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Das Kontextmenü können Sie in der Trefferliste mit einem Klick auf das Icon mit den drei Punkten rechts neben einem Treffer aufrufen. Die Einträge im Kontextmenü sind abhängig von den jeweils installierten Anwendungen und den Eigenschaften der Akte bzw. des Dokumentes, in der/dem Sie sich befinden.
Links sehen Sie ein beispielhaftes Kontextmenü einer Akte, rechts das Kontextmenü eines Dokuments.
Zur Liste hinzufügen
Mit einem Klick auf die Kontextaktion Zur Liste hinzufügen können Sie für Sie persönlich besonders wichtige oder häufig benötigte Elemente (Vorgänge, Teilvorgänge oder Dokumente) für einen Schnellzugriff zu den Favoriten hinzufügen.
Download (Freigabe) oder Download (Bearbeitung)
Mit einem Klick auf Download (Freigabe) oder Download (Bearbeitung) können Sie das jeweilige Dokument herunterladen und lokal in Ihrem Filesystem speichern.
Mit welcher Beschreibung die Schaltfläche erscheint, hängt von dem Status des Dokumentes ab. Normalerweise wird Ihnen ein Download der Version in Freigabe angeboten – wenn Sie selbst das Dokument allerdings in Bearbeitung haben, wird Ihnen ein Download der in Bearbeitung befindlichen Version angeboten. Diese Funktion bietet sich an, wenn jemand an einem Dokument weiterarbeiten soll, der keinen Zugang zum DMS besitzt.
Wenn Sie ein Dokument über diese Funktion öffnen oder herunterladen, erzeugen Sie eine lokale Kopie des Dokumentes. Es hat keine Verbindung mehr zu dem im System abgelegten Dokument. Sie können - wenn gewünscht - eine neue Version des Dokumentes über die Menüfunktion Neue Version erzeugen.
Das bedeutet auch, dass Sie (oder unter Umständen eine andere Person) das Dokument im System weiterbearbeiten und verändern kann, während Sie dies lokal tun. Damit können verschiedene, konkurrierende Versionen entstehen. Deshalb ist vom Herunterladen von Dokumenten generell abzuraten.
Bearbeitung beginnen oder Bearbeitung abschließen
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Bearbeitung beginnen nehmen Sie das ausgewählte Dokument in Bearbeitung. Diese Schaltfläche ist nicht vorhanden, wenn Sie nicht die entsprechenden Rechte für die
Aktion besitzen.
Wenn sich das Dokument bereits in Bearbeitung befindet, dann heißt die Schaltfläche Bearbeitung abschließen. Mit dem Klick auf Bearbeitung abschließen wird die Bearbeitung beendet um im DMS eine neue Version des Dokuments erstellt.
Löschen (Freigabe) oder Löschen (Bearbeitung)
Wenn das Dokument im Status Freigabe liegt, heißt die Schaltfläche Löschen (Freigabe). Diese Schaltfläche ist nicht vorhanden, wenn Sie nicht die entsprechenden Rechte für die Aktion besitzen.
Wenn Sie selbst das Dokument in Bearbeitung haben, heißt die Schaltfläche Löschen (Bearbeitung).
Mit dem Klick auf die Schaltfläche löschen Sie lediglich Ihren Arbeitsstand (also alle Änderungen, die Sie selbst vorgenommen haben, seitdem Sie das Dokument in Bearbeitung genommen haben).
Das Löschen von Dokumenten im Status Freigabe oder Archiv wird aus Gründen der Revisionssicherheit nur in einigen Bereichen möglich sein.
Beobachten
Mit der Menüoption Beobachten lassen sich verschiedene Elemente beobachten, um Meldung über die ausgewählten Ereignisse zu erhalten.
Weitere Informationen zum Beobachten von Akten/Vorgängen/Dokumenten finden Sie in der Anleitung Persönlicher Bereich.
Zum Verknüpfen markieren
Diese Menüoption ist aktuell nicht in Benutzung.
Mit dem Menüpunkt Zum Verknüpfen markieren lassen sich Elemente, die im weiteren Schritt verknüpft werden sollen, markieren.
Nach Betätigung der Menüoption erscheint unten in der Ansicht ein grauer Kasten mit der Schaltfläche Markierte Elemente verwalten. Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur Auflistung der bereits markierten Elemente.
Markierte Elemente verknüpfen
Diese Menüoption ist aktuell nicht in Benutzung.
Die zuvor markierten Elemente lassen sich durch einen Klick auf Markierte Elemente verknüpfen verknüpfen.
Diese Schaltfläche befindet sich bei Akten im Kontextmenü, das über die drei Punkte neben der Akte aufgerufen werden kann. Innerhalb der Akte, bei der Liste der Dokumente, befindet sich die Schaltfläche bzw. das Symbol der Schaltfläche oben neben dem Titel der Akte.
Datei in Akte speichern
Bei Klick auf Datei in Akte speichern öffnet sich eine Maske, mit deren Hilfe Dateien in der Akte im DMS abgelegt werden können.
Element aus Akte entfernen
Diese Menüoption ist aktuell nicht in Benutzung.
Die Menüoption Element aus Akte entfernen führt zum Auflösen der Verknüpfung des Dokuments zur Akte, in dem es sich befindet. Elternverknüpfungen können nicht aufgelöst werden.
In Akte anzeigen
Mit einem Klick auf die Schaltfläche In Akte anzeigen öffnen Sie den Vorgang, zu dem das Dokument gehört, und können sich so einen Überblick verschaffen bzw. zu anderen Dokumenten navigieren.
Neue Version
Mit einem Klick auf Neue Version können Sie ein Dokument im System ersetzen.
Dies ist z.B. sinnvoll, wenn an einem Dokument eine Person weiterarbeiten soll, die keinen Zugang zum DMS besitzt. Durch diese Aktion wird die bis zu diesem Zeitpunkt aktuelle Version (Status Freigabe) in den Status Archiv verschoben und die neu hochgeladene Version wird zur Dokumentversion mit dem Status Freigabe.
Im Aktenplan lokalisieren...
Der Menüpunkt Im Aktenplan lokalisieren... zeigt die Verortung der ausgewählten Akte im gesamten Aktenplan.
PDF zusammenführen
Über die Schaltfläche PDF zusammenführen kann eine Sammelmappe aus den Dokumenten einer Suche oder eines bzw. mehrerer Vorgänge erstellt werden.
Neues Dokument aus Vorlage erzeugen
Mit einem Klick auf die Kontextaktion Neues Dokument aus Vorlage erzeugen können Sie prozessspezifische Vorlagen verwenden, die Ihnen die Arbeit erleichtern.
Workflow starten
Mit einem Klick auf die Kontextaktion Workflow starten können Sie eine Ad-hoc-Zusammenarbeit (kleiner, individuell gestaltbarer Workflow) starten, um sich mit Kolleg*innen abzustimmen. In bestimmten Prozessen werden über die Kontextaktion auch speziell programmierte Workflows, z.B. zur Genehmigung, angeboten.
Ein Dokument nach Vorlage erstellen
Durch den Klick auf Ein Dokument nach Vorlage erstellen können Sie mit dem Vorlagenmanagementtool Xential eine vorgefertigte Dokumentenvorlage bearbeiten und ein Dokument im DMS erstellen. Dabei werden Ihnen je nach Kontext spezifische Vorlagen angeboten.
