Bearbeitung einer Person

Auf dieser Seite bearbeiten Sie die Grunddaten sowie die Daten eines Kontaktes einer Person. Jede Person soll dabei im PEVZ nur einmal eingetragen werden, sie kann aber beliebig viele Kontaktdatensätze erhalten. Über die Kontaktdatensätze kann eine Person verschiedenen Einrichtungen zugeordnet werden und die Darstellung unterschiedlicher Kontaktmöglichkeiten - z. B. mehrere eMailadressen - wird auf diese Weise möglich.

Die Bearbeitungsseite kann z. B. über die Detailseite einer Person erreicht werden oder über die Anlage einer neuen Person.

Grunddaten

Die Grunddaten einer Person sind immer identisch, gleichgültig wie viele Kontakte eine Person hat. Diese Attribute gehören zu den Grunddaten, die Pflichteingaben sind dabei mit einem * gekennzeichnet:

Anrede*: Die Anrede 'Frau' oder 'Herr' bestimmt das Geschlecht und wird u. a. in den BIS Mailverteilern genutzt.; Bei Personen, die sich mit den Geschlechtern 'weiblich' oder 'männlich' nicht zutreffend beschrieben fühlen, kann die dritte Auswahloption verwendet werden.

Persönlicher Titel - vorangestellt: Hier kann ein akademischer Titel wie 'Dr.' eingetragen werden. Dieser Titel wird in den meisten Darstellungen vor dem Vornamen gestellt. Diese Angabe wird im Gegensatz zum Diensttitel in den Kontaktdaten öffentlich angezeigt

Persönlicher Titel - nachgestellt: Hier kann ein akademischer Titel wie 'PhD' eingetragen werden. Dieser Titel wird in den meisten Darstellungen nach dem Nachnamen eingefügt. Diese Angabe wird im Gegensatz zum Diensttitel in den Kontaktdaten öffentlich angezeigt

Vor- und Nachname*: Im PEVZ wird in der Regel der Ausweisname von Mitarbeiter*innen eingetragen, es ist aber auch möglich, hier Rufnamen zu verwenden (s. dazu auch diese Hilfeseite); Insbesondere bei Personen, die sich mit den Geschlechtern 'weiblich' oder 'männlich' nicht zutreffend beschrieben fühlen, oder die ein anderes Geschlecht haben als das bei der Geburt zugewiesene, sollte es ermöglicht werden in den IT-Systemen der Universität einen selbstgewählten Namen zu führen. Als Kolleg*innen, die mit der PEVZ-Pflege beauftragt sind, werden Sie gebeten, diese Mitarbeiter*innen entsprechend zu unterstützen. Beachten Sie hierzu bitte auch die Hinweise zur Namensänderung weiter unten in diesem Text.

Lehrend tätig / Forschend tätig: Die Einstellung Lehrend tätig beeinflusst ob eine Person im eKVV als Lehrende*r verwendet und bei Veranstaltungen zugeordnet werden kann und ob sie in der Lehrendensuche erscheint.; Die Einstellung Forschend tätig ermöglicht eine Verknüpfung im PUB Publikationsdienst der Universitätsbibliothek und die Selbsteingabe aktueller Forschungsinteressen für die Mitarbeiter*innen.; Darüber hinaus spielen beide Einstellungen eine wichtige Rolle bei den verschiedenen automatischen E-Mailverteilern wie dem E-Mailverteiler aller Lehrenden einer Einrichtung.; Sehr wichtig bei Personen, die mehrere Kontakte in unterschiedlichen Einrichtungen haben:; Auch wenn eine Person nur in einer anderen Einrichtung forschend oder lehrend tätig ist bzw. dies für Ihre Einrichtung nicht relevant ist, dürfen Sie das entsprechende Kästchen nicht abwählen, wenn es bereits von einer anderen Einrichtung gesetzt wurde. Da diese Einstellung nur einmal pro Person gemacht werden kann und dann für alle Kontakte gilt würden Sie die Person auch in ihren anderen Einrichtungen als nicht forschend/lehrend markieren.

Geburtsdatum*: Diese Angabe wird nur dazu benötigt den im PEVZ eingetragenen Personen die sogn. UniID automatisch zuordnen zu können. Die UniID ist notwendig, damit die Personen automatisch ihr BIS Login erhalten und damit auf die BIS Dienste zugreifen können. Es ist daher sehr wichtig ein korrektes Geburtsdatum einzutragen, da sonst unnötige Nacharbeiten entstehen.; Sobald die UniID vom System zugeordnet werden konnte wird das Geburtsdatum nicht mehr gezeigt, da es nicht mehr benötigt wird.

