentenmanagement-Startseite auf das Widget Suche, um die Suche zu öffnen. Anschließend öffnet sich das nachfolgende Suchfenster:

Übersicht der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystem.

Unter dem Eingabefeld Suchbegriff eingeben befindet sich eine Einfeldsuche, in der Sie Ihre Suchbegriffe eintragen können. Sie können in der Einfeldsuche, ähnlich wie bei den Suchmaschinen von Bing etc., den entsprechenden Suchbegriff eingeben. Die Suche wird beim Tippen der Zeichen bereits ausgeführt, so dass Sie am Suchen-Button bereits die Anzahl der Suchtreffer und im unteren Bereich der Oberfläche weitere mögliche Einschränkungen über Eigenschaften sehen können. Die Dokumente werden volltextindiziert, so dass auch eine Suche in den Dokumenten und in den Metadaten erfolgt. Sie können bei der Eingabe von Suchbegriffen auch mit sogenannten Platzhaltern arbeiten.

Mit einem Klick auf den Button Suchen wird die Suche ausgeführt und die Ergebnis- beziehungsweise Trefferliste angezeigt.

"Ein schwarzes Ausrufezeichen in einem schwarzen Kreis."

Die Autovervollständigung macht Ihnen nur Vorschläge von Akten oder Dokumenten, auf die Sie auch berechtigt sind. Genauso werden auch nur Suchergebnisse ausgegeben, auf die Sie mindestens Leserechte besitzen.

"Ein schwarzes i in einem schwarzen Kreis."

Tipp: Nutzen Sie die weiteren Sucheinschränkungen, um ein noch genaueres Ergebnis zu erhalten.

Platzhalter

Platzhalter dienen dazu, um ein besseres Suchergebnis zu erzielen. Zudem sollten Sie sich an die Eingabeformate bei Datumsfeldern, Zahlen und Geldbeträgen halten, da das System sonst evtl. nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Die Platzhalter und die Eingabeformate finden Sie in der Hilfe, die sich hinter dem Fragezeichen-Symbol verbergen.

Weitere Sucheinschränkungen

Sie können weitere Sucheinschränkungen in dem Eingabefeld Kategorie auswählen, Eigenschaften filtern, den Feldern unterhalb des Begriffs Allgemein und Erweitert vornehmen.

Kategorie auswählen

Unter dem Auswahlmenü Kategorie auswählen haben Sie die Möglichkeit, eine detailliertere Suche vorzunehmen, indem Sie die Kategorisierung nach Projektakte, Projektdokument usw. nutzen.

Auswahlfeld der Sucheinschränkung Kategorie auswählen.

Eigenschaften

Über das Feld Eigenschaften haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Sucheinschränkungen zu filtern beziehungsweise einzelne erweiterte Sucheinschränkungen schneller zu finden.

Filtern nach Sucheinschränkung in der Suche.

Erweitert

Die Sucheinschränkung Erweitert ermöglicht eine erweiterte Sucheinschränkung wie zum Beispiel nach Register, Aktenzeichen, etc. Die Sucheinschränkung Erweitert, öffnet sich nur, wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben. Des Weiteren unterscheiden sich die Sucheinschränkung je nach Kategorie.

Übersicht der erweiterten Sucheinschränkungsfelder im Dokumentenmanagementsystem.

Allgemein

Anders als die Sucheinschränkungen unterhalb von Erweitert, sind die Allgemeinen Sucheinschränkungen immer in der Suche zu sehen. In der allgemeinen Sucheinschränkung haben Sie die Möglichkeit, verschiedene allgemeine Eingrenzungen in der Suche vorzunehmen wie z.B. nach Aktenzeichen, Bearbeiter/in, Dateiname, Erstellungs- und Änderungsdatum. Nachfolgend wird eine Suche für ein Verkündungsblatt beispielhaft dargestellt.

In dem nachfolgenden Beispiel wählen wir als erstes die Kategorie Verkündungsblatt aus, damit nur Verkündungsblätter in der Suche angezeigt werden. Als nächstes geben wir als Suchbegriff Fächer und den Platzhalter Sternchen ein. Dies ist notwendig, da wir nach einem Verkündungsblatt mit Fächern suchen und den vollständigen Namen des Verkündungsblatts kennen. Zusätzlich geben wir noch den Zeitraum an, in dem das Verkündungsblatt veröffentlicht wurde und zum Schluss den Status der Ordnung. In Kraft bedeutet in diesem Fall, dass das Verkündungsblatt noch gilt.

