FAQ

Diese Seite befindet sich im Aufbau. Die Seite wurde zuletzt bearbeitet am 11.04.2025.

Zugriff und Berechtigungen

Muss ich eine Berechtigung beantragen?

Alle Beschäftigten der Universität Bielefeld können auf DMS/eAkte zugreifen und viele Uni-öffentliche Informationen einsehen. Eine Registrierung ist hierfür nicht nötig.

Für Inhalte, die an einen eingeschränkten Personenkreis gerichtet sind, werden Berechtigungen vergeben. Die jeweils zuständige (prozessverantwortliche) Person richtet Zugriffsrechte für die berechtigten Kolleg*innen ein. Sie finden die zuständigen Ansprechpersonen auf der Seite Stand der Umsetzungen im jeweiligen Themenbereich.

Wie kann ich mich einloggen?

Jede*r Beschäftigte der Universität Bielefeld kann sich im DMS anmelden. Der direkte Zugang zum DMS erfolgt über: https://eakte.uni-bielefeld.de.

Das Login erfolgt entweder über Ihren AD-Benutzernamen oder die Web-Authentifizierung der Universität Bielefeld (Shibboleth). Wollen Sie sich über Ihren AD-Benutzernahmen authentifizieren, geben Sie in der Anmeldemaske diesen (mit dem Präfix ad\) ein und verwenden das zugehörige Passwort. Für die Web-Authentifizierung klicken Sie auf "mit Shibboleth anmelden" und verwenden Sie in dem Pop-Up-Fenster Ihren BITS-Loginnamen und Ihr Web-Passwort zur Anmeldung.

Wichtig: Außerhalb der Universität ist DMS/eAkte nur über eine VPN-Verbindung erreichbar.

Info: Ihre Passwörter können Sie im Dienst PRISMA anpassen. Das Shibboleth-Passwort finden Sie im Bereich "weitere angeschlossene Systeme" unter "Web (Shibboleth)" und das an AD-Passwort unter der Gruppe "Anmelden an PCs, E-Mail-Postfächern und weiteren Windows- und Active Directory-Diensten".

Wie kann ich eine erneute Anmeldung via Shibboleth in einem neuen Tab vermeiden?

Als Lesezeichen für das DMS muss der direkte Link hinterlegt werden: https://eakte.uni-bielefeld.de.

Beim Öffnen eines weiteren Tabs ist dann keine weitere Anmeldung nötig. Wenn Ihr Lesezeichen hingegen auf die Login-Seite verweisen sollte, müssen Sie sich bei jedem Aufruf erneut anmelden.

Wenn ich die Website vom DMS aufrufe, bekomme ich eine Fehlermeldung.

Wenn Sie versuchen die URL https://eakte.uni-bielefeld.de ohne eine bestehende VPN-Verbindung aufzurufen bzw. ohne sich im Universitätsnetz zu befinden, bekommen Sie eine Fehlermeldung, dass die Website nicht erreichbar ist.

Schalten Sie zum Aufruf der Website Ihre VPN-Verbindung ein. Dann werden Sie auf die Anmeldeseite geleitet.

Welche technischen Voraussetzungen gibt es?

Das DMS ist browserbasiert - das bedeutet, dass es grundsätzlich unabhängig vom Betriebssystem betrieben werden kann.

Für die Arbeit mit Dokumenten (z.B. ein Word-Dokument .docx) wird eine lokale Anwendung benötigt, die das Dokument verarbeiten kann.

Welche Inhalte kann ich sehen?

Im DMS sind viele Uni-öffentliche Informationen abgelegt, die Sie ohne besondere Berechtigungen einsehen können. Dazu gehören z.B. Dienstvereinbarungen oder Hausrundschreiben.

Darüber hinaus arbeitet das DMS mit verschiedenen Zugriffsrechten, die von Ihrer Rolle in den Prozessen der Universität Bielefeld bzw. von Ihrer organisatorischen Einbindung abhängig sind. Zum Beispiel hat eine Haushaltssachbearbeitung aus der Fakultät für Biologie ganz andere Zugriffsrechte im System als eine Finanzsachbearbeitung aus Dezernat F und kann daher andere Inhalte einsehen.

Kann ich alle über eine Suche gefundenen Dokumente einsehen?

Alle Dokumente, die Sie über eine Suche finden, dürfen Sie auch einsehen.

Beim Ausführen der Suche wird automatisch eine Berechtigungsprüfung ausgeführt, sodass Sie nur die Dokumente als Suchergebnisse gezeigt bekommen, auf die Sie mindestens Leserechte haben.