Kontaktdaten

Jede Person kann wie gesagt beliebig viele Kontaktdatensätze haben und auf diese Weise verschiedenen Einrichtungen und Funktionen zugeordnet werden. Weitere Kontaktdatensätze zu einer Person können über die Personendetailseite erzeugt werden. Jeder Kontaktdatensatz hat dann diese Attribute:

Einrichtung/Funktion: Dies ist die einzige Pflichtangabe bei einem Kontaktdatensatz. Angezeigt werden Ihnen alle Einrichtungen, für die über entsprechende Berechtigungen verfügen. Es ist möglich eine Person auch der gleichen Einrichtung mehrmals zuzuordnen, z. B. um neben der persönlichen eMailadresse auch eine Funktionsadresse eintragen zu können.

Diensttitel: Der Diensttitel wird nicht öffentlich gezeigt und hat heute nur eine echte Nutzung im System: Er wird genutzt um den E-Mailverteiler aller Professorinnen und Professoren zu erzeugen. Welche Diensttitel hier relevant sind zeigt diese Seite.; Bei allen Diensttiteln, die nicht für die Zugehörigkeit zu diesem Verteiler wichtig sind, könnte die Angabe im Prinzip leer gelassen werden. Trotzdem pflegen viele Fakultäten dieses Attribut für interne Zwecke.

Aufgabenbeschreibung / Aufgabenbeschreibung (englisch): Die Aufgabenbeschreibung ist wichtig um ggf. genauer zu erklären für welche Themen eine Person ansprechbar ist. Die hier eingetragenen Texte werden auch in der Schnellsuche des öffentlichen PEVZ durchsucht; Die englische Variante wird dann verwendet, wenn NutzerInnen im öffentlichen PEVZ Englisch als Spracheinstellung wählen.

Büro: Die Angaben zu einem Büro besteht aus bis zu vier Teilangaben. Wichtig ist die Auswahl des passenden Standorts, da auf diesem Wege weitere Informationen wie die Telefonvorwahl oder Links zu Lageplänen vom System zur Verfügung gestellt werden.; Die Angaben zu Bauteil, Ebene und Raumnummer sollten so eingetragen werden, wie es für das jeweilige Gebäude üblich ist.

Telefon: Nur die interne 4- bzw. 5-stellige Durchwahl. Die Vorwahl wird beim Speichern automatisch ergänzt; Wichtig: Bei Personen, die keine eigene Telefonnummer haben, darf hier nicht die Sekretariatstelefonnummer eingetragen werden! Durch die Eintragung einer Telefonnummer an dieser Stelle, die eigentlich eine Sekretariatstelefonnummer ist, würde diese Person dann als Sekretariat gelten und entsprechende Rechte (siehe die Hinweise bei Telefon Sekretariat) erhalten, was normalerweise nicht gewünscht ist.

Telefon Sekretariat

Die Telefonnummer des zuständigen Sekretariats. Über dieses Attribut wird im System die Beziehung zwischen Personen und ihren Sekretariaten hergestellt: Wenn Sie hier die Telefonnummer eines anderen Mitarbeiters oder einer anderen Mitarbeiterin eintragen, entsteht einerseits ein Link in den Personeneintrag der zu der Telefonnummer gehört, andererseits werden so auch implizite Rechte vergeben: Wer als Sekretariat eines Lehrenden eingetragen ist, erwirbt damit auch das Recht mit einem eigenen BIS-Zugang auf die Veranstaltungen dieses Lehrenden im eKVV zuzugreifen. Die hier eingetragene Telefonnummer sollte also sorgfältig geprüft werden!

Eine Person S gilt dann als Sekretariat einer anderen Person P, wenn die bei S unter 'Telefon' eingetragene Nummer bei P unter 'Telefon Sekretariat' eingetragen ist.

Prinzipiell können einer Person über entsprechende Einträge mehrere Sekretariate zugeordnet werden und ein Sekretariat kann vielen Personen zugeordnet sein.

In der Detailseite einer Person findet sich beim Eintrag der Sekretariatstelefonnummer ein Link, über den angezeigt werden kann welches Personen aktuell als Sekretariat gelten.