Ausgefüllte Suche mit Sucheinschränkungen anhand eines Beispiels im Dokumentenmanagementsystems.

Wir konnten somit unser Suchergebnis von 922 Treffern auf 42 beschränken.

Sortierung der Ergebnisliste

Die Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste können Sie sich in der Listenansicht oder in der Tabellenansicht anzeigen lassen. Im Standard ist immer die Listenansicht voreingestellt. Sie können die Ansicht im Menü rechts oben über das Tabellen-Icon ändern. Zurück zu der Listenansicht gelangen Sie über das Listen-Icon.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zur Sortierung der Ergebnisliste beziehungsweise Trefferliste finden Sie in der Anleitung Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte.

Ergebnis im Aktenplan lokalisieren

Wenn Sie ein Dokument über die Suche gefunden haben und wissen möchten, wo sich dieses Dokument im Aktenplan befindet, können Sie dies über die Funktion Im Aktenplan lokalisieren des Kontextmenüs ermitteln. Klicken Sie hierfür neben dem Dokument auf die drei Punkte und anschließend müssen Sie im Kontextmenü auf Im Aktenplan lokalisieren klicken.

Übersicht des Kontextmenüs des Dokumentenmanagemtsystems. Menüpunkt Im Aktenplan lokalisieren.

Nun wird der entsprechende Vorgang angezeigt, in dem sich das jeweilige Dokument befindet.

Darstellung des Aktenplans.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zum Aktenplan finden Sie in der Anleitung Aktenplan in DMS/eAkte.

Such-Eingaben zurücksetzen

Über die drei Punkte im rechten Bereich, haben die Möglichkeit, die Sucheinschränkungen zurückzusetzen. Wenn Sie auf diesen Button geklickt haben, werden alle eingegebenen Sucheinschränkungen entfernt.

Darstellung Menüpunkts Suche zurücksetzen in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.

Suche im Persönlichen Bereich speichern

Sie haben die Möglichkeit Suchen, die Sie häufig verwenden, in den Favoriten zu speichern. Dies ist über den Stern rechts oberhalb des Suchfeldes möglich.

Darstellung der Funktion Favoriten in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.

Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ihre Suchvorlage zu betiteln und in einem Ordner abzulegen. Falls noch kein Ordner vorhanden ist, können Sie einen über den Button Neu erstellen erstellen. Die gespeicherten Suchen können Sie über die Startseite unter dem persönlichen Bereich abrufen.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zum persönlichen Bereich finden Sie in der Anleitung Persönlicher Bereich.

Suchevorlage im Suchfenster

Suchen, die Sie gespeichert haben, können Sie nicht nur in Ihrem Persönlichen Bereich aufrufen, sondern auch in den Suchvorlagen, die Ihnen links in der Suchmaske angeboten werden. Wenn Sie die Suchvorlagen aufklappen, sehen Sie nicht nur die Suchvorlagen (1), sondern auch Ihren Suchverlauf (2).
Über den Suchvorlagen sehen Sie ein Menü (3), welches Ihnen ermöglicht, die Suchvorlagen zu filtern, zu aktualisieren oder zu verwalten. Wenn Sie eine Suchvorlage ausgewählt haben, wird Ihnen das unter anderem auch in der Suchmaske oben (4) angezeigt.

Darstellung der Suchvorlage in der Suchmaske des Dokumentenmanagementsystems.

Suchevorlage verwalten

Wenn Sie über das Zahnrad-Symbol auf Suchvorlagen verwalten gehen, springen Sie in ein neues Fenster. Hier können Sie unter anderem Ihre Suchvorlagen Bearbeiten, Löschen, Beobachten oder den Link in Zwischenablage kopieren, wenn Sie auf die drei Punkte rechts klicken. Die Suchvorlagen können Sie ebenfalls über die Startseite unter dem persönlichen Bereich abrufen und bearbeiten.

Darstellung der Suchvorlage im Bearbeitungsmodus.

"Ein grüner Pfeil nach rechts."

Weitere Informationen zur Bearbeitung finden Sie in der Anleitung Persönlicher Bereich.

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