Schulung

Menü

Dieser Eintrag enthält Aufgaben und Links für die Anwendungsschulung zu Dokumentenmanagementsystem/ eAkte.

Dashboard

Lernziele:	Sie lernen das Dashboard (Startseite) kennen und können dies nach Ihrem eigenen Bedarf konfigurieren. Sie können die Widgets auf dem Dashboard verschieben, entfernen und neue hinzufügen.
Aufgabe:	Fügen Sie das Widget "Aufgaben" hinzu.
Links:	Dashboard

Navigation im System

Lernziele:	Sie können mit Hilfe des Breadcrumbs zu den höheren Ebenen in der Struktur navigieren.
Aufgabe:
Links:	Navigation im Dokumentenmanagementsystem

Suchen und Finden

Lernziele:	Sie können mit einer Volltextsuche nach Akten, Vorgängen und Dokumenten suchen und die Suchergebnisse eingrenzen. Sie können die Ansicht der Ergebnisliste so konfigurieren, dass Sie die wichtigsten Ergebnisse auf einen Blick sehen. Sie lernen den prozessorientierten Aktenplan kennen und können darin Akten, Vorgänge und Dokumente finden. Sie können auf dem Dashboard über das Widget "Suche" (Erweitertes Widget mit Suchschlitz) eine schnelle Freitextsuche durchführen.
Aufgabe:	Finden Sie in DMS/eAkte das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" über die (Widget-)Suchfunktion. Suchen Sie das Dokument "Agenda" für den heutigen Termin.
Links:	Suche in DMS/eAkte Aktenplan in DMS/eAkte Tabellenansicht und Listenansicht in DMS/eAkte Widget "Suche" und Widget "Suche mit Suchschlitz"

Persönlicher Bereich

Lernziele:	Sie können Ihre Sucheingaben speichern und die gespeicherte Suche wieder aufrufen. Sie können eine gespeicherte Suche anpassen und entfernen. Sie können eigene Favoritenlisten erstellen und Akten, Vorgänge und Dokumente als Favoriten speichern. Sie können Favoritenlisten und Favoriten entfernen. Sie können Akten, Vorgänge und Dokumente in Beobachtung nehmen und Beobachtungen anpassen/löschen.
Aufgabe:	Rufen Sie das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" erneut auf. Favorisieren Sie sowohl die Suche nach dem Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" als auch das Dokument selbst. Nehmen Sie das Dokument "Schulungsaufgaben Teil 1" in Beobachtung. Kontrollieren Sie die Auswirkung auf der Startseite.
Links:	Suche im Persönlichen Bereich speichern Persönlicher Bereich in DMS/eAkte Favoriten speichern

Arbeiten im Aktenplan

Lernziele:	Sie können Aktenplan-Favoriten erstellen, anzeigen und anpassen. Sie können Akten und Vorgänge anlegen. Sie können sich Details zur Akte anzeigen lassen. Sie können Akten "zu den Akten" (z.d.A.) verfügen. Sie können Dokumente über den Aktenplan hochladen.
Aufgabe:	Legen Sie in der Schulungsakte einen Vorgang mit Ihrem Namen an. Erstellen Sie in einem MS-Office-Programm Ihrer Wahl ein Dokument und laden Sie es in den Vorgang mit Ihrem Namen hoch.
Links:	Aktenplan in DMS/eAkte Akte anlegen in DMS/eAkte Abschließen von Akten (z.d.A. verfügen) in DMS/eAkte Ablegen von einzelnen Dateien

Arbeiten mit Dokumenten

Lernziele:	Sie können Dokumente aus einer Vorlage erzeugen. Sie können Dokumente hochladen, bearbeiten und löschen. Sie lernen den jeweiligen Status von Dokumenten kennen. Sie können in Abhängigkeit von Ihren Schreibrechten Metadaten bearbeiten.
Aufgabe:	Navigieren Sie zur Startseite und suchen Sie Ihr hochgeladenes Dokument nach einer Ihnen bekannten Vorgehensweise. Navigieren Sie zu der Akte, in der sich Ihr Dokument befindet. Favorisieren Sie Ihr zuvor hochgeladenes Dokument. Nehmen Sie Ihr hochgeladenes Dokument in Bearbeitung. Ergänzen Sie es um einen Satz und schließen Sie die Bearbeitung ab.
Links:	Bearbeiten von Dokumenten in DMS/eAkte Versionierung von Dokumenten in DMS/eAkte Metadaten am Dokument bearbeiten

Weitere Dashboard Widgets

Lernziele:	Sie können Prozesse über das Widget "Prozesse" starten. Sie können sich die universitären Projekte unter "Projekte managen" anzeigen lassen. Sie können mit Hilfe der allgemeinen DMS-Konfiguration die E-Mail-Benachrichtigungen einstellen. Sie können unter dem Widget "Konfiguration" den Kontrast einstellen. Sie lernen die Widgets "Zuletzt bearbeitet", "Favorisiert", "Beobachtet" kennen.
Aufgabe:
Links:	Widgets Projekt beantragen in DMS/eAkte Kontrast einstellen

Kollaboratives Arbeiten

Lernziele:	Sie können eine eLaufmappe (Verfügungsworkflow) starten und bearbeiten. Sie können eine eLaufmappe als Vorlage speichern, die Vorlage aufrufen und löschen. Sie können sich über das Widget "Workflow-Dashboard" den aktuellen Status Ihrer eLaufmappe anzeigen lassen. Sie können sich ein Protokoll zur eLaufmappe anzeigen lassen. Sie können eine Aufgabe erstellen und bearbeiten. Sie können Trefferlisten exportieren. Sie können Dokumente eines Vorgangs als PDF zusammenführen. Sie können manuell Berechtigungen an einer Akte vergeben.
Aufgabe:	Navigieren Sie zu Ihrem selbst hochgeladenen Dokument und starten Sie eine eLaufmappe. Wählen Sie dazu den Verfügungsschritt "Bearbeitung" und senden Sie die eLaufmappe der Person zu, die Ihnen genannt wird. Sie haben eine eLaufmappe in Form einer Aufgabe im DMS erhalten. Öffnen Sie diese und ergänzen Sie das Dokument, auf das sich die eLaufmappe bezieht, um einen Satz. Beenden Sie die Bearbeitung des Dokumentes und schließen Sie Ihren Verfügungsschritt ab. Sie haben die von Ihnen gestartete eLaufmappe zurückerhalten. Kontrollieren Sie im Workflow-Dashboard, ob das Dokument bearbeitet und die eLaufmappe abgeschlossen wurde.
Links:	ELaufmappe in DMS/eAkte Verfügungsworkflow allgemein in DMS/eAkte Workflow-Dashboard in DMS/eAkte Aufgaben erstellen und bearbeiten in DMS/eAkte Export Trefferliste in DMS/eAkte PDF zusammenführen in DMS/eAkte Metadaten der Akte bzw. am Vorgang bearbeiten

Weitere Informationen und Hilfeseiten

Lernziele:	Sie lernen die Webseiten zum Arbeiten mit DMS/eAkte im Beschäftigtenportal kennen. Sie lernen das DMS/eAkte-Wiki kennen.
Aufgabe:
Links:	Arbeiten mit DMS/eAkte im Beschäftigtenportal DMS/eAkte-Wiki