Funktionalitäten

Wie finde ich meine Dokumente wieder?

Sie können Ihre Dokumente beispielsweise über eine Suche im DMS finden. Dort haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Bestimmung der Suchparameter:

• Sie können über ein Dropdown-Menü die "Kategorie" des Dokuments benennen, wenn Sie diese kennen (z.B. Projektdokument oder Verkündungsblatt) oder auch "alle Dokumente" auswählen.
• Sie können über den Suchschlitz eine Volltextsuche über alle Meta- und Inhaltsdaten des Dokuments ausführen. Bitte achten Sie bei der Eingabe von Suchbegriffen auf die korrekte Rechtschreibung.
• Sie können das Suchergebnis durch Präzisierung der Metadaten einschränken (z.B. Änderungsdatum, Vorgangstitel, Dokumenttyp).

Detaillierte Infos finden Sie in der Anleitung Suche in DMS/eAkte.

Haben Sie das Dokument als Favorit markiert (über das Stern-Symbol), finden Sie das Dokument auch in Ihrem persönlichen Bereich. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung Persönlicher Bereich in DMS/eAkte.

Wie lege ich ein Dokument im DMS ab?

Wenn Sie ein Dokument im DMS hochladen möchten, müssen Sie zuerst wissen, in welchem Vorgang Sie das Dokument ablegen wollen. Navigieren Sie an die richtige Stelle, sodass Sie ggf. bereits abgelegte Dokumente in dem entsprechenden Vorgang sehen können.

Nehmen Sie die Datei, die hochgeladen werden soll, aus Ihrem File-Verzeichnis und schieben Sie diese bei gedrückter Maustaste (Drag & Drop) auf den Namen des Vorgangs. Dort lassen Sie die Maustaste los, wodurch sich ein Importdialog öffnet. Geben Sie dort die benötigten/gewünschten Metadaten ein und drücken Sie auf den Button "Speichern". Nach einer Bestätigung ist das Dokument abgelegt.

Weiterhin können Sie Dokumente auch direkt über den Aktenplan ablegen. Hierfür navigieren Sie in den Vorgang, in dem das Dokument abgelegt werden soll. Dann müssen Sie links oben im Menüband auf das Icon + Dokumente hinzufügen klicken. Es erscheint erneut der Importdialog. Geben Sie dort die benötigten/gewünschten Metadaten ein und drücken Sie auf den Button "Speichern". Nach einer Bestätigung ist das Dokument abgelegt.

Detaillierte Infos finden Sie in der Anleitung Ablegen von Dokumenten in DMS/eAkte.

Wie kann ich ein Dokument bearbeiten?

Wenn Sie sich im Dokument befinden, das Sie in Bearbeitung nehmen wollen (und an dem Sie Schreibrechte besitzen), klicken Sie auf den Button Bearbeitung beginnen in der Menüleiste über der Dokumentenansicht. Im rechten Menüband erscheint nun das d.velop local edit-Symbol. Sobald sie darauf klicken, startet das Programm für die Bearbeitung. Sie müssen local edit den Zugriff erlauben, sich erneut authentifizieren und ein Datei-Format auswählen. Danach öffnet sich das zu bearbeitende Dokument in einer lokalen Anwendung.

Speichern Sie nach Abschluss der Bearbeitung Ihre Änderungen ab und schließen Sie das Dokument. Zurück im DMS wird die Dokumentenvorschau aktualisiert. Danach können Sie das Dokument über den Button Bearbeitung abschliessen wieder freigeben.

Detaillierte Infos finden Sie in der Anleitung Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte.

Warum muss ich einen Änderungstext eingeben?

Wenn Sie ein Dokument freigeben (also die Bearbeitung abschließen), werden Sie aufgefordert einen Änderungstext einzugeben (mindestens drei Zeichen).

Der von Ihnen eingegebene Änderungstext ist in dem Reiter "Versionen" an der von Ihnen neu erzeugten Version des Dokumentes zu sehen. Er kann Kolleg*innen einen ersten Hinweis geben, welche Änderungen Sie an dem jeweiligen Dokument vorgenommen haben (z.B. "Kapitel 3 zugefügt").

Wie kann ich ein Dokument herunterladen?

Sie können Dokumente herunterladen, indem Sie auf das Download-Symbol (Pfeil nach unten) in der Menüleiste über der Dokumentenansicht klicken. Sie werden gefragt, in welchem Format Sie das Dokument herunterladen wollen (im Originalformat oder als Adobe PDF). Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, fragt Ihr Browser Sie ggf., wo das Dokument gespeichert werden soll. Damit haben Sie das gewünschte Dokument lokal gespeichert.

