Die BIS E-Mailverteiler

Das BIS bietet Ihnen heute eine große und immer noch wachsende Anzahl von automatischen E-Mailverteilern. Auf dieser Seite finden Sie einen vollständigen Überblick über alle Verteiler. Grundlegende Fragen zu den Verteilern werden im Campus-Support Portal beantwortet. Wenn Sie einen Verteiler brauchen, den wir noch nicht anbieten, nehmen Sie Kontakt zu uns auf!

E-Mailverteiler zur Ansprache von Mitarbeiter*innen

Die E-Mailverteiler für Mitarbeiter*innen verwenden grundsätzlich die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragenen E-Mailadressen. Welche Adressen genau in die Verteiler eingehen wird hier beschrieben.

Wenn Sie als Mitarbeiter*in einen der hochschulweiten Verteiler beschicken möchten ist dies nur möglich, wenn die Nachricht an zentraler Stelle geprüft und freigegeben wurde. Bei den einrichtungsbezogenen Verteilern gilt die Regel, dass Sie nur innerhalb Ihrer Einrichtung Verteiler beschicken können, nicht aber beliebige Verteiler anderer Einrichtungen.

Wenn Sie eine Mail an mehrere Verteiler schicken, dann empfehlen wir, dieser Mail einen entsprechenden Hinweistext voranzustellen, damit die Adressat*innen voneinander wissen.

Ein Beispiel: "Diese Mail geht an die Verteiler Alle Studiendekan*innen und Alle Verwaltungsleitungen"

Hochschulweite Verteiler

Sie möchten hochschulweit Gruppen von Mitarbeiter*innen erreichen?

• Alle Mitarbeiter*innen
• Alle Lehrenden
• Alle Lehrenden und Forschenden
• Alle Forschenden
• Alle Professor*innen
• Alle Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung
• Alle Sekretariate der Lehrenden

Von diesen Verteilern gibt es jeweils eine Variante für männliche und für weibliche Adressat*inen, so dass Sie bei den oben genannten Verteilern jeweils Männer und Frauen getrennt voneinander ansprechen können.

Ebenfalls gibt es für diese Verteiler jeweils eine Variante, über welche nur neu eingetragene Mitarbeiter*innen adressiert werden können.

• Alle Mitarbeiter*innen in bestimmten Statusgruppen

Dem Verteiler der Statusgruppen sollte heute der Vorzug vor der Verwendung des älteren Verteilers aller Mitarbeiter*innen mit bestimmten Diensttiteln gegeben werden.

Funktionsträger/-innen

Sie möchten alle Dekan*innen erreichen oder alle Studienberatungen?

• Funktionsträger*innen

Gebäudebezogene Verteiler

Sie möchten die Mitarbeiter*innen adressieren, die Büros in einem bestimmten Gebäude bzw. einem bestimmten Bauteil haben?

• E-Mailverteiler aller Mitarbeiter*innen in bestimmten Gebäuden

Einrichtungsbezogene Verteiler

Auch zur Ansprache der Mitarbeiter*innen kompletter Fakultäten, einzelner Arbeitsgruppen, von Kommissionen und allen sonstigen Organisationsstrukturen, die im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sind, gibt es eine Reihe von Verteilern:

• Alle Mitarbeiter*innen einer Einrichtung
• Alle Lehrenden einer Einrichtung
  • Über einen speziellen Verteiler können die Lehrenden erreicht werden, deren Veranstaltungen bisher noch unkommentiert sind
• Alle Forschenden und Lehrenden einer Einrichtung
• Alle Forschenden einer Einrichtung
• Alle Professor*innen einer Einrichtung
• Alle Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung einer Einrichtung

Zu den meisten der zuvor genannten Verteiler sind auch geschlechtsspezifische Varianten verfügbar.

Während die zuvor genannten Verteiler über die Eigenschaften von Personen erzeugt werden, die direkt von den PEVZ Beauftragten bearbeitet werden können, verwendet der folgende Verteiler die Statusgruppen aus dem Personalsystem:

• Alle Mitarbeiter*innen einer Einrichtung in bestimmten Statusgruppen

E-Mailverteiler zur Ansprache von Studierenden

Die E-Mailverteiler der Studierenden verwenden die E-Mailadressen, die von den Studierenden im eKVV eingetragen wurden. Welche E-Mailadressen die Studierenden im eKVV hinterlegen, ist ihnen freigestellt. Relevant ist hierbei in erster Linie, dass eine Adresse hinterlegt wird, die auch regelmäßig abgerufen wird. Nach einem Beschluss der IKM-Leiterversammlung vom 12.12.2006 lässt die Universität Bielefeld in ihren unterschiedlichen Maildiensten für die Studierenden beliebige Mailadressen zu.

Die Mailadressen der Studierenden werden von uns nicht weitergegeben und sind für Sie deshalb nicht einsehbar. Dies hat neben den Datenschutzgründen den handfesten Vorteil, dass Sie sich nicht damit befassen müssen, die Mailadressen aktuell zu halten. Die automatischen Verteiler verwenden immer die gerade im eKVV eingetragenen E-Mailadressen. Auch bei gerade erst eingeschriebenen Studierenden ist normalerweise gleich eine E-Mailadresse bekannt, da diese aus dem Einschreibungsverfahren übernommen wird.

Die Klassiker: Verteiler für Lehrveranstaltungen und einzelne Studierende

• Einzelne Studierende erreichen
• Alle Teilnehmer*innen einer Lehrveranstaltung erreichen
• Gruppen von Teilnehmer*innen adressieren

Hochschulweite Verteiler

Sie möchten Studierende in der gesamten Hochschule bzw. in allen Studiengängen erreichen?

• Alle Studierenden
  • Alle weiblichen oder männlichen Studierenden
  • Für diese Verteiler gibt es Varianten, die neue Studierende gezielt erreichbar machen
• Alle Erstsemester
• Alle Zweitsemester

Falls sie flexiblere Verteiler brauchen, z. B. um alle BA Studierenden ab dem 5. Fachsemester zu adressieren oder alle M.Ed. Studierenden im ersten Semester kann dies über den folgenden Verteiler geschehen:

• Studierende bestimmter Abschlüsse und Fachsemester sowie internationale Studierende

Einrichtungsbezogene Verteiler

• Alle Studierenden einer Einrichtung
  • Hier gibt es auch Varianten, die nur die weiblichen oder männlichen Studierenden adressieren

Studiengangsbezogene Verteiler

• Alle Studierenden eines Studiengangs
• Alle Studierenden einer Gruppe von Studiengängen

Weitere Verteiler

Diese Verteiler sind für spezielle Anwendungen verfügbar:

• Verteiler zur Organisation des Praxissemesters
• Verteiler für Personen mit bestimmten Zuständigkeiten in den BIS Anwendungen