Fax: Die Faxnummer kann bis zu 7 Stellen lang sein. Auch hier muss nur die interne Durchwahl eingetragen werden

E-Mailadresse: Die eMailadresse wird nicht nur zur Information der PEVZ NutzerInnen verwendet, sie spielt auch in den BIS Mailverteilern eine entscheidende Rolle: Diese Verteiler lassen grundsätzlich nur eMails von Adressen zu, die über das PEVZ bekannt sind. Insbesondere bei Lehrenden ist es daher sehr sinnvoll hier sofort eine Adresse einzutragen, damit diese ihre eKVV Mailverteiler nutzen können. Eingetragen werden sollten dabei bevorzugt eMailadressen der Hochschule.; Wenn bei einer Person mehrere eMailadressen angegeben werden sollen, so müssen dazu mehrere Kontaktdatensätze angelegt werden.

Sprechzeiten: Die Sprechzeiten können MitarbeiterInnen mit BIS Login auch selbst bearbeiten. Hier kann ein Wiki Format verwendet werden, welches einige Textgestaltungsmöglichkeiten bietet.

Homepage: Der Link zu einer eigenen Homepage. Auch diesen können MitarbeiterInnen mit BIS Login selbst bearbeiten.

Briefkasten: Angaben zu einem Briefkasten

Gültigkeit: Die Gültigkeit ist ein rein internes Attribut, welches es Ihnen als PEVZ Beauftragter/-n ermöglicht sich ggf. zu bereinigende Personeneinträge zeigen zu lassen. Das PEVZ löscht nie selbst solche Einträge, die entsprechenden Kontaktdatensätze werden nur in verschiedenen Darstellungen deutlich hervorgehoben, so dass sie sich einfach finden lassen.

Namensänderung ja, Überschreiben nein

Wenn Sie bei der Bearbeitung den Vor- oder Nachnamen einer Person geändert haben, so wird vor der Speicherung eine Rückfrage gestellt, die insbesondere eines Verhindern soll:

Das Recyceln eines Personendatensatzes von Person A für einen Eintrag von Person B

Warum darf niemals - etwa im Fall eines Wechsels in der Besetzung einer Funktion wie der Dekanin - der vorhandene Eintrag der bisherigen Inhaberin mit den Daten der neuen Inhaberin überschrieben werden? Weil Personen in der PEVZ Datenbank Datensätze sind, die mit vielen anderen Datensätzen verknüpft sein können. Z. B. mit Lehrveranstaltungen im eKVV oder Berechtigungen. Auch in verknüpften Systemen wie dem Publikationslistensystem der Bibliothek gibt es entsprechende Verbindungen.

Würde nun der PEVZ Eintrag für Frau Meier mit den Daten von Frau Müller überschrieben, so wären danach Frau Müller plötzlich alle Lehrveranstaltungen von Frau Meier zugeordnet und so weiter. Was natürlich nicht gewollt ist.

Die Umbenennung einer Person dürfen Sie daher nur dann fortsetzen, wenn es sich weiterhin um ein und dieselbe Person handelt, die lediglich ihren Namen geändert hat (Tippfehler, Heirat, etc.)!

Diese Umbennenung hat dann weitreichende Konsequenzen:

Der bisherige Name kann anschließend nicht mehr im Personen- und Einrichtungsverzeichnis gefunden werden
Alle verknüpften Kontakte, Funktionen, sowie eventuell im Personen- und Einrichtungsverzeichnis für diesen Personendatensatz eingestellten Bilder und Lebensläufe verweisen nun auf den neuen Namen
Die Einträge in der Prüfungsverwaltung und im eKVV 'gehören' von nun an zum neuen Namen
In den Personenlisten, die aus dem Personen- und Einrichtungsverzeichnis in eigene Homepages integriert wurden, wird ab sofort der neue Name ebenfalls aufgelistet

Für den Fall, dass Sie eigentlich eine bestehende Funktion einer anderen Person übergeben wollten:

Klicken Sie auf "Abbrechen"
Entfernen Sie den entsprechenden Kontakt vom bisherigen Funktionsinhaber / von der Funktionsinhaberin
Legen Sie dann einen neuen Kontakt für den neuen Funktionsinhaber / die neue Funktionsinhaberin an

Falls die Person, die die Funktion bisher innerhatte, die Hochschule verlassen hat, so löschen Sie ihren Datensatz und legen dann einen eigenen Eintrag für die neue Person an.

Nach der Speicherung

Nach dem Speichern der Eingaben werden Sie normalerweise auf die Detailseite weitergeleitet. Falls Sie eine neue Person angelegt haben und das System nach dem Speichern einen sehr ähnlichen Personendatensatz findet können Sie aber auch auf die Seite zur Bereinigung von Mehrfacheinträgen geleitet werden.