Wichtig: Durch den Download erzeugen Sie eine lokale Kopie des Dokuments, die keiner Versionierung mehr unterliegt. Änderungen an diesem Dokument werden nicht in DMS/eAkte übertragen. Laden Sie also möglichst nur selten und in begründeten Fällen Dokumente herunter.

Welche Dateiformate kann ich im DMS ablegen?

Im DMS sollen nicht alle Dateiformate abgelegt werden. Nur bestimmte Dateitypen sind zur Ablage erlaubt. Wenn Sie einen Dateityp ablegen wollen, der nicht erlaubt ist, bekommen Sie eine Fehlermeldung mit der Bezeichnung "10400: Der Dateityp ist nicht erlaubt!".

Folgende Dateitypen sind erlaubt: AVG / CFG / DOC / DOCX / EML / INDD / INI / JPG / MMAP / MSG / ODS / ODT / PDF / PNG / PPSX / PPT / PPTM / PPTX / PSD / RTF / TIFF / TXT / VS / XLS / XLSM / XLSX / XLT / XLTX / XML

Wichtig: Nicht alle erlaubten Formate können nachher in PDFs zur Vorschau im Browser umgewandelt werden (Beispiele: MMAP, INDD und VS). Dies hat technische Hintergründe. In diesen Fällen erscheint anstelle der Vorschau eine Meldung des Systems, dass das Format nicht zur Vorschau unterstützt wird.

Warum wird mein MS Excel-Dokument in der PDF-Vorschau mit Umbrüchen angezeigt?

Beim Hochladen oder beim Freigeben von Dokumenten wird automatisch eine PDF-Vorschau erzeugt. Dabei wird das Dokument mit einem PDF-Printer gedruckt. Bei MS Excel muss man für diesen Druckvorgang den Druckbereich festlegen, da der Standarddruckbereich von Excel häufig zu unpassenden Ergebnissen führt.

Dafür gehen Sie in Excel in den Reiter "Seitenlayout" und wählen dort unter "An Format anpassen" die passenden Einstellungen aus. Wenn Sie sich unsicher sind, was Sie auswählen sollen, wählen Sie als Breite einfach "1 Seite" aus.

Wichtig: Der PDF-Druck unterscheidet nicht zwischen mehreren Tabellenblättern. Diese werden einfach (ohne den Namen des jeweiligen Tabellenblattes) auf einer neuen Seite gedruckt. Dies kann dazu führen, dass die Vorschau bei großen Tabellen mit vielen Tabellenblättern nicht hilfreich ist.

Besteht die Möglichkeit mit Kolleg*innen im DMS kollaborativ zu arbeiten?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten im System kollaborativ mit Kolleg*innen zusammenzuarbeiten. Sie können ...

• ... per E-Mail oder Messenger Direktlinks auf konkrete Dokumente, aber auch ganze Vorgänge oder Akten versenden. Dafür müssen Sie lediglich die URL aus der Adresszeile Ihres Browsers kopieren.

Wichtig: Es ist möglich, dass der*die Empfänger*in des Links keine Rechte auf diese Elemente besitzt. In diesem Fall erscheint ein relativ leeres Fenster mit der Aussage "Das Element ist nicht verfügbar. Das Element konnte nicht gefunden werden oder die Berechtigungen zur Anzeige des Elements sind nicht ausreichend."

• ... Kolleg*innen über das System Aufgaben schicken. Diese können entweder mit oder ohne Dokumentenbezug sein. In der Anleitung Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte finden Sie weitere Hinweise, wie es funktioniert.

Wichtig: Auch hier kann es sein, dass der*die Empfänger*in der Aufgabe (mit Dokumentenbezug) keine Rechte auf diese Elemente besitzt. In diesem Fall erscheint ebenfalls das Fenster mit der Aussage "Das Element ist nicht verfügbar. Das Element konnte nicht gefunden werden oder die Berechtigungen zur Anzeige des Elements sind nicht ausreichend."

• ... über das System Workflows wie die eLaufmappe starten. Hierbei handelt es sich um ein Instrument zur Realisierung von digitalen Abstimmungen und Mitzeichnungen, sodass am Ende zur Ergebnissicherung auch ein Protokoll des Workflows erzeugt wird. Mit der Teilnahme am Workflow können auch temporäre Berechtigungen auf die im Workflow befindlichen Dokumente vergeben werden. Sie finden weitere Informationen zu dem Thema in der Anleitung eLaufmappe in DMS/eAkte.

Kann ich mein Dashboard individualisieren?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich sein persönliches Dashboard zusammenzustellen. Sie können die Widget-Gruppen nach Belieben anordnen und die Größe der einzelnen Widgets einstellen sowie deren konkrete Position innerhalb der jeweiligen Widget-Gruppe wählen. Zu einzelnen Widgets (z.B. Suche) gibt es weitere Widgets, die besondere Funktionalitäten mitliefern (z.B. Suchschlitz der Volltextsuche direkt auf dem Dashboard).

Das Dashboard reagiert dynamisch auf Größenänderungen und bewahrt dank der Gruppierung eine stabile Anordnung. Die Widget-Gruppen werden der Reihe nach angezeigt und brechen je nach verfügbarem Platz zeilenweise um. Weitere Informationen zum Dashboard finden Sie in der Anleitung Dashboard verwalten.

Was kann ich tun, wenn ein Widget auf dem Dashboard nicht geladen wird?

In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass bei einer Anmeldung am System nicht alle Widgets auf der Startseite geladen werden. In diesem Fall empfiehlt sich eine Aktualisierung der Seite.

Ein Widget zeigt den Text "Widget wurde deinstalliert". Was kann ich tun?

Unter Umständen werden Widgets nicht mehr verwendet und/oder durch neue Widgets ersetzt. Wenn ein Widget nicht mehr benötigt wird, ist es in der aktuellen Version von d.velop documents administrativ nicht möglich dieses automatisch vom Dashboard (Startseite) der einzelnen Nutzer*innen zu entfernen. Stattdessen erscheint auf dem Widget der Schriftzug "Widget wurde deinstalliert. Sie können das Widget jetzt aus dem Dashboard entfernen."

Wie Sie ein Widget entfernen können, finden Sie in der Anleitung Dashboard verwalten.

Gibt es im DMS Vorlagen für Standarddokumente?

Für einige Bereiche im DMS gibt es als Prozessunterstützung Dokumentenvorlagen. Diese sind mit der Software Xential umgesetzt und direkt aus dem DMS aufrufbar (und speichern das fertige Dokument auch dorthin wieder zurück).

Sie können im Kontextmenü eines Vorgangs das Icon "Dokument aus Vorlage erzeugen" anklicken und bekommen die passenden Vorlagen für diesen Bereich angeboten (wenn es dort welche gibt). Außerdem gibt es im Widget "Prozesse" ein Icon namens "Neuen Vorgang starten". Dort sind Vorlagen für Dokumente vorhanden, die einen Prozess in Gang setzen (z.B. Projektvorschlag für die Erzeugung einer Projektakte).

Es öffnet sich kein neuer Tab bei Dokumenterzeugung aus einer Vorlage.

Wenn Sie ein Dokument aus einer Vorlage erzeugen wollen, müssen Sie zuerst auswählen, welche Dokumentenvorlage Sie verwenden wollen. Außerdem müssen Sie noch eine "Kategorie zur Ablage" auswählen (in der Regel ist dort nur eine vorhanden). Nun klicken Sie auf Erstellen.

Nun erscheint ein Text mit dem Betreff "Dokument wird erstellt" und nach einiger Zeit öffnet sich ein neuer Tab im Browser mit der Eingabemaske des Vorlagentools Xential.

Wenn das nicht passiert, könnte es sein, dass Sie ihrem Browser erlauben müssen, dass die Zielwebseite ein Pop-up-Fenster öffnet. Wenn der Browser das Pop-Up verhindert, erscheint diese Meldung je nach Browser individuell.

• In Mozilla Firefox erscheint unter der Adresszeile eine Meldung, die "Firefox hat diese Webseite gehindert, ein Pop-up-Fenster zu öffnen." Wenn Sie rechts daneben auf "Einstellungen" klicken, können Sie Pop-ups für die eAkte erlauben.
• In Google Chrome erscheint rechts in der Adresszeile ein Icon namens "Pop-up blockiert". Dort können Sie Pop-ups für die eAkte erlauben.

Wer hilft mir bei Fragen?

Wenden Sie sich bei Fragen und Unklarheiten bitte per E-Mail an das Team der eAkte: eakte@uni-bielefeld.de.

Bei generellen Problemen im Umgang mit dem System empfehlen wir Ihnen den Besuch einer Schulung oder ein Studium unserer Anleitungen.